회의 목적을 정확히 하자!

지루한 회의 의미 있게 만들기

기발한 회의방법을 찾는 글을 올렸더니 생각보다 궁금해하는 분들이 많다. 그래서 사회운동 노조 등 단체에서 사람들과 회의를 어떻게 하는지 사례를 찾아도 보고 직접 적용한 내용들을 공유하고 싶다. 회의는 늘 재미가 없지만 그래도 의미가 있기 위해서 변화가 필요하다는 생각을 늘 하고 있었다. 그 변화의 과정을 한 번 심심풀이 땅콩 삼아 글로 적어보려 한다. 기발한 회의를 진행하는 단체들을 보면 늘 그랬듯이 부단한 노력과 실패의 과정이 있었다.

10대 후반에 사회운동에 시작하고 수 천 번의 회의에 참가하였다. 그중 내가 직접 회의를 주재한 회의는 수백 건이 된다. 회의를 하는 목적은 단체를 끌고 가기 위해 중요한 결정을 함께 하고, 일을 집행하는 것에 있다. 회의가 순조롭게 끝나는 날도 있지만 치열한 논쟁으로 진흙탕이 되는 경우도 많았다. 어쩔 수 없이 논쟁이 되는 사안에 대해서는 피할 수 없었다. 시간이 걸리더라도 구성원들과 충분히 대화하고 의사결정을 내려야 했다.

논쟁을 하지 않는 경우도 회의가 늘어지는 경우가 많았다. 진행자가 회의 목적을 명확하게 설정하지 못하고 일부 내용에 꽂혀서 일장 연설을 하는 경우 너무 힘들었다. 회의 자료를 통해 논의해야 할 내용이 수두룩 한데 한 두 가지 내용으로 1시간 이상 시간을 써버리면 모두 지친다. 치열한 논쟁을 하는 것도 아니라 시간만 아깝다는 생각을 했었다. 회의가 효율적으로 진행되는 것은 불가능한가 라는 생각이 늘 머릿속을 지배했다. .

지금까지 실패한 회의를 살펴보니 주로 목적이 불분명했다. 회의를 통해서 구성원들에게 전달해야 할 정보와 의사결정할 내용을 명확히 해야 하는데 그렇지 못했다. 원인은 목적을 정해야 한다고 알고 있지만 구체적인 방법을 알지 못했다.

좀 찾아보니 회의 목적을 세 가지로 나눠야 한다고 한다. 첫 번째는 정보전달, 두 번째는 의사결정, 세 번째는 아이디어 회의 및 토론이다. 보통 회의는 세 가지가 혼재되는데 중요한 것을 우선순위로 둘 필요가 있다. 예를 들면 간단한 의사결정이 중요한 회의라면 아이디어 회의나 토론은 별도의 시간을 편성하는 방법이다. 아이디어 회의와 토론은 예상보다 시간이 늘어지는 경우가 많아 따로 하는 게 좋다.

하지만 말이 쉽지 이 방법을 지키는 게 어렵다. 진행자가 정보전달 위주로 회의를 주재해도 토론을 하기 위해 치고 들어오는 사람들이 많다. 잘 끊고 애초 목표로 했던 정보던달에 충실해야 하는데 현실에는 어려움이 많다. 어려움에 대해서도 회의 주재자들이 모여서 하루 종일 떠들어도 모자랄 정도일 거다.

그럼에도 우리는 더 나은 회의를 해야 한다. 혼자서 세상을 바꿀 수 없듯이 혼자서 모든 일을 해낼 수 없다. 협업을 하기 위해서는 회의를 잘해야 한다. 앞으로 부딪쳐 가면서 더 나은 회의 방법에 대한 고민을 녹여보겠다. 좋은 팁은 언제나 환영!