쏟아지는 일을 분류하고 해결하기

장규일의 B컷 #041

월요일마다 맞닥뜨리는 참 많은 업무들, 여러분들은 어떻게 해결하고 계신가요? 예전에 한 책을 통해 일의 사 사분면을 그려보고 이에 맞춰 일을 진행해보라는 조언을 들은 적이 있었습니다. 

긴급도와 중요도에 따라 일을 4가지 카테고리로 나누는 방법입니다.

각 사분면은,

1 사분면은 중요하고, 긴급한 일,

2 사분면은 중요하지만 긴급하진 않은 일, 

3 사분면은 급하지도 중요하지도 않은 일,

4 사분면은 중요하진 않지만 급한 일로 나눌 수 있습니다.

그리고 각 사분면의 해결책은, 

1 사분면은 즉시 처리, 

2 사분면은 지속적인 시간과 에너지를 투입해야 하며, 

3 사분면은 폐기, 

4 사분면은 위임하라고 합니다. 

일을 위에 4 사분면으로 나누고 나면 그다음 우리가 고민해야 할 부분은 바로 4 사분면에 대한 처리입니다. 

사실 팀장이나 임원 정도의 레벨이 아니라면 본인의 일을 다른 누군가에게 넘긴다는 게 말처럼 쉽지 않습니다. 그렇다고 다 본인이 안고 해결하는 것 또한 효율성의 차원에서 옳지 않죠.

저는 다음과 같은 방법을 사용하곤 합니다. 

우선 본인의 일 중 4 사분면의 일을 찾아내고, 그 업무를 전달할 부서를 찾아야 합니다. 그리고 해당 업무를 이관해야 할 이유와 명분을 만들어야 합니다. 문서로 만들 수도 있고, 미팅을 통해 설명해야 할 수도 있겠죠. 이어서 유관 부서의 관리자와 소통을 통해 사전에 전체적인 틀을 잡는 게 중요합니다. 실제 회사에서 본인의 일을 이관한다는 건, 그저 본인의 일을 넘기는 수준에서 그치면 안 되고, 전달받을 부서에 부서원들이 제대로 그 일을 맡을 때까지 지속적인 서포트와 확인을 통해 그 부서에서 제대로 그 일이 돌아감을 확인할 때까지라고 할 수 있겠죠.

실제 이렇게 길고 지루한 과정을 진행하다 보면, 제대로 어떤 일을 위임한다는 게 적잖은 에너지가 들게 되고, 때론 본인이 그냥 예전처럼 떠안고 가는 게 더 낫지 않을까 하는 생각이 들 때도 있습니다. 하지만, 제대로 된 위임을 통해 4 사분면의 일을 없애고 이를 통해 얻은 시간과 에너지를 보다 더 중요한, 2 사분면의 일을 해결하는 데 쏟을 수 있도록 해야 할 것입니다.

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