비대면 보고의 기술
직장인 딜의 기술 (3)
리모트 워킹 시 혹은 재택 근무 시 비대면 보고
1. 핵심이 중요하다 – 상사가 알기를 원하는 것과 알려져야만 하는 것
보고의 핵심은 상사가 알아야만 하는 것을 추려내어 시간내에 보고 하는 것이다. 또한, 승인이 필요한 것은 왜 승인을 해야 하는지 분명한 논리로 간략히 서면으로 설명되어야 한다. 특히 상사가 그 상사에게 보고해야 하는 중요한 것은 빠지지 않고 보고해야 한다.
2. 최종 보고 전이라도 필요하면 상사에게 진행 상황을 알린다 – 상사는 때로 궁금할 수 있다.
이메일이든, Messaging 이든 혹은 Co-working을 위한 앱의 활용이든 상사가 편한 방식으로 진행을 사전에 간략히 알리게 되면 최종 보고 시 상사가 훨씬 더 잘 이해할 수 있고 보고 시간도 줄일 수 있다.
3. 당신의 공감 기술이 핵심이다 - 상사가 의견을 달리 할 때 설득 시도는 오래 하지 않는다.
상대의 얼굴을 보지 못하거나, 혹은 화상으로 모니터 상으로만 상대를 보게 되므로 상대의 기분이나 감정 상태를 살피기 어렵다. 따라서, 상대가 당신의 보고 내용에 탐탁치 않아 하거나 혹은 감정이 부정적으로 바뀔 때 상사를 설득하기 위한 시도는 오래 하지 않아야 한다. 서로 오해만 깊어 지고 당신에 대한 신뢰가 깨어질 수도 있기 때문이다. 비대면 상황에서는 특히 더 그럴 수 있으므로 상대의 감정 상태를 미리 잘 알아 내는 것도 직장인 딜의 기술 중 중요한 부분이 된다.
4. 전화 상으로만 보고 할 때는 이메일로 명확한 설명을 먼저 보내야 한다.
전화 상 보고 시 상대가 완벽히 이해하기 어려운 경우도 있고 집중하지 못한 상태에게 보고를 받을 수도 있기 때문에 잘 정리된 이메일로 먼저 설명을 보내는 것이 중요하다. 모호한 표현이 필요할 수도 있는 데 상대가 질문을 할 경우 이에 대한 답변은 충분히 준비해 두어야 한다.
대면 보고를 잘 하는 사람도 비대면 리모트 상황에서는 당황하거나 혹은 잘못된 보고 진행으로 오해를 살 수도 있다. 아직 경험이 충분하지 않거나 비대면 보고가 어려운 사람은 미리 연습을 해 두는 것도 좋은 방법이다.
정말 위의 내용만 알면 비대면 보고가 쉬워 지는가? 당연히 아니다. 그러나, 당신이 피해야 할 문제들을 피해갈 수 있다.
