직장인의 글쓰기 - 핵심요소 6 단어와 용어
공학 전공 직장인이, 기술 대기업에서, 기획을 통해 배운 것을 토하다
회사에서 글쓰기를 할 때
어떤 것들을 고려해야 할까?
보고서를 작성할 때 고려해야 할 사항을
'보고서 작성 7가지 핵심요소'라는 이름으로 좀 더 구체적으로 다룬다.
1. 프롤로그
2. 보고서 작성 전에 생각할 것
3. 제목은 카피라이팅 하듯
4. 핵심요소 1 논리성
5. 핵심요소 2 구조화
6. 핵심요소 3 목차 구성
7. 핵심요소 4 가독성
8. 핵심요소 5 시각화
9. 핵심요소 6 단어와 용어 ◀
10. 핵심요소 7 맞춤법과 띄어쓰기
11. 마무리 잘하기
같은 내용의 글이라도
더 직관적이면서 풍부하게
지금까지 다루었던 내용 들이 필수 요소라고 하면, 단어와 용어를 선택하는 것은 우선순위가 좀 낮아 보입니다. 하지만, 맞춤법, 다양한 단어 사용, 함축 표현 등을 갖추면 보고서의 효과를 극대화할 수 있습니다.
논리성이 자동차의 엔진이라면, 구조화는 차체, 가독성은 와이퍼나 열선시트 같은 편의사양쯤 될 것이라는 이야기를 했는데요, 단어와 용어를 적절히 사용하는 것은 가죽시트, 선루프 같은 고급사양 같은 느낌입니다.
긍정문과 능동문, 다양한 단어를 활용하는 방법 등에 대해 이야기해 봅니다.
단어와 용어는 어떻게 사용할 것인가?
첫 번째, 상위레벨 제목에서 기술한 사항은 최대한 배제합니다.
예를 들어, 보고서 제목이 '아파트 환경 개선 방안'인 경우에는 본문의 제목, 소제목 또는 내용에 가급적 '아파트 환경'을 적지 않는 것이 좋습니다. 보고서의 제목이 언급하듯 보고서 전체가 '아파트 환경'에 대한 내용을 다루고 있기 때문에 '아파트 환경 현황, '아파트 환경의 문제점'과 매번 동일한 단어를 써서 보고서를 장황하게 만들 필요가 없습니다.
두 번째, 중언부언을 피하고 최대한 간단명료한 단어를 선택해야 합니다.
가끔 보고 받는 사람이 잘 모를 수도 있다는 노파심에 지난번 보고 내용, 앞에서 언급한 내용을 반복적으로 언급하려는 습관이 있을 수 있는데, 내용을 반복하는 것은 최대한 피해야 할 습관입니다. 일반적으로 보고를 받는 사람들은 핵심사항을 생각보다 많이, 그리고 자세히 알고 있고, 이해 속도도 빠른 편입니다.
세 번째, 용어는 통일하고 같은 용어를 한글/영어 혼용하지 않는 것을 권합니다.
예를 들어, 콘텐츠라는 단어는 Contents와 같은 보고서 내에서는 혼용하면 안 되고, 보고서 전체적으로 한글 위주로 사용하고 있다면, 영어 단어는 대응하는 한글로 변경하는 것이 보고서의 완성도를 높입니다.
네 번째, 전문용어 또는 약자는 쉬운 말로 풀어서 작성하거나 부연설명 해야 합니다.
간혹, '초등학생이 알 수 있을 정도로' 보고서를 작성하라는 요구가 있을 수 있습니다. '전문용어도 없이 어떻게 설명하라는 말이야?' 또는 '그것도 모르면서 무슨 경영진이야?'라고 생각하지 마시기 바랍니다. 경영진도 대부분은 한 분야의 전문가였다가 경영진으로 올라가기 때문에 모든 것을 잘 알 수는 없습니다. 그래서 내용을 해치지 않는 선에서 쉬운 단어로 풀어서 작성하는 것이 좋겠고, 그게 어렵다면 전문용어를 사용하되 각주, 미주 또는 단어의 근처에 설명하는 것이 좋습니다.
마지막으로, 가급적 긍정적이고 능동적인 단어를 사용하는 것이 좋습니다.
즉, 부정문은 긍정문으로, 피동문은 능동문으로 작성하라는 뜻입니다. 물론, 경우에 따라서는 부정문과 피동문이 더 정확하게 내용을 반영할 수 있습니다. 하지만, 대체적으로 긍정문과 능동문이 간명한 표현을 할 수 있고, 좀 더 적극적인 표현일 때가 많으며, 가독성이 높은 경우가 많습니다.
예시
① 부정문 → 긍정문: 두 가지 옵션 중에서 B가 좋지 않다 → 두 가지 옵션 중에서 A가 좋다
② 피동문 → 능동문: 도둑이 경찰에 잡혔다 → 경찰이 도둑을 잡았다.
● 상위레벨 제목에서 기술한 사항은 최대한 배제한다.
● 중언부언을 피한다. 보고 받는 사람들은 생각보다 많이 안다.
● 용어는 통일하고 같은 용어를 한글/영어 혼용하지 않는다.
● 전문용어 또는 약자는 쉬운 말로 풀어서 작성하거나 부연설명 한다
● 긍정적이고 능동적인 단어를 사용한다.
다양한 단어를 사용해 보자
단어를 다양하게 사용하는 것도 좋습니다. 한 문서 내에서 용어를 혼용하는 것은 절대 하지 말아야 하지만, 서술어를 다양하게 사용하는 것은 권장합니다.
첫 번째, 가능하면 동일 단어의 중복을 피하고 유의어로 대체합니다.
간혹 한 가지 서술어를 보고서 내에서 계속 반복하게 되면 다소 지루하게 느껴지고, 경우에 따라서는 수준이 낮은 보고서처럼 보이기도 합니다.
두 번째, 단독으로 사용할 경우 모호한 단어의 사용에 주의해야 합니다.
예를 들어, '검토'라는 단어는 시제가 없기 때문에 맺음을 위한 단어로 사용할 때는 추가적인 단어가 있거나 부연설명이 필요합니다. '일일보고서 검토'는 '일일보고서 검토 예정' 등으로 정확하게 표현해야 한다는 뜻입니다.
● 한 가지 서술어가 반복되면 지루하므로 가능한 동일 단어 중복을 피하고 유의어로 대체한다.
● 단독으로 사용 시 독자가 모호하게 느낄 수 있는 단어에 주의한다.
아래 표에 보고서에서 자주 사용하는 단어들과 대체 가능한 단어들을 몇 가지 예시로 공유합니다.
'진행'이라는 단어를
'계획한다', '완료되었다'라는
의미로 사용하지 마세요
