우리를 쉽게 연결해주는 협업 툴, Flow
회사에서 일만 잘하면 될 줄 알았는데 막상 수많은 난관이 우리를 기다리고 있습니다. 정신없이 불려 다니다 보면 지시받은 일을 까먹기 일쑤고, 다른 사람에게 부탁한 일은 꽤 오랜 시간이 지났는데도 응답이 오지 않습니다. 갑자기 문제가 생기면 메일과 형상관리 서버를 뒤져가면서 원인을 찾느라 많은 시간을 낭비하기도 합니다. 이럴 때마다 항상 드는 생각이 있습니다.
정리 좀 해놓을 걸.
매번 같은 포인트에서 실수하네.
왜 항상 이러는 걸까?
특히 이런 건 회사에서 누구도 알려주지 않죠. 그저 각자만의 익숙한 방법으로 문제를 줄여나갈 뿐입니다. 하지만 해결할 방법이 없는 건 아닙니다.
1. 지시받은 일을 까먹는다 → 할 일 리스트 만들기
2. 다른 사람에게 위임한 일 → 마감일 설정, 중간 점검, 진행상황 공유
3. 문제 발생 시 → 업무 히스토리 상세 기록 및 공유
1번은 혼자서만 잘하면 됩니다. 할 일이 발생할 때마다 회사에서 지급받은 다이어리나 Wunderlist와 같은 할 일 관리 앱에다 바로 적어두는 거죠. 조금 여유가 생기면 할 일 리스트를 확인하고 하나씩 지워가는 겁니다. 그러면 아무리 바쁘더라도 일을 놓치는 일은 현저하게 감소합니다.
하지만 2, 3번은 다른 사람이 개입되어 있으므로 혼자 잘한다고 해결될 문제가 아닙니다. 2번 같은 경우 잘못되면 내가 피해를 보고 3번은 같은 프로젝트를 하고 있는 사람들끼리 문제를 해결하기 전에 서로 잘잘못을 가리다가 얼굴을 붉힐 수도 있습니다.
우리는 그래서 카카오톡과 같은 메신저나 메일을 통해 문서, 자료 등을 주고받고 있습니다. 익숙한 방식이지만 이 방식이 편한 사람은 얼마나 될까요? 카카오톡은 개인용에 초점이 맞춰져 있습니다. 그래서 업무적으로 연락이 오면 좋아할 사람이 없죠. 간혹 친구한테 보낸다는 게 회사 사람들에게 메시지를 보내는 실수가 생기기도 하죠. (사생활은 철저히 분리되어야 한다고 생각하는 1人입니다.) 메일도 주고받기는 편하지만 나중에 자료를 찾아야 하거나 업무 히스토리를 파악하는 데는 적합하지 않습니다.
slack의 화면그래서 카카오톡과 메일의 이런 불편함을 줄여주는 Slack과 같은 협업 툴이 엄청난 인기를 끌게 되죠. 카카오톡처럼 메신저 기능도 있을뿐더러, 업무 히스토리도 관리하기 수월해졌습니다. 그러나 Slack은 한글이 지원되지 않고 사용법이 꽤 까다롭습니다. 기능도 많고 좋은 건 알겠지만 누구나 손쉽게 사용할 수 없는 단점이 있어 우리를 쉽게 연결해주지 못합니다.
Slack보다 쉬운 협업 툴 flow
슬랙(slack)은 연동할 수 있는 도구가 참 많습니다. 클라우드 서비스부터 캘린더 등 몰라서 못 쓸 정도로 수많은 연동 앱들이 있죠. 다만 선택할 수 있는 자유가 많은 만큼 처음 쓰는 입장에서는 어떤 걸 써야 하는지 고민하게 됩니다. 또한 한글이 지원되지 않아 영어가 익숙하지 않은 분들에게는 큰 걸림돌입니다.
슬랙과 비슷한 업무용 협업 툴 플로우(flow)는 슬랙(Slack)에 비해 기능이 제한적입니다. 슬랙은 업무관리 및 일정 공유를 위해서는 별도의 툴을 도입해서 함께 사용해야 하는 반면 플로우는 자체적으로 업무 관리 및 일정 공유가 됩니다.
flow를 처음 봤을 때는 할 일 관리 앱 Wunderlist와 프로젝트 관리 도구인 Meistertask와 UI가 비슷해서 유럽 쪽에서 만든 건가? 싶었는데 검색해보니 국내 스타트업 기업인 마드라스 체크에서 만들어서 사실 조금 놀랬습니다.
프로젝트 보드
첫 화면에 등장하는 보드 기반의 프로젝트간편한 업무용 협업 툴을 지향하는 만큼 flow의 기능은 굉장히 단순하면서 강력합니다. 프로젝트를 생성하거나 기존 프로젝트에서 초대를 받으면 본인이 속한 보드 기반의 프로젝트들이 등장합니다. 각 프로젝트들의 색상을 변경할 수 있으나 프로젝트 이미지를 넣을 수 없는 건 다소 아쉽습니다.
우리를 손쉽게 연결해주는 모아보기 기능
flow에서 프로젝트 보드 왼쪽에 있는 탭에 있는 '모아보기' 기능을 활용해보니 정말 편합니다. 업무, 일정, 파일을 모아볼 수 있고 누군가 나를 지정(@)했거나 내가 쓴 글 또는 담아두기를 누른 게시물을 한 번에 모아볼 수 있습니다.
프로젝트에서는 위와 같이 글, 업무, 일정, 할 일에 대해서 게시물을 쓸 수 있습니다. 글 같은 경우는 파일을 첨부할 때 Google Drive와 Dropbox가 지원이 됩니다. (아직 Onedrive는 지원이 되지 않아 조금 아쉽습니다.)
'글'이 관리자들이 주로 공지를 위해서 쓰는 공지용이나 간단한 업무 내용을 주고받는 목적이라면 '업무'는 좀 더 상세하게 옵션을 정할 수 있습니다.
1. 업무명
2. 업무 상황(요청/진행/피드백/완료/보류)
3. 담당자 설정
4. 시작일/마감일 설정
5. 진행률
6. 우선순위 선택
프로젝트 관리자가 담당자를 지정해서 시작일과 마감일, 우선순위를 지정해서 요청을 하게 되면 전달받은 담당자는 진행상황에 따라 '진행'으로 바꾸고 일이 마무리되면 완료를 지정할 수 있습니다. 다른 사람의 도움이 필요할 때는 댓글에서 @이름을 활용해서 담당자를 지정하여 해당 업무 상황에 대한 내용을 주고받을 수 있습니다.
일정과 할 일은 간단합니다. 일정을 설정하면 모아보기 기능에 있는 전체 일정에서 월간으로 일정을 확인할 수 있고, 할 일은 체크박스를 통해 할 일에 대한 관리가 수월해집니다.
특히 모아보기에서 전체 일정은 굉장히 유용합니다. 시작일이나 마감일이 지정된 게시물의 일정이 고스란히 일정으로 넘어오는데, 업무 진행상황(요청/진행/피드백/완료/보류)도 다른 일정들과 함께 확인이 가능합니다. 모바일에서도 꽤 직관적입니다.
그리고 각 일정들은 모바일에서 캘린더에 저장 버튼을 이용해서 본인이 쓰고 있는 캘린더로 일정을 가져올 수 있습니다.
일 자체를 잘하는 것도 중요하지만, 그 일을 하는 방식도 매우 중요하다고 생각합니다. 같은 일을 하더라도 방식에 따라 엄청난 생산성의 차이가 발생할 수 있기 때문인데요. 쓸데없이 하루 20~30분씩 메일 쓰는 데에 시간을 낭비하기보다 slack이나 flow와 같은 업무용 협업 툴을 이용해서 업무를 처리해보는 건 어떨까요? 우리를 좀 더 손쉽게 연결해줄 것입니다.
