엑셀보다 시스템, 시스템보다 프로세스

정확한 프로세스가 설계되지 않았다면 시스템(솔루션, 프로그램)을 도입 또는 변경하지 않아야 한다. 

시스템은 현실 세계에서 사람이 하는 일을 처리하기 위한 도구이다. 인공지능을 비롯한 다양한 기술이 연구되고 발전하고 있지만, 현실에서 프로세스가 정립되지 않은 업무를 알아서 정확하게 처리해줄 수 있는 시스템은 아직 없다.

여기서 프로세스는 개인과 팀이 주어진 일을 처리하기 위한 업무 절차를 의미한다. 프로세스가 효율적이고 견고할 때 비로소 그 조직은 비로소 체계적이라고 평가 받을 수 있다.

'체계가 없다' 라는 평가는 크게 두 가지 상태일 때 받을 수 있다.

1) 조직을 이루는 팀들의 목표와 기능이 불분명할 때

2) 개인 또는 팀의 일 처리 방식이 비효율적이고 정보가 집중되지 못할 때

상품을 구매하거나 제품을 생산해서 입고 처리한다. 주문을 받아서 판매하고 판매된 물건을 출고하고 판매 내역을 분석해서 영업전략과 구매 또는 생산계획을 수립한다. 그리고 그 계획에 따라 구매하고 생산해서 입고하고 판매해서 출고하고 분석한다. 이 과정에서 생산되는 모든 정보는 단일의 시스템에서 관리되고, 구성원들은 정확하게 정해진 규칙대로 일해야 한다.

프로세스를 설계할 때는 가능한 많은 이해관계자를 개입시켜서 충분히 깊고 넓게 검토해야 한다. 회사에서 거의 모든 일은 연결되어 있기 때문이다. 이 과정은 어렵고 힘들다. 저마다의 이익과 손해가 있기 때문이다.

그래서 목표를 분명히 하고 지속적으로 상기시켜야 한다. 프로세스의 설계는 비용을 감소시키고 이익을 증가시키기 위해서 효율성과 정확성을 높이기 위한 과정이지 어떤 팀이나 개인의 야근을 줄이기 위한 절차가 아니다.

엑셀을 비롯한 스프레드 시트 프로그램이나 노션, 슬랙 등의 협업 도구는 매력적인 기능을 갖고 있는 훌륭한 도구이지만 그 자체로 시스템이라고 부를 만큼의 수준을 기대해서는 안된다. 기업의 복잡한 활동에서 생성되는 다양한 데이터를 정확하게 집중해서 관리할 수 없고, 조직 구성원 개개인의 도구 다루는 능력의 차이에 따라 전체 체계가 좌지우지 될 수 있는 위험에 고스란히 노출되어 있기 때문이다. 엑셀과 노션은 최소한의 범위와 용도로 사용하고 고도화된 솔루션을 도입해야 한다. 

회사 규모 또는 거래량이 작아서 도입을 고려하지 않거나 미룰 수 있다. 틀린 말은 아니지만 맞는 말도 아니다. 3명이 근무하든, 3만명이 근무하든 회사는 회사다. 비용과 지출을 줄이고 매출과 수익을 늘려야 한다. 그렇기 위해서는 정확한 프로세스로 일을 하고 발생된 정보를 체계적으로 집중하고 이를 분석해서 필요한 의사결정을 적시에 해야 한다. 시스템은 변경보다 도입이 쉽다. 

최적의 프로세스와 조직을 설계하고, 설계된 프로세스를 실행할 수 있는 최적의 시스템을 구축해야 한다.