먹고살기 위한 글쓰기: 비즈니스 레터 영어로 쓰는 법

정책학 글쓰기에 본격적으로 들어가기 전에..

영어로 글쓰기

영어로 글을 쓴다고? 한국어로도 쓰기 어려운 글을 영어로 어떻게 쓰겠냐는 물음에 나는 "써야 한다면 쓰게 되어있어."라고 답했다. 나는 우리나라에서도 사무직을 시작했을 때 이메일 쓰는 게 참 어려웠다. ㅇㅇㅇ드림, 올림, 배상? 올림은 왠지 과한 것 같고, 드림은 왠지 너무 가벼운 것 같고, 배상은 너무 올드해 보인다. 그래서 그냥 예라이 발신인에 이름 있으니까 수신하는 자가 알아먹겠지! 하며 내부메일은 그냥 쏜다. 외부 메일에는 명함처럼 메일 꼬리표에 나의 신분과 기본 정보들이 자동으로 붙어가게끔 처리했다.

내 세대에는 손으로 쓴 업무 레터를 찾아보기 힘들다. 때로 민원들이 손 편지로 오긴 한다만, 내가 손으로 쓰는 편지는 없었던 것 같다. 팩스도 그다지 흔하지 않았다. 우리 실국장님 세대에는 사무실에서 담배 피우면서 손으로 보고서를 쓰고, 타이핑해 주는 직원한테 줄 서 있었다는 전설 같은 이야기도 있다만.. 실제로 본 적은 없다. 그래서 이 글에서 다루는 비즈니스 레터는 이메일을 염두에 두고 작성하겠다. 

영어 레터에 대해 설명하기 전에 간단하게 이러한 글쓰기가 실생활에 어떻게 쓰일 수 있을지 고민해보자. 내가 이 레터를 가장 공들여 보낸 곳은 학교였다. 물론 비즈니스 용도는 아니지만 나에게는 나름대로 중요한 딜이었다. 바로 장학금을 요청하는 내용이었는데, 최대한 비굴하면서도 나의 능력을 뽐낼 수 있는 메일을 쓰기 위해서 노력했다. 언젠가 이 브런치 북을 끝내고.. 자신감이 좀 더 생긴다면 부록으로 붙여보겠다. 메일을 쓰고 거기에 두장짜리 레터와 오십여 장의 첨부물이 붙어있긴 했다. 첨부물에는 브런치에 썼던 글들의 번역본, 업무를 하면서 느꼈던 점들을 에세이 형식으로 엮었다. 결과는? 기존에 받기로 했던 장학금에 더해서 약 5만 달러의 오퍼를 받았다. 어느새 영어 이메일에 자신감이 붙은 나는 물건을 사고 교환이나 환불이 필요할 때도 메일을 아주 잘 쓴다. 

영어를 아주 잘하냐고? 아니다. 영어로 메일을 쓰는 건 정말 쉽다. 왜냐하면 요즘 시대에는 구글에서 자동으로 오타를 교정해 주고 첫인사를 입력하려고 하면 자동완성으로 메일의 형식을 채워주기도 한다. 나는 그래말 리도 쓰고 있으니 영어로 뭔가 글을 썼을 때 크게 오타 걱정이 없다. 아니면 챗지피티에 들어가서 상황을 소상히 설명하면 영어로 아주 예의바른 초안을 잡아주기도 한다. 챗지피티가 사용하는 표현들은 아주 자연스러워서 좋지만 왕왕 작은 문법 오류들이 포함되어있다. 아마도 원어민들은 신경쓰지 않는 오류일 수도 있겠지만, Grammaly를 같이 쓰면 왠만한 오류들은 다 잡아낼 수 있다. 얼마나 좋은 시대에 살고 있는가. 아쉬운 점은 미국에서 정말 비즈니스 레터를 쓸 일은 없다는 점이다. 나중에 한국에 가서 혹여 국제업무를 한다면 왕왕 쓸 일이 있을 수도?

   * 글쓰기를 위해 다양한 프로그램을 쓰는 경우 대면 만남에 뽀록날 영어실력이 약간 부담스럽기도 하다.^^... 

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1. 레터란 무엇인가? 

레터(Letter)는 공식적인 서신으로 업무나 개인적인 용무에서 중요한 의사소통의 수단이다. 우리는 일할 때 협의, 요청, 거래, 확인, 공지 등 다양한 용도로 레터를 사용한다. 보통 수단은 이메일, 메시지, DM이다. 구구절절 설명하지 않는다. 필요한 내용을 명확하고 간단하게 써주어야 한다. 전문적이고 격식 있어 보이도록! 거기에 들어가야 하는 내용은? 수신인, 날짜, 수신인의 주소, 여는 인사말, 본문, 닫는 인사말, 서명 등이다. 

레터를 쓰기 전에 아래의 동영상을 참고하자. 동영상의 내용을 간단히 요약하자면 글을 쓸 때 '누구에게, ' '왜, ' '무엇을, ' '어떤 방식으로' 이해시키는 게 좋을지 설명하는 영상이다. 

https://youtu.be/uo_4 rJRA3 og? feature=shared

레터를 쓰기 전후로 스스로에게 질문을 던져보자.

내 글의 독자는 누구인가? 내 글을 읽는 사람은 나와 다른 배경지식을 가지고 있을 수도 있고, 내 업무에 대해서 자세히 이해하지 못할 수도 있다. 영어를 얼마나 이해할지도 관건이다. 그들은 왜 내 메일을 읽을까? 기획총괄팀에서 일해서 내 글이 전 부서로 퍼지기를 바라는가? 업무협의를 한 이후에도 말을 바꾸는 동료가 얄미워 이야기 한 내용을 정리해서 보내기 위한 목적인가? 이때 메일은 기록을 위한 것인가, 얄미운 동료의 상사와 나의 상사에게도 고자질하기 위한 내용인가? 아니면 거래처에서 보내온 물건이 하자가 있어서 항의하는 내용인가? 항의만 하면 되는가 아니면 이 업무가 늦어지는 건 나 때문이 아님을 알리기 위한 내용인가? 다양한 경우에 독자의 범위를 각각 다르게 설정해야 한다.

이 글의 목적은 무엇인가? 이 글을 읽고 상대방이 어떻게 하기를 원하는 지를 고민해야 한다. 그리고 정확하게 목적을 언급해야 한다. 바쁜 우리네 회사원들은 정확하게 이해가 안 되는 메일을 받으면 짜증 난다. 고로, 나는 당신이 바로 지난번 회의 결과를 쏴주길 바란다. 나는 환불을 받기를 원한다. 나는 당신이 보낸 물건에 하자가 있는 것을 확인했으니 당장 교환을 해주기를 바란다. 네가 한 말 그냥 업데이트 차원에서 보내주는 것이니 한번 더 읽어보고 서로가 같은 걸 이해했는지 점검하자. 등등 다양한 목적은 명확해야 한다. 참고로 레터에서는 목적을 서두에 써준다. 

어떤 이야기를 할 것인가? '핵심 메시지'를 명확하게 정하자. 얼마만큼의 디테일한 정보를 줄 것인지도 고민해야 한다. 이번 회의에서 나온 회의록을 통째로 이메일로 공유하는 게 좋을까? 노우노우.. 회의 내용의 공유가 필요하다면 정리해서 메일에 간단하게 언급하고 회의록 같은 디테일도 공유하고 싶다면 그것은 파일로 첨부하자. 업무와 관련된 모든 이야기를 주저리주저리 보내는 메일보다는 상대방에게서 원하는 목적을 달성하기 위해 필요한 정보를 정리해서 보내주자.

 

형식은 중요한가? 여러 문단으로 나누어서 설명하는 게 나을까? 아니면 간단하게 필요한 정보만 주는 게 나을까? 쓸데없는 내용을 포함하지는 않았는가? 고민해봐야 한다. 하지만 메일을 보낼 때 설명문처럼 길게 적거나 시를 써보고 싶다고 시적 표현을 가득 담아서 아름다운 레터를 보낸다면, 상대방은 굉장히 곤혹스러울 것이다. 비즈니스에서 통용되는 형식을 지키도록 하자. TONE! 톤 앤 매너 할 때 그 톤도 지켜주자. 아 그러니까 말이에요~~ 열라 급한 상황이니 빨리 삽주 셔~~ 하는 메일은 좀 그렇다. 프로페셔널하게 보내시라. 형식은 중요하다.

한 가지 더 언급해야 하는 것이 있다. 위의 글에서는 이해를 돕기 위해 이메일로 보내는 편지처럼 설명했다. 하지만 비즈니스 레터는 단순한 이메일보다 공식적이고 법적 구속력을 가지기도 한다. 읽는 사람은 레터가 그런 구속력을 갖고 있음을 알기 때문에 더 주의해서 읽는다. 때로 비밀 유지가 필요한 레터는 봉인되어서 우편으로 부쳐지기도 한다. 그렇다면 레터는 어떻게 보내는가? 메일에 첨부로 붙이기도 하고, 사내 웹사이트를 이용하기도 한다, 이메일의 본문에 녹여내기도 하고, 팩스로 보내기도 한다. 한국과 유사해 보인다. 다만, 미국생활을 하면서 조금 놀란 건 우편으로 받는 레터가 생각보다 많다는 점이다. 구독 서비스에서도 편지 보내고, 은행에서도 보낸다. 세금 담당하는 관청에서도 보내고.. 학교에서도 우편을 보낸다. 

하루는 수표를 레터로 받았다. 학교 행사에 참여하는데 쓴 비용을 다시 돌려준 것이었다. 이놈의 수표를 돈으로 어떻게 바꾸는지 한참을 고민했다. 책상 서랍에 넣어놓고 일주일을 묵혔다. 인터넷에 검색해도 제대로 안나오더라고. 그러던 어느날 이러다 돈이 사라지겠다(?)하는 걱정에 은행 어플 켜고 스캔하니 통장에 돈이 들어왔다! 오예!

2. 레터를 써보자!

레터는 형식에 따라서 Full-Block Format, Modified Block Format, Semi-Block Format 등이 있다. 들여 쓰기, 내어 쓰기를 어떻게 하는지 간격은 어떻게 되는지에 따라서 포맷이 정해진다. 궁금하면 이런 형식에 대해서 추가로 찾아봐도 좋지만, 회사에서 일하게 되었다면 기존에 쓰던 방식대로 따라 써도 좋을 것 같다. 가장 자주 쓰이는 형식은 풀블록 형식으로 왼쪽 정렬되어 가독성이 좋다는 장점이 있다. 아래의 레터 예시를 구성요소별로 뜯어서 설명하겠다.

풀 블락 형식의 레터 본문, Chat GPT로 생성.

(1) 머리글, Heading 

ABC Publishing 

1234 Main Street 

Springfield, IL 62701

우리 편지 봉투에 From 누구누구 주소 적듯이 쓰는 쪽을 위에 쓴다. 어느 회사에서 쓰는지 주소는 어디인지 답신이나 반송을 위한 전체 주소 (Full reture adress)를 써준다. 이번 예시는 출판사에서 작가에게 쓰는 독촉 레터이다. 폰넘버와 웹사이트 주소를 넣는 경우도 있다. 회사에 다닌다면 이미 만들어진 레터 헤드가 있을 수도 있다. 회사 마크를 활용한다던가 하는 식의 양식으로 레터의 형태를 미리 만들어주는 것도 나름대로 회사의 이미지 구축에 좋은 듯하다. 아래는 예전에 과제로 만들어 놓은 Letter heading이다. 보통은 메일 위쪽에다 쓰면 된다.

(2) 날짜, Date Line

August 5, 2024

날짜를 써준다. 5th 하는 식으로 순서를 나타내는 서수를 사용하지 않고 그냥 기수 5로 써준다. 보통 대화를 할 때는 August fifth라고 말하는데 레터에는 서수를 쓰지 않는다는 점이 특이하다. 이런 특징은 서면 문서를 더 간결하고 명확하게 보이도록 도움을 준다.

(3) 주소, Inside Address 

Mr. John Doe 

123 Elm Street 

Springfield, IL 62701

받는 사람의 이름과 주소, 상세주소, 도시, 주, 우편번호까지 꼼꼼하게 써주자. 비즈니스 레터에는 Sales Manager라고 쓰기보다는 레터를 받는 담당자의 이름을 정확하게 써주는 것이 좋다. 그들을 부를 때는 어떤 타이틀로 불러야 하는지 정확히 알도록 한다. 닥터 Dr, 미스터 Mr, 미즈 Ms, 교수님 Prof. 등. 여성의 경우에는 미스나 미시즈처럼 결혼 여부에 따라 달라지는 호칭보다 Ms를 주로 사용한다. 

(4) 인사말, Salutation

Dear Mr. Doe,

친애하는 누구누구. 우리나라말로 하면 왠지 간지럽지만 영어 레터에서는 당연하다. 이때는 Dear Minhye Seo로 쓰거나 Dear Ms Seo로 써준다. Ms나 Mr 같은 칭호를 중간에 넣는다면 라스트 네임과 같이 써준다. 이때 Dear Gentlemen, Dear Madam 같은 성별을 지칭하는 인사말은 지양하자.

(5) 본문, Body of the Letter

I hope this letter finds you well. I am writing to follow up on the status of your upcoming article series for our platform. As per our agreement, the first installment was due on August 1, 2024, but we have yet to receive your submission.

본문을 쓸 때 밥먹듯이 쓰는 표현이다. 외워두자. I hope this letter finds you well. (이 메일이 너를 잘 찾아갔기를 바라.) 자매품으로 I hope you're doing well. I hope you are having a great day... 등등이 있다. 이렇게 본문을 연 뒤에는 바로 목적을 써준다. I am writing to ~ 나는 이 글을 ~하기 위해서 쓰고 있어. 이어지는 메일의 내용인즉슨 우리 플랫폼에 올라갈 다음 아티클이 어떻게 되어가는지 궁금합니다. 우리가 약속한 바에 따르면 팔월 일일까지 주기로 했습니다. 그런데 아직 못 받았어요.

We understand that unexpected delays can occur, and we are committed to supporting you in any way we can to ensure the timely release of your work. However, it is crucial for us to adhere to our scheduled publication dates to maintain the platform's consistency and reader engagement.

다음 내용은 형식적으로 중요한 건 없다. 지연이 발생할 수 있다는 거 알고 있고 우리는 작가님을 지원할 것이어요. 하지만 플랫폼의 일관성과 독자 참여를 위해서는 예정된 출판 날짜를 준수하는 것이 중요합니다.

Please provide an update on the expected submission date for your article series. If you require any assistance or extensions, kindly inform us at your earliest convenience so we can make the necessary arrangements.

언제쯤 메일 줄 수 있는지 알려주셔요. 만약 어떤 도움이나 마감일 연장이 필요하면 빠른 시일 내에 알려주세요. 우리는 필요한 조정을 할 수 있습니다. 여기서 자주 쓰는 표현이 등장한다. 'at your earliest convenience.' ASAP대신 쓴다. ASAP는 너무 재촉하는 느낌이라 좀 더 캐주얼한 대화에는 사용하지만 업무메일에는 역시 남발하지 않는 것이 좋겠다.

We value your contributions and look forward to your continued collaboration.

 당신의 헌신을 중요시하며 다음 콜라보를 기대하고 있습니다. 나는 이 파트가 굉장히 미국스럽다고 느낀다. 설탕을 한 겹 바른 메일처럼 느껴진다. 메일의 뒤에는 뿔난 편집자가 있을지라도.. 보이는 메일은 달달하게 설탕 한 겹 발라져서 Sugar Coated 나온다. 이런 것들은 사실상 미국에는 존댓말이 없잖아?라는 우리의 인식이 어느 정도 잘못되었음을 보여준다. 존댓말은 없을지언정. 직접적으로 비난하지 않고 최대한 완곡한 표현을 한다. 얘들은 이걸 샌드위치 기법이라고 부른다. (칭찬) 비난 (칭찬)으로 비난을 칭찬으로 한번 감싸주는 방안이라고 한다. 이런 문화를 알게 되면 앞뒤로 좋은 말 있다고 대충 보면 중요한 내용 빠트린다는 점도 잊지 말아야겠다. 내가 만난 미국인 강사들은 이런 문화에 대해서 긍정적으로 생각하는 경우도 있고 가식적이라고 생각하는 경우도 있어서 사바사였다. 전반적으로 업무영역에서 서로 존중하는 것은 긍정적이고, 명확하지 않은 의사전달은 두 번 상처를 주기도 한다. 예를 들자면 해고 메일의 앞 뒤로 칭찬이 있는 메일을 받은 지인은 매우 상처받았다고 한다.

(6) 닫는 말, Complimentary Close

Sincerely,

신실함을 담아. 나는 이 파트가 너무 로맨틱하다고 느낀다. Too romantic. (너무와 Too 모두 약간의 부정적인 뉘앙스가 있다는 것.) Sincerely, Respectfully, Sincerely yours, Regards, Best wishes, Cordially 등등 원하는 것을 골라보시라. 나는 개인적으로 Best, 좋아한다. 제일 담백하다.

(7) 서명, Signature

(1안)

Jane Smith 

Editorial Manager 

ABC Publishing

(555) 123-4567 

jane.smith@abcpublishing.com

(2안)

(서명 혹은 전자서명)

Jane Smith 

Editorial Manager 

시그니처 파트도 회사마다 차이가 있다고 한다. 민혜 씀~ 서민혜 드림~ 이런 것이라고 보면 되려나.

(8) 첨부, Enclosure Line 

Enclosure: Contract Agreement

첨부물이 있다면 레터 끝에 써준다.

(9) 참조, Copy Notation

cc: Michael Brown, Senior Editor

참조를 마지막에 써준다. CC 걸어준다고 한다. cc는 carbon copy의 줄임말로 타자기 시절에 종이를 복사하기 위해서 사용하던 종이이다. 이메일이나 비즈니스 레터에서도 동일한 내용을 다른 사람에게도 복사하여 보낼 때 사용한다. 이는 수신인이 아닌 사람이 참고로 그 내용을 볼 수 있는 것으로 상사나 관련 부서, 관련자에 문서를 공유하는 경우 사용할 수 있다.

3. 레터가 정책을 만나면?

레터는 약간 공문의 형식으로 쓰이는 것 같다. 우리나라는 대부분 전자문서로 대체했고, 공문에 들어가는 내용이 역시 레터에도 들어간다. 아주 비일비재하게 쓰이는 것이 공문인 것을 감안하면, 정책 의사결정에 다양한 의견을 모으고 협의를 하기 위해서 꼭 필요한 형식이 레터인 것 같다. 더구나 법적인 구속력까지 가진다고 하니 레터를 쓰는 것에는 어느 정도 주의가 필요하겠다.

또한, 미국 생활을 하면서 국제 업무를 하는 경우에는 특정 영어권에서만 사용하는 슬랭이나 관용어구의 사용은 지양해 주는 것이 좋겠다. 인종이나 민족에 따라서 차별적으로 들리는 부분도 최대한 줄여가는 게 좋을 것 같다. 또한 위에서 내가 적어 놓은 형식은 미국 비즈니스 레터에서 사용하는데, 다른 영어권 국가에서는 또 다르게 쓰일 수 있다는 점도 늘 염두에 두면 좋겠다.