교행, 행정실장 변경 시 처리사항
교행 꼬꼬마 가이드북 2 #21
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다', '교행 꼬꼬마 가이드북'의 저자 연이입니다.
1월 1일 대규모 정기인사가 본청을 비롯하여 교육지원청까지 모두 발령이 났습니다. 같이 일하던 주무관님이 발령 난 곳도 있지만, 행정실장님이 발령 난 곳이 있을 거예요. 주무관님이 발령이 났을 때보다 행정실장님이 발령이 났을 때가 해야 할 일이 많으므로 이에 대한 대비가 필요할 것으로 사료되므로 오늘은 이에 대한 내용을 알아볼까 합니다.
오늘도 시작해볼까요? 잘 따라와 주세요.
교행, 행정실장 변경 시 처리사항
행정실장 변경 시 처리사항(출처. 연이의 교행실무매뉴얼)1. 공통사항
가. 품의제한(지출담당자): 행정실장 전출교로 인사 가는 날 제외하고 근무일 3일까지만
행정실장님이 발령이 나면 전체 메시지를 선생님들에게 보내서 품의를 실장님 근무 3일 전까지만 올리도록 안내를 해야 합니다. 여기서 간과하면 안 되는 것이 실장님이 발령 나는 곳에 교장선생님과 함께 인사를 가는 날이 있다는 사실입니다. 거의 결재를 못하실 가능성이 있으므로 이를 포함해서 안내를 해야 합니다.
[행정실 알림] 20**.1.1.자 행정실장 발령으로 인한 품의제한 안내
20**.1.1.자로 정들었던 OOO 행정실장님이 ■■초등학교로 발령을 받았습니다. 이에 물품 구입 품의를 20**.12.29.까지만 올리시길 바랍니다. 이후 품의는 1월에 새로 오실 행정실장님에게 협조결재해 주시길 바랍니다. 감사합니다.
나. 지출 불가능한 품의결재완료(지출담당자): 품의종료
품의결재완료 건 중에 아직 견적서를 받지 못했거나 견적서를 받더라도 물품이 1월 1일 이후에 도착할 것이 확실한 품의는 모두 품의종료를 시킵니다. 그리고 이후 새로 오신 실장님의 품의를 받아 새롭게 진행해야 합니다. 원인행위까지 모두 하고 미결사항으로 남겨둬도 되지만, 이것은 다음에 오실 실장님의 스타일에 따라 다른 결정을 내릴 수 있으므로 되도록이면 지양하시길 바랍니다. 처음부터 일을 제때 안 한다는 인상을 주는 것은 좋지 않으니까요.
다. 지출 가능한 원인행위(지출담당자): 모두 지출결의
원인행위까지 모두 했다면 물품 도착 여부를 업체나 품의자에게 문의하고 모두 도착했다면 세금계산서 또는 계산서를 발행을 업체에게 요청하여 모두 지출결의를 통해 지급을 하고, 카드결제 지출건이라면 물품 도착 여부 확인 후 카드청구서가 나오지 않았더라도 모두 BC카드 계좌로 지출을 진행해야 합니다.
라. 미결사항목록 정리(지출담당자): 지출 불가능한 원인행위 간추리기
원인행위까지 된 사항이지만, 1월 이후 물품이 도착하거나 용역이 완수되는 경우가 있습니다. 미결사항으로 남길 정도라면 물품선정위원회에서 결정된 물품을 구입을 한다든가, 상시적으로 용역이 잡혀 있는 경우에 한해서 되도록이면 원인행위를 남기지 않도록 주의하면서 미결사항 목록을 정리하시길 바랍니다.
마. 회계출납원 사무인계인수서 작성(차석 주무관): 전출 행정실장과 전입 행정실장의 사무인계인수일 조율되는 날까지 작성완료
전출 행정실장과 전입 행정실장 간에 인계인수 날짜를 조율이 오갈 것입니다. 사무인계인수서 작성은 대부분 차석 주무관님이 하지만, 혹시나 차석 주무관까지 발령이 나는 경우 삼석 주무관이 하기도 합니다. 총 3부를 만듭니다. 인계자, 인수자, 입회자 각각 1부씩 가지고 가는데요. 통상 입회자(교장)용은 행정실에 보관하거나 인수자(전입 행정실장)용을 행정실에 보관하므로 전임자 서류를 잘 살펴보고 작성하시길 바랍니다. (여기서 서류두더지가 되야 하네요. 모르는 일을 하게 될 때 전임자가 남겨 놓은 지난 서류들과 컴퓨터속 파일들이 아주 유용합니다. 여기에 타학교 동기들이 있다면 업무공유를 위해 중요사항과 개인정보를 제외한 양식을 받을 수 있다면 아주 금상첨화죠.)
목 차
1. 현금 및 예금 현재고 조서, 불부합조서: 통장 잔액과 K-에듀파인 현금출납부의 시재에 대한 정보
2. 사무인계·인수서: 여기에 인계자(전출 행정실장), 인수자(전입 행정실장), 입회자(교장)의 도장을 찍습니다.
3. 관인목록: 학교에 가지고 있는 직인 목록을 말합니다.
4. 학교현황: 교원, 일반직, 교육감소속 근로자 및 기타 근로자, 학생현황(OO학급+특수O학급)
5. 대외비 현황: 대외비에 대한 정보
6. 보존문서목록: 기록물에 대한 정보
7. 비품조서: 정수물품에 대한 정보
8. 교육재산목록: 공유재산에 대한 정보
9. 학교회계 세입세출 수지현계표
10. 세입세출외현금 수지현계표
11. 학교 발전기금 수지현계표
12. 채무확정액 조서
13. 미결사항 및 기타 참고사항: 여기에 미결사항을 적게 됩니다.
2. 전출 행정실장에 대한 처리사항
가. 맞춤형복지(급여담당자): 전출교로 전송
(주의요망) 전출교를 정확히 찾아서 보내줘야 합니다. 만약 마우스로 해당 학교를 클릭 후 다른 곳을 한 번 찍어서 마우스휠로 전출교가 변경이 되는 것을 막아주셔야 합니다.
- 해당 학교가 아닌 곳으로 전출이 된 경우 해결방법: 본청 맞춤형복지비 담당자에게 전화를 걸거나 아이스톡 쪽지로 전출 행정실장을 전출교로 보내달라고 요청해야 합니다. 참 번거롭게 되어버렸죠. 급여담당자 여러분은 일을 만들어서 하지 않기를 기원합니다. (연이는 과연 이것을 어떻게 알까요? 네 맞습니다. 당연히 실수를 했었어요. 연이의 손가락이 원망스러웠답니다. 단 한 번의 마우스휠로 아차차…)
나. 시간외근무(정액분, 초과분) 통보(급여담당자): 공문 작성 및 발송
12월 급여작업 때 11월과 12월 시간외근무(정액분)을 모두 지급했습니다. 하지만, 연가류(연가, 반일연가, 조퇴, 외출, 지각), 병가류(병가, 반일병가, 병조퇴, 병외출, 병지각)가 하나도 없는 온전한 8시간 근무일이 12월에 15일이 되지 않는다면 1월에 환수를 해야 합니다. 하지만, 이미 전출을 간 행정실장은 이곳에서 급여작업을 할 수 없으므로 전출교에서 처리할 수 있도록 이에 대한 통보를 해줘야 합니다.
또한 시간외근무(초과분)은 12월 1일부터 15일까지만 연가보상비 작업할 때 지급을 했으므로 16일부터 31일까지의 초과근무는 위와 마찬가지로 통보를 통해 전출교에서 작업을 할 수 있게 해야 합니다.
와우, 두 번째까지 잘 따라오셨나요? 너무 빨랐나요? 조그만 같이 더 가봅시다. 이제 마지막 세 번째만 남았습니다. 자 달려봅시다.
3. 전입 행정실장에 대한 처리사항
가. 맞춤형복지(급여담당자): 전출교에서 전송되었는지 확인
전출 행정실장의 맞춤형복지비를 전출교에서 전송해준 것처럼 전입 행정실장의 맞춤형복지비도 해당 학교에서 전출처리를 해줘야 이곳에서 맞춤형복지 관련 작업을 정상적으로 처리가 가능합니다. 만약 맞춤형복지 사이트 이지웰에 정상적으로 들어와 있지 않았다면 해당 학교의 급여담당자가 이를 잊고 있는 것이니 전화나 쪽지로 요청하셔야 합니다.
나. 건강보험(급여담당자): 근무지변동신고(완전 주의요망, 꼭 해야 함)
전출 행정실장의 건강보험은 처리할 것이 없지만, 맞춤형 복지비와 반대로 전입교에서 근무지변동신고를 통해 전입교로 건강보험을 끌고 올 수 있습니다. 꼭 처리를 해야 됩니다. 잊지 않으셨으면 합니다. 이를 잊으면 4대보험 납부에도 문제가 생깁니다. 근무지변동신고를 하지 않아서 전입 실장님이 있던 학교에는 건강보험이 청구가 되고 전입교에는 청구가 되지 않는 불상사가 생기면 그때부터는 정말 힘들어집니다. 꼭 하시길 강권합니다. 이를 하지 않아 건강보험콜센터에 문의를 해야하는 것은 물론 해당 학교 담당자도 뭔가 해야 할 일이 생기는 것이니 그쪽 급여담당자의 새빨갛게 화로 물들 얼굴이 보이는 이유가 뭘까요? 가뜩이나 실장님이 새로 오셨는데 이에 대한 상의도 진행해야 하니 쥐구멍이 아니라 벌구멍이라도 있으면 사라지고 싶네요. 진짜 하셔야 해요.
다. 과제카드 부여(기록물담당자): 행정실장님이 문서처리할 과제카드를 부여
이것은 아주 간단하게 해결할 수 있습니다. 인계자인 전출 실장님의 이름을 찾고 인수자인 전입 실장님의 이름을 찾아 그대로 넘겨주면 아주 간단하게 해결이 됩니다.
라. K-에듀파인 권한 부여(나이스 권한마스터 또는 차석): 행정실장 권한 및 출납원 부여
- K-에듀파인 마스터 권한이 행정실장에게 부여되어 있는 경우 행정실장이 변경이 되면 나이스 권한 마스터가 새로운 행정실장에게 부여를 해야 합니다. 나이스 권한마스터를 가지고 있는 선생님에게 요청하시길 바랍니다.
- K-에듀파인 마스터 권한이 차석에게 부여되어 있는 경우 행정실장이 변경이 되면 차석이 행정실장 권한 및 출납원 부여를 해주면 됩니다.
마. 인감변경신청 및 예금잔액증명서 발급 의뢰(차석): 공문 작성 및 발송
행정실장이 변경이 되면 모든 통장의 인감을 변경해야 합니다. 그리고 회계출납원 사무인계인수서에 예금잔액증명서가 첨부가 되므로 이 둘을 처리하기 위해 주거래은행(농협)에 모든 통장과 변경할 인감을 A4용지에 찍어서 공문과 함께 보내야 합니다. 은행담당자가 변경할 인감을 오려서 통장마나 붙여주더라구요.
바. 공공기관 소방안전관리자 선임 신고(행정실장 또는 차석): 공문 작성 및 발송
소방안전관리자는 행정실장이 맡고 있기 때문에 소방안전관리자가 변경이 된 것을 관할 소방서에 선임 신고를 해야 합니다. 이를 전입 행정실장이 하는 경우가 있고 차석이 하는 경우가 있습니다. 이는 학교마다 다르므로 확인 후 진행하시길 바랍니다.
사. 모바일 교육수첩 신청(차석): 자료집계 제출
해당 공문을 찾아 전입 행정실장의 모바일 교육수첩을 신청해 주시길 바랍니다. 여기에는 전입 행정실장의 변경 전 직위, 변경 후 직위, 나이스 아이디, 사무실 전화번호, 휴대전화번호가 해당 정보를 요청하여 자료집계 제출을 통해 신청을 완료하시면 됩니다.
행정실장이 변경이 되면 이토록 많은 부분이 변경이 됩니다. 1월 1일 자로 새해부터 실장님이 변경이 되는 학교는 긴장을 하고 있지 않을까 합니다. 연이가 근무하고 있는 학교도 실장님이 변경이 됩니다. 긴장이 아주 지극히 많이 됩니다. 연이와 함께 오늘 알아본 정보를 통해 꼭 하셔야 할 일을 놓치지 않으셨으면 합니다. 이외에도 빠진 것들이 있을 수 있습니다. 연이가 아는 한도 내에서 작성한 것이라 미비한 점이 있다면 양해 부탁드리고 꼭 댓글에 남겨주시면 수정을 통해 글을 더욱 완성하려고 합니다. 다들 힘내시고 화이팅 하시길 기원합니다.
