직원들이 욕하는 그룹웨어, 이렇게 개발하면 실패해요
5년차 개발자가 알려주는 현실적인 그룹웨어 구축 방법!
안녕하세요! 개발빔입니다~
회사에서 일하다 보면, 사내 메신저, 전자결재, 근태 관리, 프로젝트 협업 툴 등
필요한 기능이 모두 따로 놀아서 불편했던 경험 한 번쯤은 있을 겁니다.
이 모든 걸 통합해주는 시스템이 바로 그룹웨어(Groupware)입니다.
요즘은 스타트업부터 대기업까지 규모와 상관없이 그룹웨어 구축을 고민합니다.
하지만 막상 구축을 시작하면 "어디서부터 손대야 하지?"라는 고민이 생기고,
제대로 설계하지 않으면 불편한 시스템이 또 하나 생길 뿐입니다.
오늘은 저의 경험을 반영...비롯,.., 그룹웨어 구축 방법과 개발 시 자주 하는 실수를 정리해 보겠습니다.
그룹웨어 구축, 이렇게 시작해야 한다
1. 핵심 기능을 먼저 정의하기
그룹웨어 구축의 첫걸음은 "우리 회사에 꼭 필요한 기능이 뭔가?"를 정하는 겁니다.
결재/승인 프로세스
일정 및 회의 관리
문서 공유
근태 및 급여 관리
이 네 가지가 기본 뼈대입니다.
많은 기업이 한 번에 ERP 연동, 회계, CRM까지 다 넣으려 하지만,
그러다 보면 시스템이 무겁고 복잡해져서 도입 효과를 못 느끼는 경우가 많습니다.
제가 예전에 참여했던 한 프로젝트에서도,
초기에는 '메신저+결재'만 우선 구축했습니다.
직원들이 일상적으로 쓰는 기능부터 자리잡히니,
이후 문서관리나 회계 기능을 붙일 때도 훨씬 자연스럽게 정착할 수 있었습니다.
2. 현업 프로세스를 그대로 녹여내기
개발자는 종종 "이 기능 있으면 편할 것 같은데요?"라며 현업에 없는 흐름을 새로 만들곤 합니다.
문제는 업무는 개발자가 아니라 직원이 한다는 점입니다.
예를 들어 보고서 작성 과정을 본다면
현업에서는 "워드 작성 → 팀장 승인 → 부장 최종결재"의 흐름으로 이어지지만,
개발자가 "양식 입력 → 자동 PDF 변환 → ERP 저장 → 승인 버튼"과 같이 설계하는 경우
현업 프로세스에 맞지 않는 흐름을 가지게 될 수도 있습니다.
겉보기에 멋져 보이지만, 직원 입장에서는 기존보다 더 복잡합니다. 실제로는 현업 흐름을 그대로 디지털화하는 것이 성공 확률을 높입니다.
3. 권한과 보안은 초기에
"일단 기능부터 만들고 권한은 나중에 붙이자." 이건 정말 위험한 생각입니다.
그룹웨어는 부서별, 직급별로 권한이 다르고, 개인정보를 다루는 경우가 많습니다.
초기부터 권한 구조와 로그 관리 체계를 설계해야 나중에 문제가 생기지 않습니다.
특히 ERP와 연동되는 경우에는 회계나 급여 정보 같은 민감한 데이터가 오갑니다.
암호화와 접근 권한을 소홀히 하면, 추후 보안사고로 이어질 수 있습니다!
개발자들이 자주 하는 실수
1. 모든 요구사항을 한 번에 반영하려는 것
"이거 없으면 직원들이 불편하대요."
"경영진이 꼭 넣으라고 합니다."
이렇게 쏟아지는 요구를 다 반영하다 보면, 결국 아무도 만족하지 않는 시스템이 나옵니다.
그룹웨어는 최소 기능으로 빠르게 론칭하고, 피드백을 받아 점진적으로 개선하는 게 정답입니다!
2. UI/UX를 가볍게 보는 것
그룹웨어는 직원들이 매일 접속하는 툴입니다.
버튼 위치가 어색하거나, 승인 절차가 두 번 클릭해야 진행된다면 작은 불편이 매일 쌓입니다.
개발자 입장에서는 사소해 보이는 부분도 사용자 경험에서는 치명적입니다.
3. 유지보수를 고려하지 않는 것
라이브러리를 급하게 가져다 쓰거나,
서버 인프라 비용 계산을 대충 해버리면 나중에 발목이 잡힙니다.
그룹웨어는 단발성 프로젝트가 아니라 장기 운영이 기본이므로,
기술 스택 선택부터 안정성을 고려해야 합니다.
4. 테스트를 소홀히 하는 것
현업 환경에서 실제로 써보면 예상치 못한 버그가 쏟아집니다.
예를 들어 결재 알림이 특정 브라우저에서만 안 온다든가,
모바일 접근 시 데이터가 누락되는 문제가 생깁니다.
"테스트는 나중에 QA에서 하겠지"라는 안일한 태도는 금물입니다!!
그룹웨어 포트폴리오 출처: 똑똑한개발자그룹웨어 우수 사례 예시
그룹웨어가 잘 구축된 좋은 사례를 하나 소개해드리겠습니다.
CS WIND 프로젝트입니다.
이 시스템은 타워 제조 과정에서 발생하는 생산 데이터를 저장하고,
이를 기반으로 보고서 발행까지 자동화하는 흐름을 갖추고 있습니다~
단순히 데이터를 모아두는 수준이 아니라,
실제 업무 단계별 승인, 템플릿 관리, 활용까지 이어지도록 설계된 점이 특징입니다.
저는 이처럼 업무 흐름을 제대로 이해하고,
현장에서 반복되는 과정을 자동화한 부분이
CS WIND 그룹웨어의 큰 장점이라고 생각했습니다!
덕분에 현업 담당자가 매번 수작업으로 작성하던 보고서 업무가 크게 줄어들면서,
효율성도 눈에 띄게 개선되었다고합니다~
이 서비스를 제작한 곳은 똑똑한개발자라는 IT 에이전시인데요,
ERP와 B2B를 비롯한 다양한 시스템 구축 경험이 많은 팀답게
권한 관리, 보안, UI/UX까지 균형 있게 고려한 설계를 보여주었습니다!
그 결과 현장 직원부터 관리자까지 "실제로 편하다"는 피드백을 얻을 수 있었다고 합니다.
(해당 프로젝트 자세한 내용은 홈페이지 포트폴리오에서 볼 수 있습니다!)
그룹웨어 구축 체크리스트!
업무 흐름을 디지털로 옮기는 것일 뿐, 새 업무를 만드는 게 아니다
기능보다 사용자 경험이 우선이다
보안과 권한은 후순위가 아니라 초기 설계 단계다
작게 시작하고 점진적으로 확장한다
그룹웨어는 직원들이 매일 사용하는 핵심 시스템입니다.
제대로 구축되면 업무 흐름이 매끄럽게 이어져 효율이 오르지만, 설계가 잘못되면 불편만 늘어납니다.
그룹웨어의 성공은 화려한 기능이 아니라
업무를 얼마나 단순하고 자연스럽게 지원하느냐에 달려 있습니다.
직원들이 불편 없이 쓸 수 있는 구조가 곧 좋은 시스템의 기준이 됩니다.
내부에서 직접 구축하든 외부 파트너와 함께하든,
어떤 방식을 택하시더라도 오늘 정리한 내용이 좋은 그룹웨어를 만드는 데 도움이 되시길 바랍니다!
읽어주셔서 감사합니다!
개발빔이었습니다~
