일의 기본기 #17. 첫 커뮤니케이션, 전화 소통의 힘
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17. 첫 커뮤니케이션, 전화 소통의 힘 - 전화는 가장 고전적이지만 여전히 가장 강력하고 효율적인 소통 수단이다
소통 방법에서 최고는 얼굴을 맞대고 이야기하는 대면 소통이다. 서로 오해를 일으킬 여지가 가장 적고 상대방의 표정이나 행동, 목소리 등을 통해 보다 정확한 판단과 대응을 할 수 있다. 하지만 시간과 장소의 제약이라는 장애물 때문에 가장 좋은 방법이지만 매번 쓰기는 어렵다. 그것을 대신할 방법 가운데 하나가 전화 소통이다.
전화 소통은 대면 소통만큼은 아니지만 목소리를 통한 감정 신호를 파악할 수 있고, 텍스트 소통보다 빠르게 정보를 교환할 수 있다. 더구나 시간과 장소의 제약도 적다. 유선전화에서 무선전화로 넘어오면서 그 제약은 더욱 느슨해졌으며, 요즘은 화상 통화도 일반화되어 상대방의 표정도 읽을 수 있다. 하지만 여기에서는 일단 화상 통화는 제외하겠다.
텍스트 소통에 익숙한 세대가 많이 입사하면서 전화 사용이 확연히 줄어들었다. 물론 직무에 따라 다르긴 하지만. 전화 통화가 훨씬 효율적인 상황에서도 메신저로 이야기한다. 대면 소통이 필요한 상황에서 메신저를 사용하는 사람도 여럿 경험했다. 메신저로는 10분 걸릴 일도 전화로 하면 2~3분에 끝낼 수 있다. 그렇게 메신저를 선호하는 이유를 물었더니 전화하는 것이 두렵다고 답한 사람도 있었다. 상대방의 즉각적인 반응에 곧장 대처하는 것이 익숙하지 않고 무섭다고까지 말했다. 그런 마음을 충분히 이해하기는 하지만, 일을 잘한다는 건 가장 효율적이고 효과적으로 일을 처리한다는 뜻이기도 하기 때문에 그런 두려움을 깨야 한다.
메신저는 당신과 상대방이 일에 대해 충분히 숙지하고 있거나, 잘 모르는 경우 사전에 알려 주기 위해 쓰는 것이 좋다. 간단히 말하면 서로 오해의 여지가 적은 일에 대해 빠르고 가볍게 이야기를 나누고 기록을 남기기 위해 사용한다. 반면에 전화는 사전 정보가 적어 상세히 알려 주거나 알아야 하는 경우, 일을 빨리 진척시켜야 하는 경우 혹은 처음 관계를 맺는 사람과 대면 소통이 어려운 경우 사용한다. 그런데 당신이 전화를 두려워한다면 그만큼 상대방도 다른 소통 수단보다 전화를 어려워할 가능성이 높기 때문에, 전화 통화 자체가 상대방을 압박하거나 부담을 줘서 당신이 얻고 싶은 것을 얻게 될 가능성이 커질 수도 있음을 기억하자.
전화 소통의 기본 또한 일상적 말하기와 같다. 사내에서 통화하는 경우 1) 소속 부서와 이름을 말하고, 2) 전화한 목적을 밝힌다. 3) 상대방에게 통화 가능 여부를 물어보고 구체적인 논의를 시작한다. 사외 통화인 경우에는 소속 부서 대신 회사명을 말하면 된다.
업무와 관련된 통화는 보통 이메일이나 메신저를 보조 수단으로 함께 사용한다. 업무 관련 기본 사항이나 자료를 먼저 이메일이나 메신저로 보낸 뒤 전화로 논의하는 식이다. 단, 사전에 내용을 숙지해야 논의가 가능하므로, 상대방이 자료를 확인할 시간적 여유를 두고 전화를 거는 것이 당연한 매너다. 사전에 보낸 이메일에 언제쯤 전화할지 미리 써 주면 더욱 효과적이다.
- '일의 기본기 : 일 잘하는 사람이 지키는 99가지'에서 발췌
(저자 강재상, 이복연 / 출판사 REFERENCE BY B / 출판일 2019.09)
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