직장인의 글쓰기 - 핵심요소 4 가독성
공학 전공 직장인이, 기술 대기업에서, 기획을 통해 배운 것을 토하다
회사에서 글쓰기를 할 때
어떤 것들을 고려해야 할까?
보고서를 작성할 때 고려해야 할 사항을
'보고서 작성 7가지 핵심요소'라는 이름으로 좀 더 구체적으로 다룬다.
1. 프롤로그
2. 보고서 작성 전에 생각할 것
3. 제목은 카피라이팅 하듯
4. 핵심요소 1 논리성
5. 핵심요소 2 구조화
6. 핵심요소 3 목차 구성
7. 핵심요소 4 가독성 ◀
8. 핵심요소 5 시각화
9. 핵심요소 6 단어와 용어
10. 핵심요소 7 맞춤법과 띄어쓰기
11. 마무리 잘하기
(팀장의 넋두리)
쉬운 내용인데
참 보기 어렵게 쓴다
네 번째로 읽기 쉬운 보고서가 무엇인지 이야기합니다. 어떻게 보고서 전체를 간단명료하게 보일 수 있는지에 대해 말씀드릴 예정입니다. 가독성은 시각화와 밀접한 관계가 있는데, 시각화는 다섯 번째 글에서 좀 더 다루겠습니다.
가독성은 얼마나 글을 읽기가 쉬운지 어려운지에 대한 단어입니다. 가독성이 높으면 아무래도 읽기 쉽고, 빠르게 내용을 파악할 수 있습니다. 아무리 내용이 좋아도 가독성이 나쁘다면 독자나 보고를 받는 사람에게는 감점이 되는 거죠. 우리가 반드시 기억해야 해야 합니다. 보고를 받는 분들은 대부분 하루 종일 바쁘고, 심지어 '조급증 환자'일 수 있습니다.
가독성은 논리성과 구조화를 기반으로 합니다. 두 가지가 없는 상태에서 가독성은 의미가 없다는 뜻이죠. 논리성이 자동차의 엔진이라면, 구조화는 차체, 가독성은 와이퍼나 열선시트 같은 편의사양쯤 될 것 같습니다.
간단명료한 표현, 두괄식 구성, 페이지별 짜임, 시각화 등 중요한 내용이 많습니다.
가독성을 높이기 위한 페이지 구성 방법
첫 번째로, 가급적이면 두괄식으로 작성해야 합니다.
개조식 보고서로 예시를 들면 아래와 같습니다.
- ㅇㅇㅇ 이슈는 언제까지 어떻게 진행하겠음
. 일정 : ㅇㅇㅇ
. 방법 : ㅇㅇㅇ
두 번째로, 각 페이지에 표와 차트를 적절히 활용해야 합니다.
글로만 구성된 보고서는 답답할 수 있습니다. 책을 쓰더라도 문학작품은 글로만 작성되지만, 실용서는 도표, 그래프, 이미지를 활용해야 독자가 읽기 쉽습니다. 보고서도 마찬가지로 많은 양의 정보를 파악하는데 용이할 뿐만 아니라 보고의 신뢰성을 높일 수 있습니다.
세 번째로, 여백의 미가 필요합니다.
아래 그림에서 보면 단락별로 한 줄 한 줄이 꽉 차지 않은 것을 볼 수 있습니다. 답답하지 않게 글을 간명하게 써서 한눈에 들어올 수 있도록 하면 좋습니다.
네 번째로, 보고서가 길다면 Executive Summary가 있습니다.
보고서에 담을 내용이 너무 많아 5페이지가 넘는 경우에는 어떻게 할까요? 이런 경우, 전체 페이지 수의 5~10% 내외로 핵심 내용을 'Executive Summary'로 요약하여 처음에 배치하는 것이 좋습니다. 10페이지가 넘는 경우에는 본문을 줄이고 나머지를 첨부로 빼는 것이 좋습니다.
가급적 두괄식으로 작성한다.
표와 차트를 적절히 활용한다.
여백은 가독성을 높인다.
보고서 본문은 너무 길지 않게 한다.
보기 어려운 보고서와 쉬운 보고서가독성을 높이기 위한 표현
문장을 쓸 때 가독성을 높이기 위해 몇 가지 팁에 대해 설명합니다.
첫 번째, 가급적 한 문장에는 한 가지의 내용만 담아야 합니다.
예를 들어, 두 가지 이상의 주장을 한 문장에 담으면 각각의 내용이 희석되거나 한 가지 내용이 약화되는 효과를 낳습니다. 중문이나 복문을 사용해서 현학적인 표현을 선호하는 사람도 있지만, 요즘은 가급적 쉽게 읽을 수 있는 보고서를 선호합니다.
두 번째, 모호한 표현의 유혹에서 벗어나야 합니다.
모호한 표현을 쓰게 되는 이유 중에 하나는 스스로 자신이 없기 때문입니다. 그렇기 때문에 보고서를 작성할 때 논리성과 객관성을 근거로 한 판단은 필수입니다. 특히, '대부분, 거의, 많은, 상당히' 같은 단어는 '그래서 도대체 얼마 정도라는 거야?'라는 질문을 되받는 경우가 많습니다. 그래서 가능한 정량적인 표현을 사용해야 합니다. 예를 들어, 80% 이상, 30% 수준, 10명 중 9명 수준 등을 사용할 수 있습니다.
세 번째, 동일 목적의 콘텐츠가 보고서의 앞과 뒤에서 반복되는 경우, 개수와 수준을 통일해야 합니다.
현안에서 문제점을 3개를 언급했는데 개선방안이 2개라면 나머지 한 개에 대한 질문을 받을 겁니다. 현안에서는 매우 심각한 문제인 것처럼 작성하고 개선방안이 미미하다면 수준이 맞지 않는 겁니다. 그리고, 현안의 순서와 그에 대한 개선방안의 순서는 동일하게 배치하여 찾아보기 쉽게 하는 것이 좋습니다.
마지막으로, 아이템(또는 문제점)을 열거할 경우에는 '3개 이하'가 좋습니다.
80:20 법칙은 여기에도 적용되는데, 3개 정도의 아이템이 사실상 전체 중 80% 이상을 커버하는 경우가 많습니다. 무작정 많은 것을 다루는 것보다 우선순위가 높은 2~3개를 강조하는 것이 좋습니다. 단, 첨부, 테이블 또는 도표를 이용하여 나머지 아이템(문제점)을 부연 설명하면 충분히 보완을 할 수 있습니다.
한 문장에는 한 가지 메시지만 담는다.
모호한 표현은 사용하지 않고 가급적 정량적으로 표현한다.
동일 목적의 콘텐츠는 개수, 순서, 수준을 통일한다.
본문 내에서 아이템을 열거할 때는 가급적 3개 이하로 작성한다.
간단하고 명료하게
간명하다는 단어는 간단하고 명료하다는 뜻입니다. 말만 통하면 된다고 생각할 수도 있지만, 간명한 표현은 가독성을 높이는 핵심사항 중에 하나입니다. 만약 10 단어로 된 문장을 두 단어로 정확하게 표현할 수 있다면 가독성도 높아지고 효율성이 높아집니다.
단, 간명하게 하려면 전문용어를 사용해야 할 수도 있고, 고급 단어를 사용해서 어려워지는 경우가 많기 때문에 보고를 받는 사람의 수준을 고려해야 합니다. 특히, 전문용어를 사용할 경우에는 쉽게 풀어쓰는 요령도 필요합니다.
아래 '미생'이라는 만화에서 나온 내용입니다. 원작과는 약간은 다른 부분이 있으니 감안해서 보시기 바랍니다. 특히, 만화에서는 '유예기간'에 대해서는 내용이 없었으나 사례에 추가했습니다.
개선 전
□ 중동항로와 관련된 특이사항
이슬람 최대 명절 중 하나인 라마단이 지난 8월 18일에 끝났습니다. 따라서 중동 항로의 거래량과 실재 적재 비율이 다시 늘어날 것으로 보입니다. (라마단 직전의 실재 적재 비율은 95%에 육박했습니다.) 또한 중동 항로 선사협의체에서는 2012년 7월 중 컨테이너 당 300달러의 성수기 할증료를 부과할 예정이었으나 이를 유예했습니다.
개선 후(서술식)
□ 중동항로 물동량 회복 예상
8/18일 라마단이 종료됨에 따라 중동항로 물동량의 회복이 예상됩니다. 중동 선사협의체는 '12.7월부터 부과 예정이었던 컨테이너 당 300달러 수준의 성수기 할증료를 내년 말까지 유예했습니다.
개선 후(개조식)
□ 중동항로 물동량 회복 예상
- 라마단 종료(∼8/18)로 중동항로 물동량 회복 예상
- 선사협의체는 성수기 할증료(컨테이너 당 300불)를 내년 말까지 유예
장황한 글을 떠올려 보세요. 그냥 읽기가 싫습니다.
