내가 배운 뉴욕영어 #27 (Series)

이메일 구성요소 및 작성요령 (본론 7문장)

자, 다시 이메일의 본론부분으로 돌아왔습니다.

지난 23, 24, 25, 그리고 26 번째 에피소드를 통해 알려드린 사항들은 문장을 어떻게 구성하는데 있어 필요한 것들을 알려드린 것이고 앞으로도 이러한 micro 요소들은 계속 알려드릴 예정이며

이번 27번째 및 28번째 에피소드는 macro 요소, 즉 문단의 구성 (이메일의 본론) 에 쓸 수 있는 template 두 개 중 첫번째를 올립니다. 하나는 산문형 (narration) 이고, 또 하나는 요점형 (summary) 입니다.

아래는 High school 11학년때, 그리고 졸업 전 college-prep 과정에서 12학년때 배운 내용입니다. 이 내용은 그 후 몇년이 지나 대학을 졸업하고 일을 하기 시작하면서 실제로 쓰게 된 이메일이나 편지에도 적용해서 사용했고, 대기업이나 많은 직원들이 있는 회사마다 보통 있는 정형화된 서식 template 도 이와 크게 다르지 않았지요.

한국에서도 OPIC 과정 강의시 선생님들이 이 틀을 사용하여 시험을 준비하는 임직원들에게 질문에 대한 답을 할 때 준비하도록 해보았습니다. 이렇게 틀이 주어지고, 그 안에 답을 끼워넣으면 되는 것이니, 서식이나 대화나 (아니면 인터뷰도) 거의 비슷한 구조로, 대부분의 학생들이 이러한 틀에 익숙해져서 시험성적 향상도 있었을 뿐 아니라 다른 업무시에도 사용하고 있다고 합니다.

자, 본론은 7개에서 8개 문장으로 (maximum) 이루어진다고 알려드렸지요? 이를 시각화하여 보여드리면 아래와 같습니다:

(Opening 표현을 포함한 문장 1 __________________ ) (문장 2_______________ ) (문장 3 _________________ ) (문장 4 __________________ ) (문장 5 _______________ ) (문장 6 _________________ ) (문장 7 __________________ )

Sample 1

위에 보여드린 본문의 각 구성문장을 아래와 같이 살을 더해보겠습니다:

(문장 1) 보통 opening 표현과 문장 한 개로 구성되며, 본론의 주제를 언급함

Regarding the (이메일의 주제),

I would like to say that…

Concerning the (이메일의 주제),

it is our understanding that…

With reference to the (이메일의 주제),

we must inform you that...

(문장 2 - 문장 6) 문장 1 에서 말하고자 하는 주제에 대해 구체적인 내용을 기록함.

예를 들며 시작할 경우:

For example, I… / For instance, it…

설명으로 시작할 경우:

For me to describe the above, I…

순서를 나열하는 방식으로 시작할 경우:

First / Second / Then / Next / Finally,

(문장 7 - 문장 8) 보통 opening 표현과 문장 한 개로 구성되며, 하고자 하는 말을 여기서 함

Because of the above, I believe that…

So, in conclusion, I…

Therefore, it is …

위 template 을 가지고 본문 하나를 써 보겠습니다. 가상 시나리오는:

"(서론) 어제 보내 준 미납금에 대해 설명을 해 준 이메일 잘 받았고, 관련된 부서에 사항 전달하였다 (본론) 하지만 미납금은 아직까지 지불되지 않은 상태로, 계속 미납상태라면 다음주부터 발송될 예정인 물건들은 보류될 것이고, 그 후에도 미납상태로 30일이 경과할 경우 추심업체에 이 케이스를 넘겨서 해결하는 방법을 찾겠다. 그 후에는 법적인 조치가 따를 것임은 당연하다. 따라서 이번 주 내에 미납금 전체를 지불하는 것을 강력히 추천한다."

좀 삭막한 내용이지만 가능한 현실감 있게 만들어봤습니다. 이걸 가지고 아래 template 에 넣어볼까요?

Dear ( ):

Thank you for the email yesterday regarding the unpaid invoice. We received it well, and forwarded it to the related department for processing.

Regarding the above, it is our understanding that the invoice is still unpaid as of today. If it remains unpaid next week, first, we will hold all shipment until the invoice is paid. Second, we will send this case to a collection agency if the invoice is still unpaid after 30 more days. If the invoice is still not paid, then we will have to find legal ways to resolve this issue. Therefore, it is strongly recommended that you settle the balance of the invoice as soon as possible.

본론은 작문의 영역으로, 위와 같은 template 에서 말씀드리고자 한 것은 문장과 문장사이를 잇는 표현들이 매우 중요하다는 것과, 이를 통해 상대방이 더 잘 이해하도록 하고 메세지가 더 잘 전달되도록 해야 한다는 점이지요.

"에이... 결국 내가 다 알아서 해야 하는 거네?" 하고 생각하시면 오산입니다. Opening 표현들조차 대부분 갖추지 못한 편지들이 90% 이상이라, 이런 몇 개의 opening 표현을 알게 되는 것도 큰 수확입니다. 30번째 에피소드 이후에는 이런 상황에서 쓸 수 있는 opening 표현들을 창고/재고 방출세일 하듯이 쏱아내 드리도록 하겠습니다.

다음 에피소드는 ---- 위와 같이 작문을 하지 않고 아주 간단하게 요약방식으로 이메일 본문을 쓰는 아주 magical 한 방법을 알려드립니다. 더 기대하셔도 좋습니다.

- Cont'd