초보자를 위한 보도자료 꿀팁 4가지
언론 보도자료 '그럴듯하게' 작성하는 방법!
홍보인이라면 떼려야 뗄 수 없는 것이 바로 보도자료라고 말할 수 있다.
(*보도자료? 언론에 기사화되기 전에 각 매체의 기자들에게 배포하는 공식 자료)
신제품 또는 서비스를 출시하거나 기업이나 기관의 새로운 정책에 대해서 공식적으로 발표를 할 때 주로 활용되는 자료라고 생각하면 된다. 보도자료를 기획, 제작하고 배포하는 일을 담당하는 주체가 홍보담당자이기 때문에 기본적으로 이와 관련된 역량을 갖추고 있어야 한다.
많은 기업, 기관에서 홍보대행사로부터 하청을 주고 보도자료 관련 업무를 맡기고 있다. 하지만 일을 하다 보면 상황이 급하거나 대외비라 대행사를 거치지 않고 직접 맡아야 하는 경우도 충분히 생길 수 있다. 또한 대행사에 해당 업무를 맡겼다고 하더라도 컨펌을 해야 하는 처지기 때문에 기본적으로 보도자료에 대해 잘 알고 있어야만 한다.
홍보대행사를 거쳐 홍보인으로 일하면서, 하루에 많게는 4개 이상의 아이템을 가지고 거의 공장처럼 언론 보도자료를 기획하고 진행해왔다. 이러한 경험을 바탕으로 어떻게 하면 언론 보도자료를 '그럴듯하게' 만들어낼 수 있는지 꿀팁을 정리해봤다.
1. 5W1H 잘 지키면 중간은 간다
언론에 배포된 보도자료는 각 매체의 특성에 따라 편집돼 보도되는 경우도 있지만, 토씨 하나 틀리지 않고 그대로 언론에 나가는 경우도 허다하다. 그러므로 기본적으로 '기사 작성의 원칙'을 갖추고 있어야 한다.
이때 필수로 갖춰야 할 게 바로 '5W1H'라는 것이다.
[5W]
WHO 누가?
WHEN 언제?
WHERE 어디서?
WHAT 무엇을?
WHY 왜?
[1H]
HOW 어떻게?
5W1H는 쉽게 말해서 '육하원칙'이라고 보면 된다. 기사를 작성할 때 기본적으로 갖춰야 하는 요소이기도하다. 보도자료를 쓸 때도 마찬가지로 이 5W1H가 무슨 일이 있어도 꼭 포함시켜 작성해야 한다. 예를 들어서 모 뷰티 브랜드에서 비건 화장품 신제품을 출시할 예정이라고 가정해보자.
WHO 누가? 00 브랜드에서
WHEN 언제? 다가오는 20일에
WHERE 어디서? 전국 각 지역 00 브랜드 매장 또는 공식몰을 통해
WHAT 무엇을? 비건 라인의 신제품을 출시한다
WHY 왜? 환경을 보호하고 글로벌 친환경 트렌드에 발맞추기 위해
HOW 어떻게? 동물실험과 동물 원료를 사용하지 않은, 자체 개발 친환경 성분을 포함한
이렇듯 5W1H에 맞춰 보도자료 내용을 구성해야 한다. 그렇지 않을 때, 정작 중요한 정보가 빠져 기사화되지 않을 가능성이 크다. 만일 언론에 그대로 보도되었다고 해도 해당 기사를 통해서 대중에게 확실한 정보를 전달할 수 없어 파급력 역시 낮을 수밖에 없다. 많은 담당자가 보도자료를 작성하기 어려워하는데, 그럴 때 5W1H에 맞춰서 하나둘씩 정보들을 정리하다 보면 핵심 문장을 금방 완성할 수 있을 것이다.
2. 제목은 후킹 하고 다양하게
- 제목=가장 후킹한 것으로
하루에 언론사가 받게 되는 보도자료는 셀 수 없이 많다. 쏟아지는 메일들 속에서 내 보도자료가 살아남아 기사화되기 위해서는 그만큼 제목이 시선을 끌기에 충분한 후킹한 것이어야 한다. 생각보다 이 후킹의 정도를 지키는 것이 매우 어렵다. 자극적인 것에만 초점을 맞춰 무리하게 제목을 작성했다가 기자로부터 낚였다는 불쾌한 기분을 줄 수 있기 때문이다. 선을 넘지 않으면서 시선을 사로잡을 수 있을 만한 '후킹'한 제목을 짓는 게 중요하다.
이를 위해서는 언론 기사에서 많이 사용되는 표현어들을 응용하는 것도 좋은 방법이다. 예컨대 '파격', '충격', '깜짝', '이색', '최초', '역대급' 등의 표현어들을 제목 문장 끝에 붙여 이목을 집중시키는 것도 좋은 방법이다.
또한 '?'를 붙여서 제목을 구성하는 것도 후킹을 더하는 요소가 될 수 있다. 물음표를 붙여 사람들에게 궁금증을 자극하게 되고 이에 대한 답을 알아내기 위해 기사를 읽을 확률이 높아지기 때문이다.
- 제목은 최소 4개 이상으로
기사에서 제목은 크게 두 가지로 나뉜다. 주 제목으로 가장 중요한 정보를 후킹 하게 구성했다면, 부 제목으로 그 외 정보를 덧붙이게 된다. 그러므로 보도자료를 작성할 때 제목은 최소 4개 이상으로 다양하게 넣어서 만드는 것이 좋다. 보도자료는 언론사를 거쳐 기사화하는 것이기 때문에 담당 기자의 마음에 드는 것으로 골라서 사용할 수 있도록 여러 선택지를 마련해야 한다. 한 매체가 아니라 다수 언론에 배포했을 경우, 이미 다른 언론사에서 보도자료에 있던 제목을 썼을 때를 대비해, 다른 제목을 사용할 수 있도록 넉넉하게 준비하는 것이 배려라고 할 수 있다.
따라서 주 제목 2개 이상, 부 제목 2개 이상 최소 4개 이상의 제목을 적는 것이 좋다.
3. 자나 깨나 맞춤법 검사
가장 기본적인 것이지만 일하다 보면 귀찮아서 또는 이 정도면 됐겠다는 안일한 생각에 따라 놓쳐버리곤 한다. 보도자료를 작성할 때 맞춤법이란 그런 것이다. 기사화되는 재료로 쓰이기 때문에 맞춤법에서 단 하나의 오타도 없어야 한다. 맞춤법 검사를 하지 않은 채 그냥 언론사에 배포했고, 그대로 기사화된 것을 발견한다면... 상상만 해도 식은땀이 나는 상황이다.
아무리 귀찮더라도 맞춤법 검사기의 도움을 받아서 꼼꼼하게 오타와 오문을 살펴본 후 배포하는 것이 기본이다. 잊지 말자! 메일을 보내기 직전 '맞춤법 검사기'를 돌려볼 것!
[맞춤법 검사기 추천 사이트]
https://alldic.daum.net/grammar_checker.do
http://speller.cs.pusan.ac.kr/
https://www.incruit.com/tools/spell/
4. 관계자 멘트를 놓치지 말자
보도자료만의 메리트를 높이기 위한 가장 좋은 방법은 관계자 멘트를 넣는 것이다. 기사를 읽었을 때 "관계자의 말에 따르면", "00 기업 측은", "홍보팀에 따르면" 등의 문구를 발견할 수 있다. 기사의 내용과 관련된 최측근의 멘트를 넣게 되면, 해당 정보에 대한 신뢰도를 높일 수 있으므로, 이 같은 구성을 많이 이용하고 있다.
보도자료를 작성할 때 해당 이슈와 직접적으로 연관된 담당자를 섭외해 멘트를 넣으면 가장 좋고, 그럴만한 여건이나 시간이 되지 않는다면 자신이 '관계자', '홍보담당자' 측이 되어 향후 계획이나 포부를 첨가해 넣는 것도 유용한 방법이 될 수 있다. 물론 이러한 의견이 섞인 멘트 역시 언론을 통해 대중에게 전달되는 것이기 때문에 팩트를 바탕으로 멘트를 구성해야 한다는 사실을 잊지 말아야 한다.
지금까지 홍보인이라면 필수로 알고 있어야 하는 언론 보도자료 작성에 관한 팁들을 짚어보았다. 물론 이보다도 더 다양한 꿀팁들이 있겠지만, 오늘 다뤄본 4가지만 잘 갖춰서 만든다면 중간 이상은 갈 수 있다고 생각한다.
