PM 역할 효과적으로 수행하기
(2) 비딩준비
프로젝트 성공의 8할을 좌우하는 업체를 선정하는 단계는 프로젝트 초반에 진행된다. 따라서 프로젝트의 성공 여부는 시작부터 절반쯤 결정된다고 해도 과언이 아니다. 적합한 업체가 선정되려면 운도 따르고 예산 규모도 중요하다. 하지만 비딩을 통해 가장 적합한 업체가 선정될 수 있도록 구조를 잘 세팅하는 데는 PM의 역할이 필요하다. 경험상 비딩에 참여하는 과정에서 업체에 대해 받는 첫인상이 결국 마지막까지 가는 경우가 대부분이었기 때문이다.
* 비딩이란?
프로젝트를 진행할 업체를 선정하기 위한 경쟁입찰(competitive bidding)을 뜻함. 보통 2~3곳에서 많으면 4곳의 업체를 컨택해서 경쟁 PT를 통해 적합한 업체를 선정한다.
몇 번의 비딩 경험을 통해 터득한 작지만 강력한 팁들을 적어보려고 한다. 인생의 많은 것들이 한 끗 차이로 결정되듯이 소소해 보여도 디테일한 준비를 통해 프로젝트의 첫 스타트를 탄탄하게 세팅할 수 있다. 작은 차이가 모여 결국 큰 성공을 만드는 힘이다.
- RFP (Requset for proposal)는 최대한 상세하고 간결하게
알에프피는 우리말로 하면 '제안요청서'다. 비딩에 참여하는 업체들에게 제공하는 일종의 가이드라인으로 프로젝트의 배경, 목적, 기간, 예산, 참여자, 평가 항목 및 배점, 요구사항 등 모든 내용이 담겨 있는 문서다.
RFP에는 업체의 입장에서 궁금할 만한 정보를 빠짐없이 담는 것이 중요하다. 그래야 나중에 추후 문의사항을 받지 않을 수 있다! 귀찮은 것은 둘째치고 문의에 일일이 응대하다 보면 그 과정에서 뉘앙스가 미묘하게 달라질 수 있는데, 듣는 사람의 입장에서 다르게 해석이 될 수도 있기 때문이다.
RFP는 최대한 군더더기 없이 필요한 내용만 깔끔하고 누구나 이해하기 쉽게, 간결하게 작성한다. 프로젝트의 성격에 따라 다르겠지만 적으면 주요 골자는 표지까지 합쳐서 4~5장에서 마무리된다. 도면 등 별첨 자료가 있을 경우는 예외다.
만약 RFP를 통해 추후 문의사항이 많이 들어온다든가 질문사항이 많을 만한 성격의 프로젝트일 경우, 별도의 Q&A 자료를 만들어 배포하는 방법도 있다.
- 발표자료는 프린트해두기
비딩의 규모와 예산에 따라 다르겠지만 대부분 경쟁 PT에는 업체를 선정할 임원급부터 회사의 CEO(또는 오너)가 참여한다. 그렇기 때문에 더 신경 써서 꼼꼼히 준비해야 하는데 잊기 쉬운 게 하드카피(발표자료 프린트물)다.
보통 발표자가 스크린 앞에서 빔프로젝터를 통해 화면을 바라보면서 설명을 하지만 심사위원들은 테이블 위에 놓인 하드카피를 들춰보는 경우가 많다. 그래서 업체에게 하드카피를 준비해올 건지 미리 묻고 아니라고 하면 프린트물을 준비해두자.
- 도착 시간은 언제가 좋을까?
업체들에게는 공식적으로는 10분 전에 도착해달라고 요청한다. 보통 비딩에 참여하는 업체들이 3곳이라고 하면 2, 3번째 PT 업체에게는 "첫 번째 비딩이 예상보다 일찍 끝날 수도 있으니 여유롭게 도착을 부탁드린다"라고 말해두자. 그러면 보통 30분 정도 일찍 도착하시는 경우가 대부분이다.
공식적으로 '30분 전 도착'처럼 너무 일찍 와있으라고 할 경우, 지체되는 시간이 길어져 지치거나 짜증이 날 수 있기 때문이다. 그리고 업체가 비딩 시간에 적절히 맞춰서 도착하는 것 또한 업체의 열의와 앞으로 업무 자세도 짐작해볼 수 있는 요소이다.
업체들에게 주어진 발표 사진과 질의응답 시간은 동일하지만 가끔씩 질문이 쏟아지는 경우, 시간이 지체되기도 한다. 질문이 너무 많아져 늘어질 경우 10분 정도 추가 시간을 주고, 심사위원분들에게 배당된 추가 시간이 다 되었다고 살짝 리마인드 해줄 필요가 있다.
- 대기 장소는 동선이 겹치지 않게
업체들의 대기 장소는 각각 다른 공간으로 마련해두자. 작은 공간이라도 별도의 장소가 좋다. 보통 회사에서는 비공개 경쟁입찰을 진행한다. 그렇기 때문에 같은 업계 사람들이라도 당일까지 누가 참여하는지 모르는 경우가 대부분이다.
그래서 대기 장소를 한 공간으로 두면 소란스러워지거나 집중을 깨트릴 수 있다. 처음부터 끝까지 업체끼리 와서 PT를 마친 후 조용히 돌아갈 수 있도록 동선도 겹치지 않도록 한다. 업체별 안내를 해줄 담당자를 정해 도착부터 종료까지 전담 마크하여 마무리 인사 후 잘 돌려보낼 수 있도록 하자.
