교행, 급여작업 04-1. 친목회비 엑셀작업
교행 꼬꼬마 가이드북 2 #18
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다', '교행 꼬꼬마 가이드북'의 저자 연이입니다.
지난 시간에 급여 사전작업 중 ③ 교육감소속 근로자 급여 엑셀작업에 대해 배웠습니다. 큰 산 하나를 넘었습니다. 나이스에 급여를 돌리기 전에 사전작업 중 가장 중요할 수 있는 밑작업 하나를 끝낸 것인데요. 거기서 원천세와 친목회비랑 식대를 입력을 하지 않았지요? 이번 시간에는 ④-1 친목회비 엑셀작업에 대해 배워보도록 해봐요.
이해의 부분과 실제 작업에 필요한 부분을 짚으며 설명을 할 테니 오늘도 연이와 함께 한번 알아보도록 합시다. 준비되셨죠? 자, 그러면 가봅시다.
교행, [급여 사전작업] 04-1. 친목회비·엑셀작업(매월 25일 ~ 말일)
1. 관련 지침
친목회비와 식대는 아주 공무원 개개인의 공제부분이라서 함부로 공제하는 것에 대해 경고 차원에서 규정이 있을 정도입니다. 이유는 간단합니다. 지급 부분이 아니라 원천세처럼 공제되는 부분이라 실수령액에 막대한 영향을 미치는 부분이죠. 급여에 영향을 미치는 부분이라 급여담당자라고 해도 함부로 막 공제하는 것은 절대 하시면 안 됩니다. 나중에 민원이 들어올 수 있습니다. 그럼 어떤 규정에 의거하여 친목회비와 식대를 공제하는지 알아보도록 할게요.
공무원 보수규정 제19조의2(원천징수 등의 금지), 지방공무원 보수규정 제18조의2(원천징수 등의 금지)
① 보수지급기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 제외하고는 보수에서 일정 금액을 정기적으로 원천징수, 특별징수 또는 공제(이하 이 조에서 “원천징수등”이라 한다)할 수 없다.
5. 본인이 선택한 기간의 범위에서 서면 제출 또는 전자인사관리시스템(공무원의 인사기록을 데이터베이스화하여 관리하고 인사 업무를 전자적으로 처리할 수 있는 시스템을 말한다)을 통하여 「회계관계 직원 등의 책임에 관한 법률」 제2조제1호가목에 따른 지출관(대리지출관, 분임지출관 및 대리분임지출관은 제외한다) 또는 같은 조 제2호가목에 따른 지출원(대리지출원, 분임지출원 및 대리분임지출원은 제외한다)에게 동의한 사항에 대하여 원천징수등을 하는 경우
지침을 해석하자면 "원칙은 정기적 원천징수는 할 수 없으나, 공무원 개인이 동의한 사항에 대해서는 원천징수가 예외적으로 가능하다."입니다.
예외적인 원천징수를 위해 양식이 존재합니다. 신규주무관, 신규교사나 기간제교사가 오면 꼭 필히 이 양식을 이용하여 원천징수를 동의를 해야 친목회비나 식대를 공제할 수 있습니다.
원천징수동의서(출처. 공무원보수등의 업무지침)공무원보수등의 업무지침에 있는 "원천징수동의서"입니다. 유의사항에 보면 아주 자세한 작성요령이 나와 있습니다. 구분에는 신규신청, 변경, 철회가 있을 경우 모두 작성하게 되어 있으나 실무에서는 신규신청의 경우에는 꼭 받아야 하고 이후 공무원이 다른 학교로 발령을 받는 경우 해당 원천징수동의서 스캔본을 공문으로 작성해서 보내게 되어 있습니다. 주의하셔야 합니다.
여기서 대부분 학교에 있는 친목회비, 식대를 "동의사항"에 기재를 할 수 있습니다.
자, 여기까지 들으니 어떤 규정에 의거하여 공제를 하는지는 아셨겠죠? 그런데 말입니다. 이것만 안다고 친목회비나 식대 작업이 가능할까요? 뭔가 이상하지요? 원칙이 있는 지침만 설명을 했으니 아주 당연히 드는 생각일 거예요.
그러면 조금 더 들어가서 친목회비 엑셀작업의 실무에 대해 알아볼게요.
2. 친목회비 작업 실무매뉴얼
가. 교직원 친목회 규약을 확보하라
친목회비 공제에는 반드시 알아야 할 것이 있는데요. 그게 바로 학교마다 존재하는 "교직원 친목회 규약"입니다.
친목회 규약 예시(출처. 연이의 교행실무매뉴얼)친목회 규약은 당연히 학교마다 다 다릅니다. 그러니 꼭 이 규약을 확보해야 합니다. 확보하려면 당연히 친목회의 회장과 총무를 알아야 합니다. 이는 기존에 있는 행정실 차석이나 실장님, 또는 각부 부장선생님에게 물어보면 금세 답변을 줄 테니 졸지 말고 친목회장과 총무를 찾아서 해당 친목회 규약을 받으세요.
그러면 친목회 규약을 살펴볼까요?
제3조 본회의 회원은 본교 교직원으로 한다. 희망하는 교육감소속 근로자, 3개월 이상 근무하는 기간제교사는 준회원으로 임한다.
제9조 본회의 운영을 위해 월정회비를 2만 원으로 한다. 단, 3월은 5만 원으로 한다.(준회원은 월정회비의 50%로 한다.)
자, 우리가 친목회비 엑셀작업을 위해서 필요한 사항은 일단 나와 있네요. 희망하는 "교육감소속 근로자"라고 되어 있는 부분에 대해 먼저 설명하고 넘어가야 할 것 같아요.
인천광역시교육감 소속 근로자 취업규칙(시행 2015.4.1.)
제44조(임금의 공제) 사용기관의 장은 다음 각 호를 제외하고는 임금에서 공제할 수 없다.
1. 근로소득세, 주민세
2. 건강보험·노인장기요양보험·고용보험·국민연금 보험료
3. 조합비(조합과 체결한 유효한 단체협약이 있고, 조합원인 근로자가 조합비일괄공제동의서를 사용기관의 장에게 제출한 경우)
교육감소속 근로자는 예외규정에 근로소득세, 주민세에 해당하는 원천세, 건강보험·노인장기요양보험·고용보험·국민연금에 해당하는 4대보험, 그리고 마지막 조합비까지만 있고 근로자가 동의한 경우의 원천징수 항목이 빠져 있습니다. 그래서 공무원에 준해서 희망하는 경우에 한해서 친목회비를 공제합니다. 반드시 원천징수동의서를 받아야겠죠.
나. 친목회 명단을 확보하라
그럼 친목회 규약에서는 정회원의 월정회비가 2만원이고 준회원의 월정회비는 50%이니 1만 원이라는 사실까지 알았습니다. 그런데, 뭔가 빠진 게 또 있습니다. 바로 원천징수 동의를 하지 않은 사람이 존재할 것이란 사실이죠. 이는 전월 급여작업을 했을 때의 명단을 참고하셔야 합니다.
처음부터 전월 대비 동일하게 공제를 하면 되지 않느냐 반문하실 수 있는데, 맞습니다. 하지만, 원칙을 알아야 나중에 뒤탈이 나지 않습니다. 만약 전월 대비로 동일하게 공제했다고 합시다. 그런데, 전월 소급사항에 전임자가 바빠서 친목회비나 식대 관련 사항을 남겨놓지 않고 갔다고 하면 어찌 될까요? 분명 해당 교직원은 서류를 냈는데, 처리가 안 된 꼴이 됩니다. 그러니 절차대로 하는 것이 좋아요.
친목회 명단까지 확보했다면 이제 친목회비 엑셀작업은 할 수 있습니다.
교직원 친목회비 공제내역(출처. 연이의 교행실무매뉴얼)작업을 한 것을 보면 친목회비에는 상조회비와 기획회비가 있습니다. 행정실비가 있는 학교도 많습니다. 상조회비는 교직원들의 경조사와 친목도모를 위해 사용하며, 기획회비는 기획위원회의 위원들이 자신들의 회의 진행 후 사용할 금액을 따로 공제를 합니다. 행정실비는 행정실의 경조사나 친목도모를 위해 마련한 친목회비입니다.
다. 친목회 총무는 왜 알아야 하지?
자, 계속 가보도록 하죠. 친목회장은 당연히 알아야 하는데, 왜 친목회 총무를 알아야 하는 문제가 아직 떡밥처럼 남아 뒷머리를 잡아끌지는 않으셨나요?
나중에 친목회비는 나이스 급여작업이 마치고 나면 공무원들은 청에서 학교로 친목회비와 식대를 세외계좌에 입금을 해줍니다. 당연히 세외수입일계를 잡고 세외반환결의를 통해 여기서 이제야 친목회 총무를 알아야 하는 이유가 나옵니다. 회장은 친목회를 관할하지만 총무는 친목회비를 회장으로부터 위임받아 관할합니다. 당연히 친목회비가 최종적으로 입금이 되는 곳은 친목회 총무 계좌죠. 그러니 친목회 총무를 알아야 계좌번호를 알 수 있는 것이죠.
그러면 교육감소속 근로자가 친목회에 희망하여 가입을 한 경우는 어떤 절차로 친목회 총무에게 갈까요?
급여담당자가 K-에듀파인 작업에서 교육감소속 근로자 급여작업을 하고 친목회비를 공제할 때 두 가지로 처리를 합니다. 학교마다 실장님마다 처리스타일이 다릅니다. 급여작업하면서 친목회 총무 계좌로 바로 지급이 되게 하는 방법을 사용하기도 하고 아까 공무원 친목회비 들어온 세외로 보내고 세외수입일계를 잡고 공무원과 교육감소속 근로자의 총 친목회비를 친목회 총무 계좌로 입금하는 방법을 사용하기도 합니다. 후자를 사용하면 일이 늘어난다는 단점이 있지만, 친목회비 엑셀작업의 총액과 동일하게 맞출 수 있다는 장점이 있지요.
어떠셨어요? 참 쉽지 않죠? 연이는 이 같은 절차나 이유, 지침 등 모두 주먹구구로 배웠고, 익혀서 연이의 머릿속에서 합쳐서 이같이 정리하기까지 꽤나 많은 시간이 걸렸습니다.
가끔 누가 연이에게 '이거 틀렸는데.' 이렇게 물으면 저는 이리 대답합니다.
'본디 없이 배워서 그래요.'
급여에 대한 전반적인 교육을 받고 싶은데, 사실 그런 교육을 진행하기가 아직은 연수원에서는 힘든가 봅니다. 개설해줬으면 하는 바람이 굴뚝같아요. 전문적인 강사님들에게 배울 때까지 연이가 그 자리를 잠시만 메워드릴게요.
