보고의 정석

언제까지 보고서 빠꾸를 당할 것인가...

왜 세상에는 이렇게 많은 보고서가 필요한가?

직장생활에서 빠질 수 없는 것 중 하나가 보고서 작성이다.

그냥 말로 하면 될 것 같은 것들도 문서로 작성해서 남겨지고,

작성도 헛투루 작성하면 다시 빠구를 먹는 그것.

그렇다면 보고서는 어떻게 작성을 해야하는가?

나는 대체로 6가지 원칙을 생각하면서 보고서를 작성한다.

1. 이 보고는 왜 하는거야? - 목적을 명확히

나는 직장에서 커뮤니케이션은 크게 두가지 중 하나라고 생각을 한다.

1) 정보 또는 현상의 전달

2) 상대방에서 나의 생각이나 주장을 설득하는 것. 설득에는 영업부터 자랑질, 정치질 모든 것이 포함되어있다.

목적을 정하면, 거기에 맞춰 내용도 구성도 달라진다.

정보 전달이 중요하다면, 상대방이 궁금해하는 내용, 새로운 내용, 수정이 필요한 내용들 위주로 정리가 된다.

설득은 다른 영역이다. 상대방의 생각을 바꾸는 것이기 때문에 이를 뒷받침할 수 있는 근거와 예시는 물론이고 설득을 위한 감성적 영역, 반문이 나왔을 때 이를 대응할 수 있는 내용도 준비되어야 한다.

목적이 명확해 졌다면

North Star로 무엇을 전달 or 설득할지 한문장으로 정리할 수 있도록 한다.

2. 그래서 결론이 뭐야? - 모든 보고는 결론부터

보고는 기승전결이 아니라 그냥 결론부터이다.

내가 왜 이 문서를 읽는 수고를 들여야 하는지 알려줘야 상대방은 읽기 시작한다.

결론 - 근거 - 세부내용 순으로 정리하되

필요하지만 꼭 본문에 들어가지 않아도 되는 세부내용은 별첨으로 정리한다 .

3. 간결함과 명확함 - 보고서는 소설이 아니다

모든 보고서는 최대한 간결하게 쓴다.

간결함이란 내용을 뭉뚱그려 대충, 러프하게 쓴다는 뜻이 아니다.

내용을 가장 정확하게 표현하되 알맹이만 남겨 전달한다는 의미이다.

따라서 내용의 정확성을 위해 6하원칙을 기본으로 주어와 서술어, 목적어를 명확히 정리하고,

어휘도 해당 내용을 가장 잘 표현할 수 있는 단어를 활용하는 것이 도움이 된다.

반면, 수식어 등 불필요한 내용은 최대한 지양한다.

4. 데이터와 사례

보고서 내용의 설득력을 위해 데이터와 사례를 함께 보여주는 것은 꼭 필요하다.

단순히 "매출이 큰 폭 성장하였음" 보다는, "매출이 전년 동기 대비 30% 성장하였으며, 이는 벤치마크 15% 성장률을 약 2배 상회하는 수치임"이라고 하면, 얼마나 성장했는지 그 성장폭이 어떤 의미가 있는지 이해하기 쉽다.

수치화가 어려운 경우에는 실제 사례를 활용하면 좋다.

5. 시각적 툴을 활용해라

많은 경우 긴 텍스트로 이어진 글보다

하나의 표, 그래프를 활용하는 것이 직관적으로 이해하는데 더 도움이 된다.

특히, 수치를 표현하는 경우나 구조화 해서 현상을 설명하는 경우 활용하는 것을 추천한다.

예1) 매출 트렌드 보고 시 분기별 매출을 그래프로 보여주기

예2) A사와 B사를 비교하는 경우, 표를 활용해 항목별 차이나 공통점을 설명

6. 가장 중요한 것 - Know Your Audience

모든 성공적인 커뮤니케이션은 발신하고자 하는 내용이 수신자에게 정확히 전달되었는가이다.

그러기 위해서는 상대방을 잘 알고, 이에 맞춰 전달하는 것이 중요하다.

상대방이 궁금해하는 내용을 먼저 작성한다거나,

잘 모를 법한 내용에 대해서는 보다 구체적으로 기술 (또는 별첨 첨부),

상대방이 가장 의구심을 갖고 있는 포인트를 해소하는 것이 목적을 달성하는데 중요하다.

또한, 상대방이 선호하는 스타일 (보고서의 구성, 선호하는 도표/그래프 스타일) 그리고 불편해하는 요소 (한자/영어 활용 등)도 고려하는 것은 "잘 전달"하는데 도움이 된다.