홍보자료 내용을 '잘' 정리하는 팁
미국 포브스 기자님이 나에게 날린 트윗'
제가 작년에 미쿡 Forbes 기자분에게 네오펙트에 관한 자료를 전달한 후, 그분이 저에게 이런 트윗을 날려준 적이 있습니다.
생각지도 못한 피드백에 기분이 좋았지만 놀라기도 했습니다. 왜냐면 제가 대단한 자료를 작성해서 전달한 것이 아니었기 때문입니다.;;;
그래서 왜 이런 피드백을 받았는지에 대해 생각해보았는데요. 생각보다 질문을 받거나, 자료를 요청받았을 때 '잘' 정리해서 전달하는 홍보 담당자가 의외로 많지 않기 때문이 아닐까요?
한국에서는 기자분들이 회사나 제품에 대한 질문이 있을 때 전화나 문자로 하겠지만, 해외라면 이메일로 전달됩니다. 아무래도 '글'로만 우선 정리해서 보내줘야 하기 때문에 '잘' 정리해야겠지요. 그런데 사실 이런 부분은 이메일이나 문서를 작성할 때도 적용되는 것 같습니다.
아무튼 잘 정리한다는 것은 제가 생각하기에 2가지를 기본으로 지키면 될 것 같습니다.
1. 상대방이 보기 편하게 정리한다.
2. 상대방이 모르는 내용이라도 딱 보고 이해하기 쉽게 정리한다.
보도자료를 배포한 뒤, 내용에 관한 추가 취재 요청으로 질문이 몇 가지 들어왔을 때 아래와 같이 정리하시면 될 것 같습니다.
컨텐츠
1. 질문 내용을 워드 파일로 보기 편한 포맷으로 만들어서 정리합니다.
예를 들어 저는 테이블을 사용해서 하나의 질문 및 답변을 테이블 당 위에 제목을 볼드로 넣고 답변을 적습니다. 그리고 다음 질문은 다음 테이블 칸에 넣어 질문을 분리해 주는 것도 하나의 방법입니다.
2. 순서 없이 물어봤어도, 한눈에 쭈욱 읽어서 이해할 수 있도록 내용을 흐름에 따라 정리하는 것이 중요합니다.
3. 질문의 답변을 쓸 때 쉽게 쓰세요~ 어려운 내용도 이해하기 쉽게 풀어서 적어 주세요.
이미지 첨부
1. 사용 목적에 따라 다양한 이미지를 사용할 수 있도록 1~3개 정도의 사용됐으면 하는 대표 이미지 컷을 첨부합니다. 예) 제품 이미지, 제품으로 재활 훈련하는 이미지, 평가하는 이미지 등
2. 또한 이미지마다 제목을 친절하게 써줍니다. 그 이미지를 열어보지 않아도, 어떤 것에 대한 건지 알 수 있도록 이미지마다 이름을 달아줍니다. 그 사진을 정확히 설명해주는 제목이어야 합니다.
이해에 도움이 되는 기타 자료
요청은 안 했지만 이해하는데 도움이 될만한 자료들 메일 바디에 써도 되고, 첨부하면 됩니다.
- 동영상 링크
- SNS 계정
- 도움이 되는 기타 자료 등
자료를 잘 정리해 놓은 폴더
각각의 자료들은 요청이 들어왔을 때 바로바로 꺼내서 전달할 수 있도록 정리해 놓습니다. 예를 들어 저는 각 보도자료마다 사진과 함께 워드 파일로 정리해 놓았는데, 한 중앙일보 기자분이 그 내용에 대해 달라고 했을 때 바로 전달해 드리니 정말 자료 정리를 잘하는 것 같다는^^ 피드백도 문자로 받은 적도 있습니다. (그 문자를 캡쳐하려고 했는데 지금 보니 지워서 없네요. ㅡㅜ)
메일 바디에도 내용 쓰기
이메일로 전달할 때, 워드에 정리한 내용을 메일 바디에도 넣어줍니다. 첨부파일을 열지 않고도 내용이 무엇인지 파악이 될 수 있고, 혹시나 열리지 않는 경우에 대비하기 위함입니다.
상대방이 우리 회사 및 제품에 대해서 저~~ 전혀 모른다고 가정합니다.
그리고 상대방이 내 이메일, 내 자료를 한번 봤을 때 이해할 수 있도록 간결한 포맷으로, 흐름에 맞춰서, 쉽게 설명해주면 됩니다.
