08. 공감을 얻고 인정 받으려면 이것을 기억하라.
<30일 완성 스피치 스킬>
회사생활을 잘하려면 두 가지를 잘하라고 한다. 그것은 바로 인사와 대답이다. 업무를 잘하는 것도 중요하지만 실제로 눈에 보이는 것 또한 중요하다는 것이다. 한마디로 일이 조금 부족하더라도 미워할 수 없는 사람이 되라는 것이다.
현대 사회에서의 발표 능력은 절대적이다. 비단 일을 잘하는 것만이 중요한 것이 아니다. 프로젝트의 방향 등을 브리핑하는 능력도 굉장히 중요하다.
브리핑만 잘해도 반 이상은 성공이다.
첫째, 브리핑할 때 먼저 설명할 내용의 전체구조, 각 내용 간의 상호관계, 이유와 근거 등을 확실히 알고 이를 쉽게 설명할 수 있어야 한다. 그리고 상대방의 이해도에 맞춰 이야기를 전개해야 한다. 따라서 상대방에게 예비지식이 있는지를 파악한 다음, 이야기를 하는 것이 좋다. 또한 사례를 들거나 비교를 통해 장점과 특징을 부각하면 이해도가 높아진다.
둘째, 대화의 주도권을 잡기 위해서는 쉬지 않고 떠드는 것이 아니라 자신이 한 말로 상대방의 행동을 끌어낼 수 있어야 한다. 이를 위해 상대방의 반응에 따라 말의 양을 조절하며 적당한 때에 끊고 말하는 것이 효과적이다. 말의 리듬과 호흡이 살아남과 동시에 듣는 사람에게도 당신이 무슨 말을 했는지 생각할 기회를 주게 되므로 좋은 결과를 얻을 수 있다.
셋째, 주제를 확실하게 정하고 단순하고 짧게 표현할 수 있도록 준비한다. 지루한 브리핑은 듣는 사람의 집중도가 떨어져 결과적으로도 좋지 않다. 서론을 줄이고 자료는 간단히 정리하고 언어는 정확하게 써야 하는 것이 포인트다.
그리고 정확한 단어의 선택도 중요하다. 추상적인 단어는 듣는 사람에 따라 해석의 차이가 있으므로 왜곡될 수 있다. 그렇기 때문에 분명한 의미를 지닌 것이어야 한다.
회의를 올바르게 운영하기 위해서는 다음의 세 가지를 명심해야 한다.
첫째, 나의 생각과 인격이 존중받기를 원한다면 우선 다른 사람의 생각과 인격을 존중해야 한다.
둘째, 다수결의 원칙이 지켜지는 가운데 소수의 의견도 존중되어야 한다. 어떤 문제가 결정되기 전까지는 반대했더라도 일단 다수결로 확정되면 이에 승복하는 자세가 개인과 사회를 위해 필요하다.
셋째, 대화나 토론과 설득을 통한 타협이 필요하다. 우리는 의견차이를 좁히는 데 있어서 대화나 토론과 설득의 기술이 부족하여 분열되는 경우가 흔히 있다. 상대방의 입장에서 이해하는 자세를 가지고 대화나, 토론, 그리고 설득의 기술을 발휘하여 민주적으로 해결하도록 힘써야 한다.
보고할 때 유용한 커뮤니케이션 스킬-EOB 법칙
전달하고자 하는 내용에 대하여 가장 적절한 예화를 바탕으로 먼저 이야기를 시작한다. 그리고 전개한 이야기를 바탕으로 핵심을 간략히 정리한 후, 마지막에 이야기가 주는 이익이 무엇인지를 말하면서 마무리한다.
E-Example(예화), 70~80%
O-Outline(핵심정리), 10~15%
B-Benefit(이익)으로 5~10%
Example - 예화나 사건을 예로 든다.
서두 부분에 주제에 맞는 예화나 실제로 일어난 사건을 이야기의 소재로 삼는다. 여기서는 당신이 실제 경험한 경험담이나 주위에서 일어난 실화 등을 바탕으로 한 생동감 있는 화제가 좋다. 특히, 청중이 들어서 대단히 흥미를 끌 수 있는 이야기이거나 좀 더 충격적인 이야기 등이면 금상첨화다. 그러나 예화나 사건은 반드시 본문의 내용과 연관 또는 암시가 담겨진 이야기이어야 한다. 참고로 예화에 대한 비중은 전체 이야기의 70~80% 정도가 무방하다.
Outline - 요점이나 핵심을 정리한다.
다음은 진행한 예화를 바탕으로 이야기의 요점이나 핵심이 무엇인지 간략하게 정리하면서 언급한다. 물론 여기에 많은 시간을 할애할 필요 없다. 단지 청중의 이해를 돕기 위해 결론에 앞서 핵심을 정리해주는 차원 정도로 전체 이야기의 약 10~15%를 이용하면 된다.
Benefit-이익이나 전달하고자 하는 메시지를 이끌어낸다.
마지막 결론 부분에는 이야기가 시사하는 바가 무엇인지, 즉 어떤 이점이나 이익을 내포하고 있는가에 초점을 맞추는 결론을 이끌어내는 것이 가장 중요하다. 결론 부분에서 걸리는 시간은 전체의 5~10% 정도로, 핵심적으로 전달하고자 하는 바를 간략히 끝맺음해줌으로써 깨끗하고 깔끔한 이미지를 청중에게 주는 것이 좋다.
예시)
example
스마일 회사는 최근 직원들의 단합을 위한 워크샵을 물 좋고 공기 맑은 경기도 가평으로 다녀왔다. 워크샵에서는 다음 달 출시 될 신제품에 대한 발표 및 세미나를 진행했고, 족구대회와 바비큐파티, 물놀이 등으로 시간을 채웠다.
돌아오는 월요일에는 워크샵에 대한 평가와 보고회의 시간이 있을 예정인데, 직원들이 평소와는 다르게 보고서를 미리 준비하는 등 적극적인 자세로 회사 일에 임하는 모습을 보였다.
outline
회사에서 치러지는 업무가 꼭 회사 내에서만 이뤄지지 않아도 되며, 직원들의 사기진작과 복지혜택을 위한 시간을 가짐으로써 훨씬 효과적인 업무능력으로 이어질 수 있다.
benefit
눈에 보이는 결과만을 추구하지 않고, 나무보다는 숲을 볼 수 있는 혜안을 가짐으로써 회사 내에서 상사와 직원 간의 소통이 원활하게 이루어지고, 업무성과도 보다 향상된 회사가 되기를 기대해본다.
