7년차 PM의 일정 관리 비법 훔쳐보기
프로젝트 일정 관리 팁: 효과적으로 데드라인 지키는 방법
프로젝트 일정 관리 팁: 효과적으로 데드라인 지키는 방법
안녕하세요! IT 도매인에서 7년 차 프로젝트 매니저로 일하고 있는 리뷰 온리입니다.
오늘은 제가 그동안 프로젝트를 하면서 느꼈던 경험을 바탕으로, 프로젝트 일정 관리를 어떻게 하면 효과적으로 할 수 있을지에 대해 공유하려고 해요. 사실, 매일 데드라인과 싸우다 보면 때때로 ‘내일은 조금 더 잘 할 수 있겠지?’ 하면서 또 하루를 보내는 경우가 많은데요. 그런 일들이 반복되면 결국 스트레스도 쌓이고, 프로젝트가 제대로 관리되지 않아 문제가 생기기도 하죠. 그래서 여러분에게 데드라인을 지키는 방법에 대해 제 경험을 통해 조금이나마 도움을 주고자 합니다.
1. 일정 관리의 기본, 우선순위 설정하기
우선, 우선순위를 제대로 설정하는 것이 프로젝트 일정을 관리하는 데 있어 정말 중요한 첫 걸음이에요. 여러 업무가 한꺼번에 진행될 때, 무엇을 먼저 해야 할지 결정하는 것이 필요합니다. 이걸 모르고 시작하면 결국 모든 일이 중복되거나 뒤죽박죽으로 엉키게 돼요.
예를 들어, 지난 프로젝트에서 저희 팀은 한 번에 5개의 업무를 진행해야 했어요. 각 업무마다 중요도와 긴급도가 다르다 보니 처음엔 한 번에 다 처리할 수 있을 거라 생각했죠. 하지만 나중에 보니 각 업무의 우선순위가 제대로 정해지지 않아서 시간이 많이 낭비된 경우가 많았어요. 그때 저는 ‘중요하고 급한 일부터 시작하자’는 기본적인 규칙을 지키지 않아서 교훈을 얻었습니다.
여러분도 꼭 우선순위를 정할 때, 중요도와 긴급도를 기준으로 나눠서 처리하세요. 예를 들어, 긴급하지만 중요하지 않은 일은 다른 팀원에게 맡기고, 중요하고 긴급한 일부터 해결하는 방식으로 일정을 잡는 것이죠. 이는 많은 시간을 절약하게 해줄 뿐만 아니라, 전체 프로젝트의 흐름도 자연스럽게 따라갈 수 있게 돼요.
2. 데드라인을 실제로 지킬 수 있게 만드는 방법
모두가 알지만, 정말 중요한 팁! 데드라인을 지킨다는 것은 그저 날짜만 맞춘다고 되는 것이 아니에요. 실제로 효율적인 시간 관리가 동반되어야 하죠. 저는 프로젝트를 할 때마다 데드라인을 지키기 위한 몇 가지 노하우를 따로 정리해두고 있어요.
첫 번째로 세부적인 마일스톤 설정을 추천해요. 한 번에 끝내는 큰 목표를 설정하는 것보다는 작은 마일스톤을 설정해두면, 각각의 작은 목표를 달성할 때마다 점검할 수 있어요. 예를 들어, 웹사이트 구축 프로젝트에서는 ‘디자인 완료’ → ‘개발 환경 설정’ → ‘첫 번째 배포’와 같은 마일스톤을 만들어요. 이런 식으로 진행 상황을 하나하나 체크하면서 진행 중간에 문제가 생기면 바로 대응할 수 있어요. 그렇게 하면 데드라인에 맞춰 일을 완수할 확률이 훨씬 높아집니다.
두 번째는 데드라인을 앞당겨 설정하는 방법이에요. 저도 예전엔 항상 마지막 날까지 일을 미뤘지만, 그럼 일이 뒤로 밀려서 결국 스트레스를 받는 경우가 많았어요. 그래서 데드라인을 한 이틀 정도 여유롭게 잡고 미리 작업을 마치는 습관을 들였어요. 이렇게 하면 예기치 않은 상황에서 생길 수 있는 리스크를 줄일 수 있어요.
3. 팀원과의 커뮤니케이션이 중요한 이유
프로젝트를 진행할 때 가장 중요한 것 중 하나는 팀원 간의 원활한 커뮤니케이션이에요. 저는 예전에 프로젝트를 진행하면서 팀원들에게 자기 일만 처리하고 다른 부분은 신경 쓰지 말자는 식으로 일을 분배한 적이 있었어요. 그 당시엔 각자 맡은 일을 다 잘 했다고 생각했죠. 그런데 나중에 보니 전체적인 일정 조정에 문제가 생기고, 결국 프로젝트가 지연되는 상황이 벌어졌어요.
그때 깨달은 게, 프로젝트는 혼자서 하는 일이 아니라 모두가 함께 하는 일이라는 거였어요. 각자 맡은 업무를 제대로 하고 있는지, 일정에 맞춰 진행되는지 서로 정기적으로 점검하고, 문제 발생 시 바로 대처하는 시스템을 만들어야 해요. 그러니까 팀원들과의 효율적인 커뮤니케이션이 프로젝트 일정 관리에서 매우 중요하다는 점을 명심하세요.
4. 예기치 못한 상황에 대처하는 법
프로젝트 일정 관리에서 가장 중요한 점은 사실 예기치 못한 상황에 대처하는 능력이에요. 아무리 철저히 준비하고, 마일스톤을 세운다고 해도, 예상치 못한 장애물은 반드시 나타납니다. 이럴 때마다 당황하지 않고 유연하게 대처하는 것이 중요해요.
저는 그동안 여러 번 리스크 관리를 제대로 하지 않아 프로젝트 진행 중 갑작스러운 요구사항 변경이나 기술적인 장애로 일정을 미뤄야 했어요. 그래서 이후엔 항상 프로젝트 초기에 위험 요소를 미리 파악하고, 그에 대비하는 계획을 세우는 습관을 들였어요. 예를 들어, 대체 가능한 자원을 미리 확보하거나, 자주 발생할 수 있는 리스크에 대해 미리 대응 방법을 정리해 두는 거죠. 그렇게 미리 준비해두면 어느 정도 예상치 못한 상황에 유연하게 대응할 수 있어요.
5. 프로젝트 완료 후, 돌아보며 학습하기
마지막으로 중요한 점은 프로젝트가 끝난 후 돌아보며 학습하는 것입니다. 일정을 잘 지켰다고 해서 끝이 아니에요. 프로젝트가 마무리되면 항상 후속 리뷰를 통해 무엇이 잘 되었고, 무엇이 부족했는지를 점검하는 시간이 필요합니다.
저는 항상 프로젝트가 끝난 후, 팀원들과 함께 회고를 하면서 프로젝트 일정 관리에서의 실수나 개선할 점을 이야기해요. 그런 경험들이 쌓여서 다음 프로젝트에서 더 효율적으로 일정을 관리할 수 있게 돼요. 게다가 팀원들의 의견을 반영하면서 더 나은 일정 관리 방법을 찾을 수 있어요.
프로젝트 일정 관리는 단순히 데드라인을 맞추는 것에 그치지 않아요. 효과적으로 일정 관리를 하려면 우선순위 설정, 세부 마일스톤 설정, 팀원과의 소통, 리스크 대응 등이 잘 맞물려야 해요. 물론 예기치 못한 상황은 언제든지 발생할 수 있지만, 그럴 때마다 유연하게 대처하는 방법을 배우는 것이 중요하죠. 여러분도 이 팁들을 적용해 보시고, 더 나은 프로젝트 일정 관리를 통해 더 효율적인 작업 환경을 만들어 보세요.
