구글드라이브 클라우드를 활용한 ERP 시스템 구축
구글드라이브 클라우드 서비스를 활용한 ERP(전사적자원관리) 시스템 구축
얼마 전, 소규모(매출액 30억 가량) 물류회사를 맡아 ERP시스템을 구축할 기회가 있었다.
구글드라이브를 통해 시스템을 구축하였는데, 전문프로그래머가 아닌 평범한 경영학도인 본인과 같은 사람도 ERP를 만들 수 있게 해주는 아주 훌륭한 도구이다(구글드라이브는 3년째 다양한 용도로 이용하고 있는데 이제는 삶에서 떼려야 뗄 수 없는 부분이 되었다-구글드라이브는 대단하다!).
소규모 물류회사인지라, 매우 복잡한 설계는 필요하지 않았다. 물류회사의 특성과 업무프로세스를 파악하고, 업주의 입장에서 입력/조회/분석이 용이하도록 커스터마이징을 제대로 하는 것이 중점이었다.
<아래에서 이야기가 되는 내용은 보안상 이유로 일부분 모자이크 처리를 하였다>
1. 구글드라이브 소개
작업의 대부분은 구글드라이브에서 제공하는 구글스프레드시트 어플리케이션 안에서 이루어져다.
-구글스프레드 시트(클라우드 오피스 서비스)
구글스프레드시트는 M/S의 엑셀과 거의 동일한 어플리케이션이라고 이해하면 된다. 다만, M/S의 엑셀은 라이센스키를 구입하고 본인의 컴퓨터에 프로그램을 설치해야 하지만, 구글드라이브는 그런 것이 필요 없다!
웹형태의 오피스프로세서(M/S오피스의 웹버전이라고 생각하면 된다)이기 때문에, 설치가 필요 없고 접속 즉시 구글 클라우드센터에 설치되어 있는 웹기반 서비스를 이용할 수 있게 된다. 라이센스를 구매할 필요도 없고 심지어 구글드라이브의 서버를 사용하면 되니, 서버(저장공간)비용조차 없다!
구글드라이브의 혁신은 막강한 실시간공유(동시간공동작업) 기능에 있다. 같은 시트에서 두 명 이상의 인원이 공동작업하는 것이 매우 편리하며 파일 등을 공유하는 것도 놀랍도록 편하다.
*단지 붉은 테두리 안의 "Share"버튼을 누르고 공유할 사용자의 메일주소를 입력하는 것으로 모든 공유과정이 완료된다.
공유가 되면 공유된 사용자들이 동시에 접속하여 동기적으로 작업하는 것이 가능하다. 아래의 붉은 테두리를 보면 총 5명의 사용자가 해당 시트에 접속하고 있다는 것을 알 수 있다. 무엇을 누가 수정하였는지 표시가 되며, 수정 시바다 백업파일이 저장되기 때문에 롤백(이전 시점의 저장된 파일로 돌아가는 것)도 용이하다. 채팅기능으로 실시간 채팅도 가능하다.
2. ERP적용 업체 업무프로세스 분석
(우리기업물류라는 업체의 로고)
'한국물류(가명으로 아래에서 계속 부를 명칭)'는 경기도의 소규모 물류회사로써 30억 가량의 연매출을 가지고 있으며, 주선사의 특징상 영업의 비중이 높아야 함에도 불구하고 얼마 되지 않는 사무실 인원으로 행정업무에 많은 시간을 투자하는 그야말로 업무개선이 필요한 상황이었다. - (사실 대부분의 소규모 업체들이 효율성을 이룩치 못하고 맨손 작업과 고된 노동시간으로 이를 감당하고 있는 것이 현실이다. 이는 필연적으로 시간 대비 노동가치를 낮추게 된다.)
ERP는 대부분의 경우 컨설팅회사에서 필수적으로 서비스하는 분야일 정도로 기업에서 핵심적인 역할을 하는데, 대표적인 ERP컨설팅사인 IBM의 경우, 실제로 직원이 대상 기업에 상주하며 업무를 파악한다.
ERP는 기업의 업무 그 자체이기 때문에, 대부분의 경우 제공회사가 대상 회사의 업무를 면밀히 파악하기 위해 시간을 들인다. 범용ERP로 K1이나 더존과 같은 회사가 있지만, ERP는 대상 회사에 확실한 커스터마이징이 되었을 때 최고의 효율을 내는 것이 사실이다.
물류회사, 더 정확하게는 '내륙물류주선업'의 업무프로세스는 다음과 같이 압축해 볼 수 있다.
물류회사 업무 프로세스
1) 화주(화물주인)에게 운송오더(화물,상차지,하차지,금액)를 받음
2) 해당 오더의 금액과 조건에 맞는 화물차의 기사를 찾는 오더를 올림(대부분 '24시콜' 등의 '주선사-화물기사 연결 플랫폼'을 이용함)
3) 기사들에게 화주와 재원정보(운송물건)를 전달함
4) 해당 기사가 화물을 화주가 원하는 대로 잘 처리할 수 있도록 독려함
5) 결제를 처리함 - 인수증거래업체는 일반적으로 월이나 주 단위로 결제를 하며 주선사는 업체에게 결제를 받고 기사의 몫은 기사에게 전달한다. 그 외의 업체는 기사가 직접 업체에서 운송료를 받아오기 때문에 주선사 입장에서는 수수료를 업체가 아닌 기사에게 청구하게 된다.
6) 영업을 통해 화주고객을 더 많이 유치한다.
7) 그 외 경영업무
위와 같이, 6가지로 프로세스를 단순화시켰는데, 이 중 행정중심업무(자동화율을 높일 수 있는 업무)는 단연코 결제 부분인 5번 그리고 7번의 경영업무(=경영지원/전략)이다. 컴퓨터가 잠재고객에게 가서 접대하며 영업을 할 수는 없으니 말이다.
3. ERP설계
ERP구조는 크게 다음과 같이 4가지로 나눌 수 있었다.
1) 일일배차관리 - 매일 화주에게 받은 오더와 처리내용을 실시간으로 기록 및 알맞은 화물기사에게 일감 분배/관리
2) 기사관리(인사관리) - 주선사는 화물기사를 자체 직원으로 두는 경우가 잘 없으며, 학습지 교사의 경우처럼 화물기사를 개인사업자로 보고 사업을 한다. 또한 주선사에 등록한 뒤, 주선사의 주차장에 화물차를 주차하고 월대를 지불하며 주선사의 일감을 집중적으로 받는 기사와, 주선사에 등록되지 않고 실시간 배차 어플을 통해 무선으로 일감을 할당받는 기사들로 나누어진다.
3) 고객관리(화주관리) - 각 업체별 위치, 업체들의 거래처, 다루는 물품재원, 결제관행 등을 관리한다.
4) 재무관리 - 간단한 회계부분이다. 대부분 절세를 위해 업무를 세무사에 대행하며 업체규모 특성상 회계공시를 할 필요도 없으니 매입/매출 수준의 단식부기만을 기록한다.
매일 작성이 되는 일일업무일지 편집내용이다.
매일의 내용을 입력하면 자동으로 수수료 및 매출내역이 일별/월별로 합계가 되며 거래의 형태에 따라 어떠한 방법으로 정산을 해야 하는지 그리고 맞는 일자에 정산이 되었는지 알림을 만드는 것이 가능하다. <특정한 일자까지 결제일에 날짜를 입력하지 않는 경우, 결제일이라고 알림메일을 보내는 식이다. 이는 스크립트를 사용하면 가능하다.> 또한 등록된 인적자원의 경우, 이름을 적으면 전화번호/차고지/주소 등 필요한 정보를 자동으로 끌어온다.
<오른쪽 기능은 또 다른 구글 스프레드시트의 유용한 기능이다. Validation(확인) 기능으로 특정한 문자만을 입력하도록 제한할 수 있다. 또한 자동완성 기능이 있기 때문에 양식에 맞는 글자를 일부만 입력해도 손쉽게 원하는 단어를 완성할 수 있다.>
아래는 업체별로 각 종목별 랭킹통계를 내는 모습이다.
<흥미로운 점은, MS오피스와는 달리 구글드라이브에서 '실시간'으로 모두가 '동시에' 해당 자료를 공유한다는 점이다. 따라서 모두가 가진 자료가 최신의 자료이다!>
MS오피스와 달리 구글드라이브만이 가지는 특장점은 여러 가지가 있겠지만, 그중 하나는 아주 쉬운 불러오기 기능(Data Import)이다. 데이터가 웹싸이트의 html이든, xml이든, url로 이루어진 API서비스이든 심지어 완전히 다른 시트에 있는 내용까지도 매우 손쉽게 불러올 수 있다는 것이다. 구글의 각 시트는 아래 붉은 상자에서 볼 수 있는 것과 같이 고유판 '파일키'를 가지고 있다. 이는 구글드라이브 안에서 하나씩만 존재하는 일종의 영구링크(퍼마링크: Permalink)이다. 이러한 링크를 통해 그 어떠한 시트에서건 원하는 대로 자료를 가져올 수가 있으며 이는 역시 실시간으로 변경사항이 반영되고 공유된다.
그 중, 단연 압권은 쿼리(Query)문인데 이는 MS오피스의 '엑세스'에 비할 수 있다. 물론 개인적으로는 쿼리가 훨씬 쉽고 강력한 도구라고 생각한다(컴맹을 간신히 벗어난 본인이 다룰 수 있을 정도이니.. 분명히 쉬운 언어이다). 아래는 퀴리로 구현된 거래내역서이다. '작성일자'을 입력하면, 입력 월에 해당하는 모든 거래내역이 자동으로 입맛에 맞게 전시된다. 일일이 복사 붙여넣기를 할 필요가 없으며, 이것이 실시간으로 구성원 모두에게 공유된다는 점이 구글드라이브 ERP가 강력한 이유이다.
오른쪽은 아예 업체별로 거래내역서 시트가 미리 구비되어 있는 모습이다. 월말에 아무런 추가적 입력 없이 인쇄만 누르면 자동으로 각 월의 거래내역서가 출력된다. 이는 다른 재무제표에도 얼마든지 적용이 가능하다.
이를 조금 더 응용하면, 아예 업체를 마음껏 바꾸어 가며, 월별로 거래내역을 조회하는 것도 가능하다. 리스트에서 '거래처/기사명/년/월'을 통해 실시간 검색 및 자료조회가 가능하다. (아래)
또한 구글에는 재미있는 기능이 있는데, 사용자의 응용수준을 무한대로 높여주는 'Add-On(애드온)'들이 존재한다는 것이다. 이는 마치 스마트폰의 어플리케이션과 같은 것으로, 이미 수많은 사용자들이 여러 종류의 애드온들을 만들어 업로드했다.
이 중 문자메시지 앱을 사용한 모습이다.
이렇게 하면 한꺼번에 구글드라이브 안에서 대량의 메시지를 보내는 것이 가능하다. 현재는 유료라서 제한적으로 사용을 하고는 있지만, 결제독촉이나 결제완료 문자가 특정조건에 의해 자동으로 보내지게 된다.
에드온은 수많은 종류가 있으며 다양한 기능을 이용해 보는 것도 큰 재미이다.
4. 더 복잡한 설계
아래는 필자가 현재 ERP개발에 참여하고 있는 중소기업(매출 1000억원규모)의 조금 더 복잡하게 설계된 ERP 시스템이다. (필자는 무역/물류쪽을 맡아서 진행하였다)
구글드라이브를 본격적으로 사용한지 얼마되지 않았지만, 분명히 알 수 있었던 점은 구글드라이브로 완벽한 아니 어쩌면 기존의 기업ERP보다 훨씬 나은 클라우드ERP를 만들어 내는 것이 가능하다는 것이었다.
5. 로컬서버 VS 클라우드
사실 기존의 E1이나 더존 등의 전문ERP업체의 경우 대부분 사내에서 서버를 구입하고 유지하고 관리하며, 직접 데이터 보안과 소실에 대한 위험을 관리해야 했다. 사실 한국 대부분의 중소기업이 아직도 이러한 상황에 처해있다. 따라서 서버 구입비를 물론이고 관리인, 외주개발/보수 비용, 크게는 사내 IT부서 설립 및 유지비용까지 발생하였다.
로컬에 대한 클라우드의 장점을 다음과 같이 정리해 볼 수 있다.
-공유성(동기화)
기존 로컬은 공유성이 존재하지 않았다. 하나의 컴퓨터에서 엑셀파일을 생성하고 수정을 했다고 가정해보자. 이것이 다른 컴퓨터에서 해당 내용을 볼 수 있다는 뜻인가? 전혀 그럴 수 없다. 수정된 엑셀내용은 메일을 통해 공유하거나 USB를 통해 물리적으로 이동시켜야만 다른 이가 동일한 내용을 공유받을 수 있게 된다. 즉 기존의 로컬서버 환경에서는 '나만의, 나만가진, 나만알고있는 파일들'이 너무나 많다. 이는 협업에 있어 큰 장애물이다.
클라우드환경에서는 이러한 문제가 깔끔하게 사라진다. 어떤 자료를 어떠한 기기에서 생성하고 수정하든지 상관없이, 모든 기기에서 해당 내용에 즉시 접근할 수 있다.
-실시간성
위와 같은 공유행위는 실시간으로 즉시 업데이트가 된다. 따라서, 이전에는 최신 자료를 가진 사람이 해당자료를 뿌려주고, 매번 이전 자료는 덮어써야 했지만, 이제는 그럴필요 없이 수정된느 모든 사항이 설정된 모든 인원에게 실시간으로 공유된다.
즉, '모든 사람'의 자료가 언제나 '최신자료'라는 것이다. (이는 상당한 의미가 있다.)
물론 어떠한 수정이 잘못되면, 구글드라이브는 모든 수정사항에 대한 백업파일을 보관하기 때문에 손쉽게 클릭 두 번으로 수정 이전(원하는 시점)의 문서로 돌아갈 수 있다.
-비용절감
클라우딩 서비스를 이용한다는 것은, 근본적으로 서버를 구입할 필요가 없다는 뜻이다. 구글드라이브의 경우, 구글의 데이터센터 서버를; 마이크로소프트의 경우 마이크로소프트사의 데이터센터 서버를 무료로 사용할 수 있다. CPU 또한 마찬가지이다. 구글클라우드에서 수행되는 상당수의 작업은 구글자체의 CPU를 통해 작동하게 된다(물론 특정한 계산들에 대해서는 당연히 사용자의 CPU가 사용된다). 또한 관리서버 외에 유사시에 대비한 백업서버나 관련 업무에 대한 비용도 더는 들지 않게 된다.
클라우드는 IT부서의 권한과 당위성을 대폭감소시킨다. 잘 설계된 시스템과 그에 대한 사용자교육만 수반된다면, IT부서없이도 효율적인 업무가 가능해진다.
부가적으로는, 구글드라이브로만 업무를 진행하는 경우, M/S사의 소프트웨어를 구매할 필요가 없어지니 중소기업의 경우 비용을 크게 절감할 수 있을 것이다.
-커스터마이징(Customization)
대기업은 필연적으로 자사전용의 ERP시스템을 개발하고 관련 IT부서를 구동해야만 한다. 하지만 중소기업의 경우, 관련 비용에서 자유롭지 않다. 따라서 대부분 정형화되어 있는 기존의 프로그램을 조금씩만 바꾸어 사용하고 있는데 이로 인한 업무적 낭비는 엄청나다. 완전히 해당 기업 전용의 시스템이 아니기 때문에 불필요한 과정들을 어쩔 수 없이 거치곤 한다.
그러나 클라우드형 ERP는 누구나 틀에 맞추어 직접 개발하고 커스터마이징을 하는 것이 가능하다. (물론 돈만 있다면 클라우드 없이도 가능하겠지만, 훨씬 적은 금액으로 더 나은 기능을 기대할 수 있다는 뜻이다.)
-유비쿼터스(Ubiquitousness)
그야말로 업무의 유비쿼터스가 가능해진다. 클라우드의 강력한 기능 중 하나는 더 이상 USB가 필요없어진다는 점이다.
사무실 컴퓨터로 접속하여 하던 작업을, 카페에서 노트북으로, 심지어 추석 귀경길에 차 안에서 태블릿과 스마트폰으로 접속하여 똑같이 할 수가 있다. 어디에서 어떤 기기를 가지고 접속하든 똑같은 업무환경을 유지할 수 있다는 것은 실로 엄청난 변화이다(물론 혹자는 이러한 변화 때문에 업무와 개인의 삶에 대한 경계가 더욱 모호해질 것이라는 우려를 나타내기도 한다).
언제 어디서든 사무실에서처럼 동일한 업무를 동일한 작업환경에서 할 수 있다는 것은 어쩌면 많은 노동자들에게 역설정으로 장소적 자유(Locational Freedom)를 가져올 지 모른다. 어디서 어떤 기기를 사용하든 동일한 업무가 가능하다는 것은 더 이상 같은 장소에 머물러있을 필요가 없음을 뜻한다. 이것이 많은 관리자나 경영자들에게는 매우 큰 효용이 될 것이다. 다만 노동자의 경우, 자유롭게 장소를 이동하며 근무할 환경이 아직 갖추어지지 않았기 때문에 나중에 혜택을 보는 그룹이 되지 않을까 생각한다.
그 밖의 이슈
(클라우드서버를 제공하는 대규모 데이터센터의 모습)
사실 클라우드가 로컬에 비해 전반적으로 더 우월하고 비용절감적이며 효용이 뛰어나다는 것은 누구나 쉽게 납득할 수 있는 사실이다.
그러나 논쟁적인 이슈는 '보안성'에 대한 것이다. 아직까지는 기업측에서 자신들의 중요한 데이터들을 외부의 데이터센터(클라우드)에 보관하고 싶어하지 않는다. 자료들 자체에 대한 보안성 이슈도 있겠지만, 만일 인터넷이 마비되거나 끊어지는 등의 사고가 발생하면 해당 회사는 업무를 진행할 수 없게 된다. 그래서 중요한 부분은 사내에서 처리하고 기타 전반적인 업무를 클라우드를 통해 해결하는 하이브리드 형태가 종종 사용되곤 한다.
실제로, 2009년 10월에 마이크로소프트의 데이터센터에 문제가 발생하여, 자회사 서비스인 사이드킥과 관련된 자료 중 일부가 '영구소실'되는 사고가 터진다.
지난 8월 13일 경에도 구글데이터센터에 강한 낙뢰가 4번이나 연속하여 내리치는 사고가 발생했고, 불행히도 일부 데이터(1억분의 1)가 '영구소실'되는 사고가 일어난다.
물론 이러한 사고는 손에 꼽을 정도로 낮은 확률로 일어나며 사실상, 문제라고 보기에도 어려울 정도로 기존의 로컬서버 사고에 비하면 매우 경미한 손실이다.
그러나 현실에서는 한해 국내에서만 5200명이 사망한 자동차 사고보다, 14명 가량이 사망한 비행기사고에 더욱 많은 시선이 쏟아지는 법이다. 엄청난 사망자를 배출하는 자동차사고는 뉴스 귀퉁이 자리를 차지하기도 어려우나, 자동차보다 370배나 사망률이 낮은 항공기 사고는 언제나 신문 1면를 차지한다(2011년 통계기준).
로컬서버 사고는 매일 같이 일어나며 회사들은 그에 대해 큰 비용을 지불한다. 그러나 사실상 대형 IT기업의 클라우드서버는 관련사고가 한 두건에 불과함에도, 보안성문제로 엄청난 홍역을 치루곤 한다. 이러한 부분 또한 클라우드 업체들이 넘어야할 산인 것이다.
또한 개인들은 중요한 자료라면 주기적으로 백업을 받아두거나 서로 다른 업체에 동시에 자료를 보관하는 방법으로 이러한 문제에 대처할 수 있다.
(해당 문제에 대해서는 블록체인 기술을 사용한 '파편화-클라우드 기법'을 소개하면서 자세히 다루어볼 예정이다)
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6. 결과고찰
개인적으로 8월 한달간 작업한 물류중개 업체의 경우, 이후 한 달간 꽤 만족할 만한 성과가 있었다.
한 달간 행정 및 부가적 업무에 사용하는 시간이 절반 이하로 대폭 줄었으며, 업무에 치이는 것이 아닌, 업무를 주도하는 것이 가능하게 되었다. 여러가지 차트와 자금흐름을 보며 능동적으로 사업을 주도할 수 있게 되었고 절약한 시간과 자본을 통해 영업에 더욱 많은 투자를 할 수 있게 되었다고 한다.
덕분에 대규모 업체 여러 곳과 협의를 하는 중이며, 그 중 한 곳과는 거래를 트기로 했다는 고무적인 소식이었다.
(무엇보다도 전화가 수시로 오기때문에 항상 대기상태여야 했는데, 클라우드업무환경 덕분에 마음편하게 장소이동을 할 수 있게 되었다는 부분이 인상깊었다.)
물론 모든 ERP설계작업이 종료된 것은 아니다. 부분부분 필요에 따라 수정을 해주어야하고 작업자들에게 사용방법도 주기적으로 교육을 해주어야 하기 때문에 앞으로도 일정 기간은 컨설팅을 계속해주어야 할 것이다. 그럼에도 불구하고 사용자가 만족하고 있고 분명한 성과가 있었기 때문에 매우 만족으러운 작업이었던 것 같다.
현재는 또 다른 업체를 컨설팅하는 즐거운 경험을 하고 있다.
본인이 직접 클라우드를 체험하면서 느낀 것은, 현재 로컬에서 진행되는 대부분의 업무는 클라우드로 옮겨갈 수 있으며, 심지어 ERP시스템 자체도 클라우드에서 구동이 가능하다는 점이다. 이는 엄청난 혁신을 가져올 것이며, 회사 경영의 판도에 큰 영향을 줄 것이다.
특히 프로그램 라이센스, USB, 업무장소, 업무시간, 현재의 ERP업체들, 서버구입, IT부서 등과 관련하여 큰 변화가 일 것이며, 이미 유럽에서는 엄청난 변화가 일고 있다.
특히나 대기업이 아닌, 군소 중소기업의 경우에는 클라우드환경을 구축하는 것이 기업의 경쟁력을 재구성하는데에 큰 역할을 할 수 있을 것이다.
변화는 뒤쳐져서 어쩔 수 없이 따라가는 상황에서는 비용이 될 뿐이지만, 앞서 나간다면 경쟁력이 될 수 있다.
