일의 기본기 #22. 첫 회의, 회의 참석시 주의점
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22. 첫 회의, 회의에 참석할 때 주의할 점 - 회의에서 그저 자리만 채우는 건 참석이 아니다
회의를 주관할 때와 마찬가지로 참석할 때도 먼저 회의의 목적을 파악해야 한다. 회의의 목적에 맞춰 당신이 회의에서 해야 할 일이 무엇인지 미리 준비하고 가야 한다. 회의에서 업무 담당자는 일의 진행과 관련해 당신의 의견을 묻고, 당신과 관련 부서가 무엇을 해야 하는지 의견을 조율하고 결정한다. 따라서 사전에 당신이나 당신 부서 혹은 회사가 회의에서 제시할 의견이나 협업과 협상 내용을 꼼꼼히 준비해야 한다. 회의에서 오갈 내용을 미리 예상해 시나리오를 세우면 준비하기가 훨씬 쉽다. 회의 목적은 보통 회의를 요청할 때 이메일이나 메신저나 전화로 알려 준다. 만약 회의 목적이 불분명하면 연락해서 알아보고 회의에 참석하는 게 맞는지 결정하는 것이 좋다.
사전에 회의 참석자와 회의에서 도출될 결과물을 파악하는 것 또한 회의 목적만큼이나 중요한 확인 사항이다. 회의 참석을 요청받은 사람이나 부서, 회사를 보면 회의를 주관하는 사람이 누가 어떤 일을 하기를 원하는지 파악할 수 있다. 회의 안건과 최종 결정 사항으로 회의의 결과물을 예상할 수 있다. 이 두 가지로 회의 참석 전에 ‘당신이나 부서가 어떤 일을 어떤 선까지 해야 할지’ 내부적으로 반드시 정리해야 한다. 그렇지 않으면 최악의 경우 당신과 부서가 일을 과중하게 분배받아 안 그래도 바쁜데 그 위에 일을 산처럼 더 얹는 사태가 발생한다. 당신은 부서나 회사를 대표해 참석했기 때문에 당신이 회의에서 어떤 결론을 맺고 오느냐가 부서와 회사에 직접 영향을 끼친다. 회의라는 전쟁터에 나간 전투병으로서 당신이나 부서, 회사가 얻는 것은 적고 상대가 가져가는 것은 많은 결과가 나왔다면 전투에서 졌다는 의미다.
부서나 회사 대표로 회의에 참석했다면, 회의에서 오간 내용과 결과뿐 아니라 회의 참석 시 태도도 중요하다. 당신의 행동은 당신의 이미지뿐 아니라 부서와 회사의 이미지까지 좌우한다. 회의 중에 관심 있는 내용에만 집중하고 나머지 시간에는 노트북이나 핸드폰으로 카톡과 SNS, 심지어 쇼핑을 하는 등 딴짓을 하거나 조는 사람을 종종 본 적이 있다. 그러다 보니 회의 중에 의견을 툭 던지는데 앞뒤 맥락이 없다. 회의는 함께 모여 서로 소통하고 의견을 모으고 정리하는 자리인데, 그 목적에 전혀 부합하지 않는 행동이다. 다른 사람들의 소중한 시간을 무시하는 매너 없는 행동이다. 물론 요즘은 누구나 회의에 피해를 주지 않는 선에서 간간이 핸드폰을 확인하거나 화장실에 가는 정도는 이해한다.
회의를 하다 보면 당신의 권한으로는 답변하거나 책임지기 어려운 사안이 제기되기도 한다. 사전에 팀장이나 선임과 충분히 논의했어도 예상치 못한 일이 발생할 수 있다. 그럴 때는 당신이 결정할 수 있는 것과 없는 것을 참석자들에게 명확히 설명하고, 회의를 마친 뒤 부서 혹은 회사 내에서 상의해 알려 주면 된다. 또한 회의가 끝나면 회의를 주관한 측에서 보통 회의록을 보내 주는데, 회의에서 논의된 내용이 맞는지 반드시 확인해야 한다.
- '일의 기본기 : 일 잘하는 사람이 지키는 99가지'에서 발췌
(저자 강재상, 이복연 / 출판사 REFERENCE BY B / 출판일 2019.09)
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