미국 회사와 Employee Handbook
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종업원 취업규칙(Employee Handbook) 제정의 필요성과 캘리포니아 기준 노동법 중요사항들에 대하여는 아래의 글들에서 간단히 다룬바 있다.
사업체가 성장할수록, 회사가 직원들로부터 무엇을 기대하는지, 그리고 직원들은 회사로부터 무엇을 기대하는지를 서로 명확하게 합의하는 것은 더욱 중요해지는데, 따라서 개인사업자 또는 직계가족끼리 운영하는 소규모 비즈니스가 아니라면 종업원 취업규칙(Employee Handbook) 제정은 꼭 필요하다고 말할 수 있다. 취업규칙이 없다면 직원들은 종종 자신들의 행동이 회사가 기대하는 기준에 만족하는지 또는 불만족하는지 확인하는 것이 어렵고 회사가 제공하는 각종 복지혜택 등에 대하여도 확인하지 못해 회사에 대한 만족감이 극히 낮아질 수 있다.
이번 글에서는 종업원 취업규칙 상에 꼭 포함시키면 좋은 핵심 내용들은 무엇인지 한번 자세히 알아보고자 한다.
1. 행동 강령 (Code of Conduct)
많은 오너들은 행동 강령의 중요성을 간과하곤 한다. 직원들도 으레 오너의 머릿 속에 자연스럽게 설정되어 있는 행동 기준에 맞게 업무를 수행하고 행동할 것을 기대하나 동상이몽일 수 있음을 빨리 깨닫는 것이 중요하다. 특히 미국 현지의 직원들의 경우 한국인들이 통상적으로 생각하는 직업 윤리의식과는 사뭇 다른 사상과 의식을 가지고 있는 직원들이 생각보다 많다는 점도 주의해야 한다.
행동 강령은 직원들이 자신의 행동이 회사가 기대하는 기준에 어긋나는지 여부를 확인하기 위해 제일 먼저 확인하는 내용이 된다. 직원들이 어떤 마음가짐과 자세로 회사의 이익을 위하여 업무를 진행해야 하는지 명확한 가이드라인 역할을 해주어야 하며, 회사 내 전체적인 목표와 윤리의식, 그리고 가치관을 담고 있어야 한다. 포함될 기본적인 사항들로는,
윤리 강령
복장 규정
외모 규정
사업장 안전 수칙
근태 규정
등이 있으며, 만약 행동 강령을 어긴 경우 어떠한 책임과 징계를 받을 수 있는지 여부도 명시되어 있어야 한다.
예를 들면, 어느 직원이 매일 같이 지각을 하거나 근무시간 중 개인적인 용무를 보는 등 근태가 불성실하다면 위 행동 강령에 따라 필요한 징계권을 행사할 수 있어야 한다. 물론 미국의 경우 대부분 언제든지 이유 없이 해고할 수 있는 근로 형태(at-will employment)라 징계나 해고가 자유로운 편이긴 하나, 그렇다고 부당해고에 대한 분쟁이 없는 것은 아니다. 명확한 규정과 그 규정 상에 명확한 징계 요건이 있다면 회사 입장에서는 불성실한 직원에 대한 징계의 정당성을 확보함에 있어 훨씬 도움이 될 것이다.
2. 비차별 / 무관용 정책
오늘날 시대의 화두는 차별적 행위에 대한 무관용 원칙이라 할 수 있는데, 이러한 회사의 정책 역시 취업규칙에 필수적으로 포함되는 항목 중 하나이다. 회사는 사내 구성원간에 차별이나 괴롭힘을 절대 방관하거나 용납하지 않는다는 명확한 메시지를 전달하는 것이 중요하며, 실제로 규정만 두는 것에 불과한 것이 아니라 실제로 차별적 행위가 발생하지 않도록 회사가 자정적인 노력을 기울였음을 보여줄 수 있는 구체적인 실행에 옮기는 것이 중요하다. 실제로 차별적 행위가 있었다면서 회사나 경영진을 상대로 소송을 제기하는 경우가 빈번히 있으며 회사 입장에서는 해당 차별적 행위가 없었음을 입증하기 위해서는 위와 같은 노력들이 있었음이 하나의 방어수단이 될 수 있기 때문이다.
미국에서는 1960년대 이후 인권운동의 영향으로 도입된 연방 및 주의 다양한 차별 방지법들을 준수할 수 있도록 항상 신경을 써야 하며, 특히 다음과 같은 사유로 차별하는 것을 엄격히 금지하고 있다.
나이
인종
종교
임신여부
장애
다만, 명심해야 할 것은 차별이란 것이 어떤 경우에는 의도적이지 않게 발생될 수도 있으며 경우에 따라서는 차별과 공평의 그 경계선이 모호할 수도 있다는 점이다. 다른 직원들이 한 직원의 사내 업무 평가에 대해서 불만을 가지고 있는 경우라면 과연 해당 직원의 상사가 업무 외적인 요인이 적용되어 무의식적으로 특혜를 제공한 것은 아닌지 의심해 볼 필요도 있다.
좋은 관리자란 대개 선천적으로 만들어지는 것이 아니라 후천적인 훈련을 통하여 만들어지는 것이기에, 회사는 언제는 명확하고 엄격한 규칙들을 세우고 이를 직원들에게 확실히 각인되도록 함이 중요하다. 한국에서도 특히 대기업들을 시작으로 직원들에 대한 성차별을 비롯한 비차별에 대한 사내 교육을 의무적으로 받도록 하는 것이 하나의 문화가 되고 있는데 미국에서는 더욱 민감한 이슈일 수 있으므로 신경쓸 필요가 있다.
3. 사내 커뮤니케이션 정책
불과 30~40년 전만 하더라도 거의 모든 직원들은 회사 사무실에 출근하여 사내 전화기, 팩스, 일부의 직원들에게만 회사 컴퓨터 사용이 허락되던 시절이 있었다. 그 당시에는 거의 모든 사내 커뮤니케이션은 사무실 내에서 구두 또는 전화 정도로만 이루어졌기 때문에 특별히 커뮤니케이션 정책이랄 것이 없었을 것이다.
그러나 현재의 기술 및 근무 환경에서는 커뮤니케이션은 그 어느 때보다 중요한 부분이 되었다. 요즘에는 거의 모든 회사가 직원들에게 회사 소유의 컴퓨터, 핸드폰, 태블릿 등 업무용 전자기기를 제공하는데, 회사가 기대하는 적절한 전자기기 사용방식이 무엇인지 주의해야 할 사항 등이 취업규칙에 명시해 두는 것이 좋다. 특히 직원들로 하여금 회사 소유의 전자기기를 사용하여 진행하는 모든 일들은 회사를 대표해서 진행하는 일이라는 것을 명확하게 인지하도록 하는 것이 중요하고 개인적인 용도로 사용해서는 안된다는 점 역시 강조할 필요가 있다.
예를 들어, 회사의 기기를 이용한 음란물 시청, 스토킹 행위, 타 직원에게 공포감을 조성하는 위협성 메시지 및 성적/인종 차별성 발언 등은 해고 사유가 될 수 있도록 하는 것이 바람직하다.
4. 급여, 복지 및 퇴사 정책
직원들의 최대 관심사는 뭐니뭐니해도 급여와 복지 혜택임은 부정할 수 없다. 그런데 인사팀에서 입사하는 직원들마다 매번 회사의 급여나 복지 정책을 설명하는 것은 시간이 지남에 따라 직원들이 쉽게 잊어버릴 가능성도 높을 뿐더러 정책이 바뀔 때마다 전 직원에 대하여 매번 새롭게 안내를 해야한다는 번거로움이 있다.
따라서 일반적으로 취업규칙에는 직원들의 급여 관련 정책이나 휴가 정책, 그리고 회사가 제공하는 각종 복지 혜택 등을 포함해 두는 것이 바람직하다. 그리고 연방법 및 각 주별로 법적으로 준수해야 하는 급여 공제, 야근 수당, 육아휴직 및 병가, 근로자 재해보험, 의료보험, 은퇴연금 등에 대한 정보들이 포함될 수 있고, 회사 정책이 변경될 때마다 바로 업데이트를 해주는 것이 좋다.
그 외에도 직원이 해고나 자발적 퇴직 등으로 퇴사할 경우에 적용되는 내부 정책 등 역시 포함되는 것이 좋은데, 예를 들면, 자발적 퇴사시 사전통지의 최소 기간이라든지 퇴사 시 남은 휴가일수에 대한 보상 여부 등을 들 수 있다. 그 외에도 새로운 직원을 추천(referral)하여 입사한 경우 회사로부터 보상이 있는지 사내 부서 이동 신청이 가능한지 여부 등도 회사의 선택에 따라 자주 포함되는 내용 중 하나라 할 수 있다.
5. 직원의 동의 및 수시 업데이트
그런데 뭐니뭐니 해도 가장 중요한 것은 직원들이 취업규칙을 읽고 확인하고 이해하는 것이 가장 중요하다. 기껏 힘들게 취업규칙을 작성을 해 두었음에도 불구하고 사내 게시판이나 이메일로만 송부된 후 정작 직원들이 이를 확인하였으며 동의한다는 내용이 없는 경우에는, 그 취업규칙의 효력이 부인되는 경우가 발생할 수 있다. 다시 말해, 취업규칙 상의 해고사유를 들어 직원을 해고통지 하였음에도 불구하고 해당 취업규칙에 대하여 직원이 확인하였거나 동의하였다는 증거가 없다면 회사와 직원 간에 유효한 계약이 없었다고 볼 여지가 존재한다는 것이다.
따라서 회사는 모든 직원들에게 작성한 취업규칙을 공개하고 위 취업규칙의 내용을 모두 확인하였으며 동의한다는 내용의 동의서에 사인을 받은 후 각 직원의 인사파일에 보관해두는 것이 바람직다.
상당수의 회사들이 설립 시 작성해둔 취업규칙을 5년, 10년이 경과하였음에도 한 번도 개정하지 않고 그대로 사문화된 상태로 방치하는 경우가 많다. 매년 노동법은 개정이 되기 때문에 적어도 1-2년에 한번씩은 최신의 연방, 각 주, 각 시나 카운티별 법령과 규정 내용들을 확인 후 반영하여 업데이트 하는 것이 필요하다.
또한, 취업규칙이란 문서의 특성상 딱딱하고 재미없는 문서이기 때문에 2, 3장이 넘어가는 순간 모든 직원들이 취업규칙의 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 정독하는 것을 기대하기는 어렵다. 그렇다고 이 많은 내용을 1~2장 안에 정리한다는 것 역시 불가능에 가깝고 취업규칙으로서의 실효성도 거의 없는 문제가 있다.
결국 회사가 할 수 있는 최선이라면, 1) 가급적 어려운 법률 용어 대신에 일반인들도 쉽게 이해하기 쉬운 문장과 구조로 작성을 하되, 2) 통상적인 분량인 30~40페이지를 넘지 않도록 분량을 조절하도록 하며, 3) 특히 강조하고 싶은 중요한 부분에 대하여 하이라이트를 해 두거나, 4) 직원들이 취업규칙의 내용 중 잘 이해가 안가는 부분이 있다면 언제든 연락하여 질문할 수 있는 인사 담당자를 지정해두는 등의 노력을 한다면 좋을 것이다.
