일의 기본기 #23. 첫 회의, 회의 운영 가이드
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23. 첫 회의, 회의 운영 가이드 - 서론은 짧게, 본론은 길게, 결론은 필수
조금씩 경험과 연차가 쌓이면 회의 준비가 아닌 ‘어떻게 회의를 운영할 것인가’라는 문제와 부딪히게 된다. 회의실 자리 세팅이나 회의록 정리, 끝난 후 후속 업무를 챙기는 일도 물론 쉽지 않지만 직접 회의를 주관하고 책임지는 것은 아니기 때문에 부담은 적다. 업무에 적응하고 연차가 올라가면 당신이 회의를 주관해야 하는 경우가 생긴다. 또 회의 주관자의 부재로 당신이 그 역할을 대신해야 할 때도 있다. 즉, 연차가 쌓이면 필연적으로 회의를 직접 운영하고 진행해야 한다는 것이다. 사람들 앞에서 발표하거나 의견을 내놓는 것도 익숙해지기 전에는 쉽지 않은데, 진행까지 해야 한다면 부담감은 극에 달한다. 어떻게 운영하고 진행하느냐에 따라 회의 결과의 성패가 갈리기 때문이다. 한정된 회의 시간 동안 얼마나 많은 결과물과 성과를 낼지, 회의를 얼마나 효율적으로 마무리할지도 달려 있다.
회의도 크게 서론, 본론, 결론으로 나눠 운영한다. 서론은 본격적으로 회의를 시작하기 전에 분위기를 잡는 것이다. 회의 참석자가 서로 인사하고 명함을 교환하거나, 혹은 회의 주관자가 중간에서 소개를 해 준다. 동시에 가벼운 주제로 모두가 이야기를 나누며 긴장을 풀도록 유도한다. 보통 참석자 간에 어느 정도 미리 라포르가 형성되어야 더 좋은 결과를 얻을 수 있다. 그리고 회의의 목적과 안건, 진행 순서, 회의에서 도출할 최종 결과물에 대해 설명한다. 서론은 5~10분 정도로 짧게 끝낸다. 회의 시간이 1시간인데, 서로 근황 이야기를 하다 10~20분을 훌쩍 넘기는 일이 의외로 많다. 특히 이미 관계가 형성되어 있는 경우 그런 일이 잦은데, 서론이 길면 회의 목적에서 벗어나거나 시간 관리가 안 되어 본론과 결론이 엉성해지는 주객전도 상황이 벌어진다. 친목 도모는 회의 시작 전이나 쉬는 시간 또는 끝난 후에 하는 것이 좋다.
본론은 사전에 공유한 안건에 맞춰 진행한다. 보통 가장 중요하고 시급하거나 전체 회의 내용에 영향을 미치는 안건을 우선 배치한다. 회의 초반에 집중도가 가장 높기 때문에 이렇게 운영하는 것이 효율적이기도 하다. 물론 상황에 따라 일부러 가장 가벼운 안건으로 시작하기도 한다. 중요한 주제가 협의하기 어려울 경우 작은 것부터 논의하면서 서로 상대방의 생각을 확인하고, 작은 주제를 협의한 경험으로 큰 주제를 성공적으로 협의할 가능성을 높이기 위함이다.
참석자에게 미리 요청한 의견이나 입장을 안건에 맞춰 이야기할 수 있는 기회를 부여한다. 최대한 다양하고 풍부한 의견이 나오도록 독려하는 것이 중요하다. 참석자가 골고루 자기 생각을 말할 수 있도록 배려해 주도적으로 의견을 내는 몇몇 사람에 의해 회의 결과가 좌우되지 않도록 해야 한다. 또한 참석자 모두에게 의견을 끌어내야 참석자가 자신도 주체라는 의식을 갖고 이후 책임감 있게 일을 진행할 것이고, 의견을 내지 않고 소극적이고 방어적인 태도로 일관하다 회의가 끝난 뒤 결과에 동의하지 못한다며 갑자기 발을 빼는 사태가 생기지 않을 것이다.
결론은 회의에서 결정된 주요 내용을 전반적으로 확인하는 것이다. 참석자들이 협의한 사항을 다시 짚어 가면서 서로 이견이 없음을 확인하고 잘못된 부분이 있으면 바로잡는다. 그리고 회의 후속 조치로 참석자 각자가 해야 할 일과 일정을 정리한다. 이것이 회의의 최종 결과물이다. 회의가 끝나갈 즈음이면 집중력이 떨어져 결론을 소홀히 하는 경향이 있는데, 회의 이후에 일의 진행이 지지부진하거나 서로 잘못 이해해 문제가 발생하는 이유다. 지치고 귀찮더라도 반드시 꼼꼼히 정리해야 한다.
- '일의 기본기 : 일 잘하는 사람이 지키는 99가지'에서 발췌
(저자 강재상, 이복연 / 출판사 REFERENCE BY B / 출판일 2019.09)
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