업무 효율을 2배로 올리는 방법
오늘 할 일은 '오늘' 끝냅시다!
born to be 'P'성향들이라면 특히나 공감하는 것이 바로 일을 계획대로 진행하는 것 어렵다는 것. 나는 워낙에 즉흥적이어서 하고 싶은 것은 수시로 떠오르는데 체계적으로 일을 진행하고 끝내는게 늘 힘들었다.
지금 다니고 있는 회사에서 어느덧 근무한지도 1년이 넘어가는 지금.
지난 시간들을 되돌아 봤을 때, 내가 회사에서 얻은 가장 큰 수확이라면 바로 일을 계획적으로 진행한다는 것이다.
사실 이렇게 된 것에는 히스토리가 있는데..
팀장님이 말씀하시길 내가 입사하기 이전에 나의 바로 직전 사수가 그 날 해야하는 일 중에 중요하지 않은 일에 시간을 쏟았다고 한다. 그렇다보니, 해야하는 다른 일을 제대로 못 끝내게 되었고 회사에서 신뢰를 잃고 담당하던 업무를 팀원에게 뺏(?)기게 되는 이슈가 발생했다는 것
그래서, 그 때부터 우리팀의 팀장님은 매일 해야 하는 업무에 대해 순위를 정해서 진행하라는 명(?)을 내리게 된다.
진행 방법은 아주 간단하다.
01 업무의 우선 순위를 나눠라
직장인이라면 공감하겠지만, 업무를 하다보면 전화를 받아야 할 때도 있고, 메일 답변도 해야하고 팀 내부 혹은 외부에서도 크고 작은 요청이 들어오기 마련이다. 흔히들 치고 들어온다..라고 표현을 하는데
이런 상황이 의외로 업무 시간을 많이 갉아먹고, 업무 집중력을 뺏기기도 쉽다.
어영부영 이런 저런 일들만 쳐내다 보면 갑자기 왠걸..'퇴근까지 2시간 남은 거 실화냐...? (오늘도 야근이군)'하는 다소 안타까운 상황이 발생하기 마련이다.
그래서 이럴 땐!
출근 하자마자 (커피 한 잔 마셔주고)
오늘 해야하는 일을 업무의 중요도에 따라 1~5순위로 나누는 일을 해야한다.
빠른 이해를 위한 예시를 들어보자면..
1순위: [SNS] 인스타그램 콘텐츠 기획
2순위: [광고] 페이스북 8월 4주차 광고 콘텐츠 기획
3순위: [SNS] 유튜브 00 상품 홍보용 숏폼 제작
4순위: [기타] 마케팅 1on1
5순위: [기타] 8월 업무 회고
업무의 경우, 5순위를 넘어가는 다소 방대한 양을 기재하면 단순히 기재.만 하되 업무를 클리어하는 것까지의 과정이 진행되지 않을수도 있다. 따라서 5순위를 최대치로 나열해본다.
02 업무 예상 소요 시간 적기
'00씨, 혹시 8월 광고 기획안 작성하시는데 얼마나 걸릴 것 같나요?'
'아...음...어..좀 생각해봐야할 것 같은데...ㅠㅠ 내일 오전까지 말씀드려도 될까요..?'
동료들과 업무를 할 때면 특정한 업무를 하는데에 얼마나 시간이 소요되는지 물어보는 일은 아주 비일비재하다. 하지만, 이 업무를 언제 끝낼 수 있을지 대략적으로나마! 바로 대답하지 못한다면..그건 문제가 좀..(있는 것까진 아니고, 생각을 해보는게 좋다)
입사 초반에 나에게도 업무 시간을 예상하고, 업무 스케줄링을 직접 하는 것이 꽤나..정말 많이 어려운 일이었다.
'아직 해보지 않았는데 어떻게 아나요??
저도 몰라요..ㅠㅠ'
(입사 초반 나의 심정)
하지만!
오늘 소개해드린 업무 순위 나누는 방법을 통해 나는 업무 시간을 분배하는 스킬을 얻게 되었다.
역시나 방법은 간단하다
준비물은..! 아까 위에서 기재한 1~5순위 업무 리스트
여기서 추가해야할 내용은 '시간'이다
1순위: [SNS] 인스타그램 콘텐츠 기획 (2시간)
2순위: [광고] 페이스북 8월 4주차 광고 콘텐츠 기획 (1시간)
3순위: [SNS] 유튜브 00 상품 홍보용 숏폼 제작 (1시단)
4순위: [기타] 마케팅 1on1 (30분)
5순위: [기타] 8월 업무 회고 (1시간)
일반적으로 회사에서 머무는 시간은 9시간
점심 시간을 제외하면 8시간
순수 업무에 집중하는 시간 외에
화장실 가는 시간~
커피 마시는 시간~
간식 먹는 시간~
등등을 빼면
실제 근무 시간은 5시간~6시간 정도이다
그래서!
오늘 해야 하는 업무를 1~5순위까지 나눴다면 각 항목별 5~6시간 이내에 어떻게 시간을 배분해서 끝낼지 기재를 해야한다. 아직 업무를 끝내진 않았지만 대.략.적.으로 나마 이 정도 시간이 걸릴 것 같다~라고 스스로 예측해보는 건 분명 좋은 습관이다. 단순히 '오늘 안에 끝내야지~' '안되면 야근해야지~' '내일 해야지~'라는 식의 태도는 업무의 효율을 떨어 트릴 뿐이다.
03 업무 마감일 적기
오늘 시작한 일을 오늘 다 끝내면 너무나 좋겠지만, 현실은 녹록치 않다. (회사에서의 시간은 정말 순삭이다..밥 먹고 정신 좀 차리려고 하면 오후 2시~3시는 기본)
따라서, '오늘 시작한 일을 오늘 무조건 끝내고 말겠어!'라는 태도 보다는 오늘 안에 어느정도 까지 할 수 있을지 스스로 판단을 하고, 마감기한을 정해 보는 것이 중요하다.
데드라인까지 스스로 여유를 두고, 자신의 시간과 업무량을 조절하는 것도 주니어의 덕목이니까 +_+
방법은 이번에도 역시나! 쏘 이지하다..^ㅇ^
1순위: [SNS] 인스타그램 콘텐츠 기획 (2시간) < 내일 마감
2순위: [광고] 페이스북 8월 4주차 광고 콘텐츠 기획 (1시간) < 금일 마감
3순위: [SNS] 유튜브 00 상품 홍보용 숏폼 제작 (1시단) < 금일 마감
4순위: [기타] 마케팅 1on1 (30분) < 금일 마감
5순위: [기타] 8월 업무 회고 (1시간) < 수요일 마감
1~5순위까지 나열한 업무 옆에 마감 일자를 적어주는 것!
-이번주 안에 끝낼 수 있는 업무라면 요일로 기재를 하는 것이 좋고 (eg. 수요일 마감)
-오늘 안에 끝낼 수 있는 일은 금일 마감
-내일까지 시간이 더 필요하다면 내일 마감
크게 3가지로 나눠서 기재를 하는 것이 좋다.
사실 이게 뭐 별건가?
싶겠지만 입사 초반부터 1년 넘게 매일 업무의 우선 순위를 나누다보니 내 스스로 시간을 조금 더 효율적이게 사용한다는 생각이 들 때가 많다. 그리고 무엇보다 다른 팀에서 급하게 미팅이나 업무를 요청할 때, 오늘 나의 일정을 보고 '가능합니다/ 죄송합니다ㅠㅠ 오늘은 시간이 빠듯해서 내일 가능할까요?' 라는 식의 대답을 전할 수 있다보니 이 부분도 큰 장점!
그럼 오늘도 화이팅-!
