ep.01 OneNote로 문서파일 쌈박하게 관리하기
최군의 오피스 브리핑
누구나 쉽게 문서를 제작해서 저장하고, 저장된 문서를 다시 편집하거나 쉽게 공유할 수 있는 시대에 살고 있다 보니 편리하고 좋은 점이 많습니다. 하지만 우리가 실제로 업무현장이나 교실에서 마주하게 되는 문서 파일은 너무도 다양하고 그 양도 어마어마합니다.
큰 맘먹고 정리해보려고 해도 폴더 속에 폴더만 계속해서 만들다가 정리를 포기하거나, 정리를 잘 했다고 생각하고 며칠이 지나면 분류기준을 잊어버리고 찾고자 하는 문서를 찾지 못해서 난처한 경우에 처하는 경우가 다반사입니다.
문서 파일의 효율적인 관리는 시간을 절약하고 생산성을 높여줍니다
이번 회에서는 "OneNote(원노트)"를 활용한 문서관리 방법을 소개해 드리고자 합니다.
원노트는 Microsoft에서 출시한 메모의 작성 및 공유를 위한 프로그램으로 오피스 제품군의 하나이지만 단독으로 무료 사용이 가능한 제품입니다. Windows, MacOS 뿐만 아니라 모바일용 iOS와 Android에서도 사용이 가능합니다.
※ 원노트는 데스크탑 및 모바일 모두에서 무료로 다운로드 및 사용이 가능합니다.
1. 원노트로 출력
원노트가 설치되어 있다면 프린터 목록 중에서 "Send To OneNote"를 찾을 수 있습니다.
이 기능은 “인쇄 미리보기”늘 했을 때와 유사하게 원노트에 페이지로 인쇄됩니다.
다른 프로그램에서 쉽고 빠르게 원노트로 인쇄할 수 있고, 생성된 페이지는 원본과 연결되지 않은 사본입니다.
2. 파일 인쇄물 삽입
(삽입 탭 - 파일 그룹 - 파일 인쇄물)
이 기능이 문서 파일의 효율적 관리를 위해 추천드리는 핵심적인 기능입니다.
이 기능은 “원노트로 출력”과 유사하지만, '원본 파일이 삽입된다'라는 점에서 큰 차이가 있습니다.
즉, 파일이 페이지로 인쇄됨과 동시에 원본 파일이 첨부됨으로써 일반적으로는 읽기용으로 내용만 보다가, 필요할 때에는 원본 파일을 실행시킬 수 있습니다. 파일을 실행시키면 해당 파일 형식의 기본 프로그램이 실행되면서 파일이 열립니다.
원노트에 파일 인쇄물을 삽입했다면 저장되었던 파일은 삭제해도 좋습니다. 필요하다면 원노트에서 실행할 수 있기 때문입니다. 이 기능은 거래처별 문서관리, 조직 구성원의 인사기록 관리 또는 과목별 강의노트의 관리 등에 효율적으로 관리할 수 있습니다.
그리고 다음과 같은 강력한 기능이 핵심적인 장점입니다.
Cloud
데스크톱, 랩탑, 스마트폰 등 어떤 디바이스에서도 삽입해 놓은 문서를 볼 수 있고, 웹 버전이 있기 때문에 프로그램 설치 없이도 언제 어디서든 확인할 수 있습니다.
필기
삽입된 문서에 메모 또는 하이라이트 처리를 하거나, 다른 문서 또는 동영상의 추가가 매우 간편합니다. 특히, 터치펜을 사용할 수 있는 디바이스라면 종이문서에 필기하는 것과 같은 직관적인 메모가 가능합니다.
검색
인쇄물로 삽입된 거의 모든 문서는 그 내용이 검색됩니다.
대용량 또는 다수의 문서라도 순식간에 찾고자 하는 내용을 찾을 수 있습니다.
정보의 관리는 매우 중요하고, 기술이 필요합니다.
문서 파일의 관리 도구로써 Microsoft OneNote를 적극 추천드립니다.
본 에피소드는 Office Tutor TV (http://officetutor.tv) 에서 무료로 동영상 컨텐츠로 제공되고 있습니다.
(Office Tutor TV는 (주)오피스튜터의 오피스 관련 전문 온라인 교육과정을 YouTube에서 시청할 수 있는 유료채널로써, '최군의 오피스 브리핑'은 무료로 시청하실 수 있습니다)
https://www.youtube.com/watch?v=Q2VOIqRO3fI&list=PLabon-9whAlgNE_E3LfJtwULCMfSFyKtN
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