PDF 요약,분석,편집,업무자동화! 챗GPT로 하세요!
챗GPT로 PDF 기능 300% 활용하기
PDF 파일, 열면 막막하지 않으셨나요? 분량은 많고, 필요한 건 몇 줄밖에 없고, 복사도 잘 안 되고, 편집은 더더욱 힘들고요. 그런데 이 모든 문제, 이제 챗GPT 하나로 해결할 수 있습니다.
요즘 챗GPT는 PDF를 그냥 읽는 수준이 아니라, 요약하고, 변환하고, 비교하고, 정리까지 해주는 똑똑한 문서 비서 역할을 톡톡히 해내고 있죠. 특히 사무 실무에서 정말 강력하게 활용할 수 있는 기능들이 가득합니다. 오늘은 PDF 관련 업무를 5가지 그룹으로 나눠, 실무 예시와 함께 챗GPT의 활용법을 아주 구체적으로 소개해드릴게요.
1. 정보 요약 및 데이터 추출
PDF에서 가장 많이 쓰이는 기능 중 하나가 요약과 데이터 추출입니다. 수십 페이지 문서를 단 몇 줄로 파악할 수 있고, 필요한 정보만 쏙쏙 뽑아낼 수 있죠.
예시 1: 투자 리포트 요약하기
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다음에 첨부한 PDF는 최근 발행된 투자 리포트입니다.
이 문서에서 가장 핵심적인 내용(시장 동향, 주요 이슈, 투자 포인트 중심)을 추려
• 숫자나 팩트를 포함해서 5가지로 요약해줘
• 보고용이라 간결하면서도 명확하게 써줘
• 글자수는 500자 좌우로 써줘
예시 2: 표 데이터를 엑셀로 추출하기
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첨부한 PDF 문서의 "7페이지"에 있는 'Financial Data' 관련 표를 찾아서
• 표 형태 그대로 연도별, 매출액, 영업이익, 순이익 등을 명확하게 구분해서
• 엑셀(.xlsx) 파일로 저장할 수 있는 형식으로 추출해줘.
가끔 엑셀 파일 저장을 한 번에 성공하지 못할 수도 있습니다. 그럴 때는 첨부 이미지처럼 먼저 "표 형태로 정리해 주세요"라고 요청한 후, 정리된 표를 "엑셀(.xlsx) 파일로 저장할 수 있는 형식으로 변환해 주세요"라고 추가로 요청하시면 됩니다.
2. 문서 변환 기능
PDF는 읽기엔 좋지만, 편집이나 가공엔 불편하죠. 챗GPT를 쓰면 PDF를 다른 문서 형태로 쉽게 변환할 수 있어요.
예시 1: 요약 후 워드 파일로 만들기
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첨부한 PDF 문서를
• 전체 내용 중 핵심 주제, 주요 내용, 결론 위주로 요약하고
• 요약한 내용을 아래 구조로 정리해줘:
- 제목
- 문서 목적
- 핵심 요약 (3~5문단)
• 이 요약 내용을 워드 문서(.docx) 형식으로 저장해줘.
비즈니스 회의 자료로 쓸 수 있게 간결하고 명료한 문체로 써줘.
예시 2: 문서 핵심 3가지 요약 후 PPT로 전환하기
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첨부한 파일 "증권사리포트"를 기반으로
• 문서의 핵심 내용을 3가지 핵심 포인트로 요약해줘.
• 각 핵심 포인트는 1~2개의 문장으로 간결하게 작성하고, 중요한 데이터나 인사이트가 포함되면 더욱 좋음.
• 이 핵심 내용을 바탕으로 발표용 PPT 슬라이드를 만들어줘.
- 첫 번째 슬라이드: 제목과 소개 (간략한 문서 개요)
- 두 번째 슬라이드: 핵심 1번째 포인트
- 세 번째 슬라이드: 핵심 2번째 포인트
- 네 번째 슬라이드: 핵심 3번째 포인트
• 발표용이므로, 슬라이드마다 적당한 디자인과 포인트가 잘 드러날 수 있도록 구성해줘.
• PPT 파일로 만들어서 제공해줘.
3. 데이터 비교 및 분석
두 개 이상의 PDF를 비교하거나, 여러 사람의 자료를 종합해 분석하는 일도 챗GPT가 아주 잘합니다.
예시 1: 정책 변화 비교 분석
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다음 PDF 두 개는 각각 지난달과 이번 달에 발표된 부동산 정책 자료야. 이 두 문서를 비교해서
• 변경된 정책 항목
• 주요 차이점
• 정책 방향의 변화를 정리해줘.
결과는 다음 구조로 정리하여 표로 보여줘:
1. 변경된 항목명
2. 지난달 내용
3. 이번 달 내용
4. 핵심 변화 요약 (1줄)
비교가 필요한 부분이 명확히 드러나도록 해줘.
예시 2: 후보자 인터뷰 분석 및 채용 추천
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다음 PDF는 당근 마켓의 Product Owner로 지원한 세 명의 인터뷰 결과야. 각 후보자의
• 강점, 약점, 업무 적합도를 비교 분석해줘.
그리고 아래 형식으로 표로 정리해줘:
| 후보자 | 강점 | 약점 | 적합한 이유 | 우려되는 점 |
마지막으로 '만약 당신이 채용 담당자라면 누구를 채용할지' 이유와 함께 추천해줘. 분석은 객관적이고 논리적으로 작성해줘.
4. 반복 업무 자동화
매주 반복되는 공유용 이메일 작성, 브리핑 보고서 등 이걸 자동화하면 시간을 크게 아낄 수 있어요.
예시 1. 리포트 핵심 요약 + 팀 공유용 "이메일 자동화"
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다음에 첨부한 증권사 리포트를 읽고
1. 핵심 요점 5가지를 요약해줘 (시장 동향, 업종 이슈, 종목별 분석 등 포함)
2. 각 항목은 1~2문장 이내로 명확하게
3. 아래 형식의 이메일로 자동 작성해줘
이메일 제목: [Daily 리포트 요약] 5월 10일 주요 증권사 인사이트
이메일 본문:
- 인사말
- 요약 내용 (불릿포인트 5개)
- 마무리 멘트 (예: 추가 자료는 원문 참조)
톤은 명확하고, 보고용으로 정돈된 문장으로 부탁해.
예시 2. 리포트 기반 주간 투자 "브리핑 보고서" 자동 생성
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첨부한 증권사 리포트를 기반으로
[주간 투자 브리핑 요약 보고서]를 아래 형식에 맞게 작성해줘.
1. 이번 주 시장 요약 (2~3문단)
2. 주요 업종별 이슈 (업종명 + 간략 설명, 최대 3개)
3. 종목별 주요 분석 포인트 (최대 3개 종목, 요약 중심)
4. 다음 주 주요 이벤트 및 관전 포인트
톤은 보고서 스타일로, 문장은 간결하면서도 공식적으로 작성해줘.
5. 파일 정리 및 편집
단순히 읽기만 하는 게 아니라, 필요한 부분만 골라내고 편집까지도 가능합니다.
예시 1: 원하는 페이지만 추출하여 저장
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첨부한 PDF 파일 중 4~6페이지에 해당하는 내용을
- 별도 PDF 파일로 추출해줘.
- 파일 이름은 ‘4~6페이지 요약본.pdf’로 저장해줘.
- 페이지 순서나 형식은 원본 그대로 유지해줘.
이후 요약이 필요하면 별도 요청할 예정이야.
예시 2: PDF 병합 및 압축
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다음에 첨부한 두 개의 PDF 파일을
- 하나의 문서로 병합해줘.
- 목차나 제목 페이지는 자동으로 삽입하지 않아도 돼.
- 파일 이름은 ‘통합 자료.pdf’로 저장해줘.
추가로, 이 통합 PDF의 용량을
- 품질 손상 없이가능한 최소 크기로 압축해줘. 다운로드나 이메일 전송에 불편 없게 최적화해줘.
마무리: PDF는 시작일 뿐, 당신의 문서 업무가 달라진다!
지금까지 소개한 5가지 활용 방식은 모두 PDF를 기준으로 설명했지만, 사실 Word, Excel, PowerPoint 등 거의 모든 문서 파일에도 똑같이 적용할 수 있어요. 챗GPT는 다양한 포맷을 이해하고 가공하는 능력이 뛰어나기 때문에, 여러분의 문서 처리 업무를 전방위로 도와줄 수 있는 진정한 AI 비서가 되어줄 겁니다.
PDF는 시작일 뿐입니다. 이제 여러분의 문서 업무 전체가 달라질 수 있어요.
이제 남은 건 단 하나, 직접 해보는 것이죠. 글에서 사용한 ‘증권사 리포트’ PDF 파일을 첨부해두었으니, 위에서 소개한 기능들을 하나씩 실전처럼 활용해보세요.
↓↓ ChatGPT를 잘 활용하고 싶다면 아래의 글도 참고하시기 바랍니다.
