기획안은 왜 쓰는 것일까?

원활한 결재를 위한 타산지석 5_마지막 이야기

안녕하세요 김팀입니다.

오늘은 그동안 줄기차게도(?) 써왔던 원활한 결재를 위한 타산지석 5의 마지막 이야기입니다.

사실 이번 이야기는 결재뿐만 아니라 모든 문서에 해당되는 이야기라고 할 수 있겠습니다. 문서의 목적에 대한 이야기죠.

아무리 좋은 문서, 멋진 기획안이라도 목적이 없다면 그냥 멋진 문서로만 끝나게 됩니다. 그래서 이번 글에서 이 얘기를 해보고자 합니다.

5. 나보고 어쩌라고? (그래서 뭐가 좋아지는데?)

멋진 기획안을 만들었습니다. 혹은 멋진 문서를 만들었습니다. 결재도 잘 받은 것 같고, 분위기도 괜찮습니다. 하지만 막바지에 상사(중역)는 한마디를 하죠.

"그래서? 이거 하면 뭐가 좋아지는데?"

갑자기 말문이 턱 막힙니다. 이 기획안은 분명히 자기가 하라고 시켜서 한 건데... 혹은 너무나도 당연한 거 아냐?라고 생각이 들기 때문입니다. 이거 실행하면 분명히 좋잖아?...

너무나 당연한거 아냐? 그런데 왜 묻지?

뭘 바라는 걸까? 궁금합니다.

사실 이 문제는 이렇게 예를 들면 편합니다.

좋은 표현이 많군요^^

직원 복지를 위한 기획안을 작성하였습니다. 그리고 이런 내용들로 문서를 작성하였죠? 충분하다고 느끼시나요?

위의 예시와 뭐가 다른가요?

지금은 어떻습니까? 비슷한 것 같지만, 계량화하였다는 점이 차이점 이겠죠?

앞서도 많이 언급하였지만, 그분들은 매우 바쁘십니다. 우리 입장에서는 너무도 당연한 것들도 그분들에게는 아닙니다. 그분들이 처리하는 문서와 정보의 양은 우리보다는 훨씬 많으니까요?

그분들의 사고를 단순하고 명확하게 하기 위한 가장 좋은 방법은 계량화입니다. 물론 추정이기 때문에 정확한 숫자를 산출하기는 어렵겠죠? 하지만, 나름의 논리를 세워서 추정한 숫자는 설득력이 매우 강하기 마련입니다.

이 기획안을 실행하면 이런 효과를 가져온다. 이는 이런 숫자로 나타낼 수 있다. 명확하지요?

회사의 모든 일은 목적이 있습니다. 그리고 그 목적은 숫자로 나타낼 수 있습니다. 그러한 것을 숫자로 명확하게 보여주는 것만큼 확실한 것도 없을 것입니다.

그분들은 이말씀을 하시고 싶은 겁니다^^

별거 아니지만, 분명히 큰 효과가 있을 것입니다.

지금까지 원활한 결재를 위한 다섯 가지 이야기를 해 보았습니다. 정말 소소하고, 별거 아닌 이야기들이지만 문서작성 시에 조금만 생각해 본다면, 전보다 훨씬 좋은 문서를 작성하 실수 있을 거라고 생각합니다.

그럼, 마무리를 해보겠습니다.

다섯가지로 정리해보았습니다.

1, 기승전결 구조보다는 단도직입적으로 결론을 먼저 말씀해 주세요.

2. 중요한 핵심만. 잔가지는 나중에 가져가세요.

3. 육하원칙에 시간과 비용도 추가해 주세요.

4. 언제나 원가절감을 위한 다른 방법도 생각하세요.

5. 이 문서가 목적하는 바를 시각화(계량화)해서 보여주세요.

지금까지 사소한 저의 이야기를 읽어주셔서 감사합니다. 나름 시리즈물이 되었네요. 5편이니 ^^

다시 좋은 이야기로 찾아뵙겠습니다.

감사합니다.