불확실성의 세계에서 살아남기, Ad hoc 작업

계획에 없던 작업이 찾아올 때

계획에 없던 일이 생겼을 때, 진정한 프로젝트 관리 능력을 알 수 있습니다.

프로젝트 관리에서 “Ad hoc task”는 정규 프로젝트 계획서에 포함되지 않은, 즉 예기치 않게 발생한 임시 작업을 말합니다. 이러한 작업은 종종 예상치 못한 상황이나 요구로 인해 발생하며, 기존의 작업 스케줄이나 자원 할당에 영향을 줄 수 있습니다.

Ad hoc은 "특정 목적을 위해"라는 뜻으로, 라틴어에서 유래된 말인데요. 프로젝트 관리나 다른 여러 분야에서 사용됩니다. Ad hoc을 번역하면 임시, 일회성, 전용이라고 할 수 있는데 뉘앙스를 충분히 살리기 위해 번역하지 않고, 그냥 애드혹이라고 말하는 경우가 많습니다.

Ad hoc은 특히 조직이나 기업에서 예기치 않은 문제에 직면했을 때, 그 순간에만 필요한 대응 방안을 뜻하는 말로 사용됩니다. 예를 들어, 회사에서 갑작스러운 기술적 문제가 발생했을 때, 그 문제를 해결하기 위해 마련한 임시 조치를 Ad hoc 조치라고 부르죠.

프로젝트 관리에서 Ad hoc 작업의 특징은 크게 3가지로 정리해 볼 수 있습니다.

1. 예측 불가능성: Ad hoc 작업은 정기적으로 일어나지 않고, 예기치 않게 발생합니다.

2. 긴급성: 프로젝트의 주요 활동과 관련이 없더라도, Ad hoc 작업은 종종 높은 우선순위를 가집니다.

3. 일회성: 일반적으로 한 번만 수행되며, 반복되지 않습니다.

Ad hoc 작업의 몇 가지 예시를 살펴보면 다음과 같습니다.

긴급한 버그 수정: 소프트웨어 개발 프로젝트에서 발견된 긴급한 버그를 수정하기 위해 임시로 개발팀이 모여 문제를 진단하고 해결합니다.

고객의 요청에 대한 신속한 대응: 고객이 제품에 추가 기능을 요청하는 경우, 이를 빠르게 구현하여 고객 만족도를 높이기 위해 팀이 임시로 역량을 집중합니다.

필요한 자료의 긴급한 수집: 프로젝트를 진행하면서 예상치 못한 자료의 필요성이 드러났을 때, 자료 수집을 위해 임시로 작업을 진행합니다.

아이디어의 빠른 실행: 회의 도중 나온 새로운 아이디어나 제안을 바로 실험해 보기 위해 즉각적으로 작업을 진행합니다.

컴플라이언스 변경에 따른 조치: 법규 변경이나 새로운 규제 요구사항이 발표되었을 때, 이를 준수하기 위해 관련 내용을 긴급히 재검토하고 반영합니다.

경쟁사의 신제품 출시에 대한 대응: 경쟁사가 시장에 새로운 제품을 출시했을 때, 제품 개발이나 마케팅 전략을 조정할 필요가 있습니다.

팀 내 문제 해결: 프로젝트 팀 내 의사소통 문제나 협력 부족이 프로젝트 진행에 영향을 미치는 경우, 중요한 인력 변동이 발생하거나 팀원의 역할을 재조정해야 하는 일이 생겼을 때, 프로젝트 매니저는 이를 해결하기 위한 특별한 조치를 취해야 합니다.

Ad hoc 작업을 효과적으로 관리하기 위해서는 효율성과 유연성을 유지하면서, 다음과 같은 일들을 올바르게 처리해 프로젝트의 전반적인 목표와 일정에 영향을 최소화하는 것이 중요합니다.

우선순위 결정

모든 Ad hoc 작업이 동일한 중요도를 가지는 것은 아닙니다. 프로젝트 매니저는 각 작업의 긴급성과 중요성을 평가하여 우선순위를 지정해야 합니다. 이는 자원을 효율적으로 배분하고, 중요한 작업에 집중하기 위해서 꼭 필요한 일입니다.

자원 할당

Ad hoc 작업에 필요한 자원(인력, 시간, 예산)을 적절히 할당해야 합니다. 특히, 이러한 작업들이 기존의 프로젝트 일정에 부정적인 영향을 미치지 않도록 조심스럽게 계획하고 조정해야 합니다.

의사소통 강화

Ad hoc 작업은 종종 빠른 결정과 실행을 요구하기 때문에, 팀원들과의 원활한 커뮤니케이션이 필수적입니다. 프로젝트 매니저는 모든 관련자가 최신 상태의 정보를 가지고 있도록 투명하게 소통해야 합니다.

문서화

임시 작업이라 할지라도, 모든 결정과 변경 사항을 문서화하는 것이 중요합니다. 이는 나중에 발생할 수 있는 오해를 방지하고, 프로젝트의 추적성을 보장합니다.

피드백과 리뷰

Ad hoc 작업이 완료된 후에는 작업의 결과와 과정을 검토하여 개선할 부분이 있는지 확인해야 합니다. 또한 이러한 작업들이 프로젝트 전반에 미친 영향을 평가하고, 향후 비슷한 상황에서 더 나은 대응을 위한 교훈을 도출해야 합니다.

Ad hoc 작업이 불가피한 상황에서, 프로젝트 매니저는 프로젝트 계획에 이를 잘 통합하고 조정할 수 있는 역량을 갖추고 있어야 합니다. Ad hoc 작업을 잘 관리한다는 것은, 곧 팀이 불확실성과 돌발 상황에 잘 대처한다는 뜻이며, 이는 프로젝트를 성공으로 이끄는 데 있어서 중요한 요소입니다.

만약 Ad hoc 작업이 반복적으로 발생한다면, 그 원인을 분석하여 장기적인 해결책을 모색하는 것이 중요합니다. 그래야 프로젝트의 효율성을 높이고 미래의 유사한 상황에 더 잘 대비할 수 있습니다.

개인의 경우에도 Ad hoc 작업을 잘 관리하는(=우선순위를 잘 파악하고 자원을 적절히 할당하는) 것이 몹시 중요합니다. 이를 통해 중요한 업무에 집중할 수 있는 능력을 키우고, 개인의 업무 성과를 극대화하고, 전반적인 직무 만족도를 높일 수 있습니다. 이런 역량은 스트레스 감소에도 크게 기여하며, 장기적으로는 업무와 개인 생활의 균형을 잘 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

프로젝트 관리의 미학은
예기치 못한 상황에 대처하는 순발력과 유연성에 있습니다.