프로젝트에 챗GPT로 노가다 줄인 썰...
문제를 잘 정리하면, 300개 엑셀파일도 두렵지 않다
프로젝트란 것에 처음 참여를 한 것이긴 하나... 일을 하면서 직장 생활 때 이랬다면 퇴사했을까 싶은 생각이 들기도 한다. 원래 초반에 빠르게 적응하기 위해 노력하는 편이고, 그 안에서 흥미를 찾지 못하면 또 빠르게 지치는 편이라... 단기에 결과를 내는 프로젝트의 특성이나, 일의 내용이 업무 효율을 극대화 해야하는 순간들이 많아 더더욱 그랬던 듯 하다.
이번 프로젝트는 크게는 두 개의 주제를 사업부 전반에 걸쳐 결과를 만들어 가는 과정인데. 대부분이 엑셀 시트, 양식의 작성과 완성이다. 그래서 수 백장이 넘는 각 시트와 내용을 이해하고 절차별 결과를 양식에 잘 담는 것도 중요하다.
이 과정에 느낀 몇 가지 포인트가 있는데.
계획이 중요하다.
프로젝트의 시작도 계획이고, 업무 단위별도 시작은 계획이어야 한다. 나의 과업이 무엇이고, 이를 어떻게 해야 효율적으로 할 수 있을지 지속적으로 계획해야 한다.
수 백장의 작업이 무효로 돌아가거나, 수정을 다시 하지 않으려면 애초에 계획을 잘세워야 할 것이다. 그리고 각기 다른 담당자가 일을 하여 합치는 과정이 자주 있었는데. 그럴 때 마다 업무의 가이드와 범위 등이 중요함을 깨닫기도 하였다.
그래서 계획은 대부분 무엇을 해야 하는가에서 시작한다.
예를 들어 엑셀의 1,2,3번 칸을 무엇으로 채우고, 이를 쉽게 채우기 위한 방법과 채워가는 과정에 필요한 스케줄표 같은 것들이 있어야 한다. 300장이라면 300명의 사람을 상대해야 하니 변수가 300개 이상이다. 각 변수로 결과가 틀어지지 않게, 1/2/3의 내용이 무엇이어야 하고, 칸의 규격과 틀을 정하는 작업이 중요하단 것이다.
(커버 이미지처럼, 방법을 찾았을 때 저런 웃음이 절로 나왔더랬다)
챗GPT를 100번 활용해라.
이는 흔히 말하는 생산성 도구를 포함한 모든 외부의 도구를 적극 활용해야 한다는 의미다. 엑셀 작업이 대부분인 이번 일에서 사용하는 함수에 한계가 있고, 혼자 일을 하는 특징이 있다 보니 계획을 세우는 과정에 고민이 많았다. 또 다른 일도 함께 하며 틈틈이 일의 방향, 샘플을 만들어야 하는 어려움이 있었는데.
최근의 경우 만들어진 시트의 형태를 바꿔 새로운 것을 만들어야 했다. 다행히 엑셀이다 보니 PPT에 넣는 것 보다 쉬워지긴 했으나.... 이를 어찌 다시 옮겨야 할지 고민이 되었다. 온갖 함수를 고민하다 마지막으로 챗 GPT에 매크로를 묻게 되었는데. 제법 쓸만한 수준의 결과를 얻었다.
3일 동안 머리 싸매고 고민한게 30분 만에 해결이 되었는데. 매크로를 1도 모르는 나도 쉽게 사용할 수 있을 정도였으니... 이런 효율을 극대화 하는 도구들을 적극 사용하라 권하고 싶다. 대신 앞서의 계획에서 정의한 '해야 할 일'이 명확하지 않다면 프롬프트에 제대로 된 질문을 넣을 수 없다. 그래서 '무엇을 해야 하고, 어떤 결과를 기대할 수 있는지' 명확해야 한다.
나의 경우 '엑셀의 특정 내용을 병합 후 하나로 정리하는 매크로를 쉽게 만들어줘'와 같이 질문하였고, 이를 단계적으로 다듬으며 원하는 결과물을 내는 여러 형태의 매크로를 완성할 수 있었다. (코딩을 할 줄 모르는 나도 쉽게 할 수 있을 정도로)
이 두가지는 결국,
프로젝트의 핵심이기도 한데... 주어진 과제를 어떻게 해낼 수 있느냐에 대한 고민이기도 하다. 고객사의 가장 큰 요구에서 작은 과업으로 나뉘어 나에게 주어진 일까지... 때론 인원이 줄기도 하고, 과업이 많아지기도 하며 바뀌기도 하는 리스크를 견뎌 내야 한다.
그러에도 결과물에 대한 지향점은 분명하니... 이를 쉽게 하기 위한 고민은 리스크 대비 만큼 철저해야 한다. 여기에 드는 시간은 며칠이 걸려도 괜찮으나... 단순 반복되는 일이라면 더 빨리 외부 프로그램을 이용해랴 권하고 싶다.
