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매거진 직장인의 현실 감각

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계정을 잊어버리셨나요?

by 안쵸비 Apr 19. 2020

#08. 회의 잘하는 노하우_01

*소제목: 격식과 권위를 내려놓을 때 회의 분위기는 자유로워진다.

｜귀찮고 하기 싫은 회의 왜 할까?｜

회의는 왜 하는 걸까요? 회의의 정의를 국어사전에서 찾아보면 ‘여럿이 모여서 의논 하는 것’이라고 나와 있습니다. 두 사람 이상이 모여서 의견을 나누는 것은 모두 회의라고 합니다. 왜 모여서 의견을 나눌까요? 서로의 생각이 모여야 좋은 아이디어가 만들어지기 때문입니다.

하나의 아이디어는 그냥 나오는 것이 아닙니다. 원석을 다듬어 보석을 만들어 내듯이 다듬고 또 다듬어야만 합니다. 필자가 공장에 근무할 때도 회의가 많았었습니다. 실제로 회의를 통해 많은 개선을 이루어 내기도 했습니다. 사전에 많은 준비를 하고 적극적으로 자신의 생각을 꺼내야 합니다.

그러다보면 생각이 꼬리에 꼬리를 물고 새로운 아이디어로 연결되는 것입니다. 회의가 귀찮고 하기 싫은 일이지만 결코 없어서는 안 될 중요한 업무임에는 틀림없습니다.

｜회의도 엄연한 회사의 일이다｜

많은 직장인들이 회의에 대해 부정적인 생각을 합니다. 지루하고 짜증나고 시간 낭비라고 생각하기 때문입니다. 긍정적이고 생산적이라는 생각을 가진 사람은 아주 드뭅니다. 회의는 직장인들이 하기 싫은 업무 3위 안에 들 정도로 기피하는 일입니다.

심지어 어떤 사람들은 회의를 많이 하는 것은 회사가 망하는 지름길이라며 회의를 적게 하자고 주장하기도 합니다. 그렇다면 회의를 적게 하는 회사는 잘 될까요? 살펴보면 꼭 그렇지도 않은 것 같습니다. 어떤 일을 하려면 꼭 해야 하는 것이 회의인데 왜 사람들은 하나같이 회의를 싫어할까요?

의견을 제시하고 발표해야 하는 부담과 남들의 이야기를 들어주어야 하는 불편함이 있기 때문입니다. 하지만 자신의 생각을 말하고 남들의 이야기를 들어주는 것도 엄연한 회사의 일입니다.

｜회의는 기업경영에 있어서 대단히 중요한 요소｜

회의는 업무 수단의 하나로서 기업경영에서 대단히 중요한 요소입니다. 문제를 해결하는 과정에서 학습이 이루어지며 자기홍보 및 관계형성, 정보 습득의 기회가 됩니다. 회의를 통해 자기 지식과 능력을 인정받을 수도 있습니다. 따라서 회의는 단순히 자리에 앉아 있기보다 회의에 참여하게 해야 합니다.

특히 회의를 주관하는 사람이라면 다른 사람들이 회의에 적극 참여하게끔 만들어야 합니다. 회의의 목적과 과정, 결론을 분명히 하여 회의다운 회의가 진행되어야 합니다. 참석자 또한 회의에 참여하려면 관련 주제에 대한 지식을 갖고 준비를 해야 합니다. 자발적이고 적극적인 의사표현을 해야 하기 때문입니다. 그렇지 않으면 회의시간 내내 말 한마디 못하고 그냥 나오는 경우도 있습니다.

｜직장인들의 하루 평균 회의는?｜

팀회의, 프로젝트 회의, 전략회의, 아이디어 회의, 워크숍 준비 회의, 직장인이라면 회의 한번 안 해본 사람이 없을 것입니다. 직장생활을 하려면 피할 수 없습니다. 어떤 사람들은 직장에서의 하루 일과가 회의로 시작해서 회의로 끝난다고도 합니다.

그렇다면 직장인들은 하루에 얼마나 많은 회의를 하고 있을까요? 대한상공회의소 자료에 따르면 하루 평균 회의 참석 횟수는 1.4회, 팀장급은 1.6회나 됩니다. 회의를 한번 할 때마다 소요되는 시간은 30분에서 2시간 미만, 결코 적지 않은 시간을 회의로 보내고 있습니다.

하지만 직장인 10명 중 7명(72.8%)은 참여한 회의 중 일부는 불필요하다고 생각하는 것으로 나타났습니다. 본인이 재직 중인 회사의 회의문화에 만족하지 않는다는 이들도 10명 중 6명(57.6%)에 달하고 있습니다. 이처럼 대다수 직장인이 회의에 대해 회의적(懷疑的)인 인식을 갖고 있습니다.

어떻게 하면 효율적인 회의이면서 똑똑하게 보이는 발언을 할 수 있을까요?

｜먼저 발언하라｜

회의에서 말을 똑 부러지게 잘하려면 어떻게 해야 할까요? 우선 말을 하는 횟수를 늘려야 합니다. 그래서 필자는 어쨌든 회의에서는 첫 번째 발언자가 되기를 권합니다. 뛰어나고 경청할 만한 의견이 아니어도 괜찮습니다. 별 볼일 없는 의견이라도 제일 먼저 발언해야 합니다.

내가 가장 별 볼일 없는 의견을 말하고 나면 다음 사람이 의견을 말하기 수월해집니다. 한마디로 회의가 활기를 띄게 되는 것입니다. 훌륭한 아이디어나 의견을 말하면 좋겠지만 시원찮은 의견이라도 가장 먼저 의견을 말하면 그 자체만으로도 주목을 받을 수 있습니다.

다른 사람보다 눈에 띄면 당연히 일도 더 많이 받게 되고 기회를 잡을 수 있는 가능성도 높아집니다. 되도록이면 회의에서는 뭐라도 말을 하는 게 좋습니다. 쓸데없는 의견이라도 계속 말을 해야합니다. 실제로 성공하는 사람들은 대체로 회의에서 가장 먼저 의견을 말한다고 합니다.

다른 사람을 배려한다고 또는 나서는 게 싫다고 입을 꾹 다물고 눈앞에 있는 자료만 쳐다보고 있으면 회의에 참가하는 의미가 없습니다. 어쩔 수 없이 회의에 참여를 했다고 하더라도 직장에서는 어느 순간이든 나를 어필할 수 있는 기회로 활용해야 합니다. 그런 적극적인 자세를 지니지 않는다면 직장 생활이 힘들어 집니다. 본인 뿐 아니라 같이 일하는 동료도 말입니다. <회의 잘하는 노하우_02편 계속됩니다>