(44) 부하직원의 보고서에 '물음표'를 적지 말라
세 번째 꼴통: 직장 상사
부하직원이 제출하는 보고서에 물음표(?)를 적어 넣는 상사가 있다.
이것은 부하직원의 일할 힘을 빼놓는 행위이다.
모르는 부분에 대해서는 어떻게 모르는 것인가를 글로 기술해 놓아야 한다.
물음표를 써 놓으면 ‘자네는 뭘 생각하고 있는 거야?’라고 말하는 것과 같은 느낌으로 전달되어 인격 자체를 부정하는 듯한 느낌이 들게 된다.
물음표를 적어 넣지 말고 ‘무엇을 모르겠다.’라고 구체적으로 적어야 한다.
예를 들어 “이 부분의 표현은 다소 추상적이니까 구체적으로 쓰도록.”과 같이 적어 놓아야 한다.
상사의 머릿속에서는 ‘구체적으로 쓰도록’이라고 생각해서 물음표를 써 놓지만, 부하직원은 상사의 생각과는 달리 마음속으로 충격을 받게 된다.
그것을 이해하지 않으면 안 된다.
이런 경우는 회의 중에서도 종종 볼 수 있다.
부하직원이 상사에게 열심히 의견을 내놓았다.
여기서 “뭘 말하고 있는 거야?”라는 말을 들었다.
그 부하직원은 더 이상 그 상사에게 의견을 피력하고 싶은 기분이 들지 않을 것이다.
“뭘 말하는 거야?”라고 하는 질문을 친절한 말로 바꾸어 보면 “여기까지는 무슨 말인지 알겠는데, 이 부분은 모르겠다.”라고 말하는 것 좋다.
그렇게 말하지 않을 경우에는 ‘자네가 말하는 것이 하나도 무슨 뜻인지 모르겠다.’라고 말하고 있는 것은 아니더라도 부하직원에게는 그와 같이 들리는 것이다.
부하직원이 의견을 제시했을 때 모르는 부분에 대해서는 구체적으로 물어보아야 한다.
부하직원은 자신의 의견 중에서 어디가 추상적이고 설명이 부족한 지를 잘 모른다.
부하직원의 의견을 듣고 “여기는 구체적으로 설명이 되어 있는데 여기는 좀 부족해.”라든지, “여기에서 논리적으로 모순이 있어.” 등과 같이 판단할 수 있는 사람은 경험이 축적된 상사일 것이다.
“여기에 리스크가 있어.”라든지, “여기에는 계산이 빠져 있어.” 등과 같이 부분적으로 구체적인 설명을 해 주어야 한다.
이와 같은 지적을 받음으로써 부하직원은 어디가 문제인지, 혹은 어디를 가장 먼저 해결해야 하는지를 알 수 있게 된다.
이로 인해 부하직원이 발전하게 된다.
하지만 부하직원의 의견에 대해서 “뭘 말하고 있는 거야?”라고 말해 버린다면 부하직원은 문제점에 대해서 정확한 판단을 내리지 못하게 된다.
마치 자신의 의견 전체를 부정하고 있다는 생각이 든다.
전부를 부정한다는 것은 커뮤니케이션의 거절이다.
상사가 부하직원과의 커뮤니케이션을 거절해서는 안 된다.
물어본다. 말을 건다. 서로 이해하려 한다.
이러한 상황을 상사는 항상 유지시키려 해야 한다.
(Midjourney 이용, Prompt: A close-up of a report with a large red question mark stamped in the center, as if indicating missing or unclear information. The report lies on a desk with scattered papers and a pen, in a well-lit office space. The question mark is vivid, contrasting sharply against the document's text. Created Using: macro lens photography, realistic paper texture, high-contrast lighting, professional office setting, document-centric focus, subtle depth of field, storytelling composition)
