01. 영어 이메일, 어떻게 쓸지 모르겠다면 ‘이렇게’

<해외영업 11년차가 알려주는 영어 이메일 상황별 패턴100>

영어 이메일, 어떻게 쓸지 엄두가 안 난다면
모든 국가에 통용되는 기본 포맷부터 익히자!

유명 작가의 글을 베껴 쓰며 글쓰기 실력을 익히듯, 모범 이메일 문장을 복사해 내게 필요한 부분만 바꿔 쓰면 영어 이메일을 처음 접하는 신입사원도 그럴싸한 영어 이메일을 보낼 수 있다. 영어 이메일 쓰기에 필요한 능력은 뛰어난 토익 점수나 유창한 말하기 실력이 아니다. 우선 국가와 문화를 초월해 통용되는 영어 이메일 기본 포맷을 익힌 다음, 비즈니스 상황에 맞는 문장을 구사하면 된다. 다시 말해 현업에 필요한 영어를 익히는 게 무엇보다 중요하다.


메시지를 제외한 나머지 부분은 거의 동일하다.

비즈니스 이메일의 형식은 크게 제목, 도입, 본문, 맺음으로 구성된다. 제목란은 대개 상단에 별도의 칸으로 분리되어 있으며, 그 아래에 있는 메일의 ‘바디(Body)’라고 불리는 부분에 도입, 본문, 맺음의 내용을 적는다.

이것이 비즈니스에 가장 적합한 구성으로, ‘표준 양식’이라 할 수 있다. 이런 포맷을 사용하면 국가와 문화에 상관없이 대부분의 비즈니스 상황에서 예의에 어긋나지 않고 메시지를 전달할 수 있다.

비즈니스 이메일에서 가장 핵심적인 부분은 메시지다. 메시지, 즉 하고 싶은 말은 상황과 용건에 따라 매번 바뀔 수밖에 없다. 하지만 나머지 부분은 그렇지 않다. 수신인 이름을 제외한다면, 인사말과 결구, 서명 등은 비슷하다.

이처럼 메일의 구조는 중요한 메시지 부분과 형식적으로 필요한 부분으로 나눌 수 있다. 여기서 습관처럼 반복되는 형식적으로 필요한 부분에 대해서는 절대 부담을 가질 필요가 없다. 내 상황에 맞는 문장 몇 개만 외워놓고 되풀이해서 사용하면 된다. ‘이메일’이라는 형식을 갖추기 위한 필요부분일 뿐, 비즈니스의 목적인 메시지 전달에 큰 영향을 주지는 않기 때문이다.

그렇다고 형식적인 부분이 전혀 불필요한 것은 아니다. 이메일의 원형이 편지이듯이, 아주 오랫동안 편지의 형식이 합의되고 정형화되었기 때문에, 편지라는 커뮤니케이션을 완성하기 위해서는 형식이 필요하다. 그래서 이메일의 표준 양식에서는 완전한 형식을 갖추기를 추천하고 있다.

<이메일의 구조-표준 양식: 대부분의 비즈니스 관계>

때로는 도입부나 맺음말을 생략한 간략 양식을 쓴다.

그런데 매번 이처럼 모든 요소를 갖춘 ‘표준 양식’이 필요한 것은 아니다. 교류 빈도가 높고 친분이 쌓인 비즈니스 관계, 또는 사내 조직 내에서는 불필요하거나 거추장스러울 수도 있다. 이런 경우에는 도입이나 맺음 부분을 생략한 간략 양식을 활용할 수 있다. 메일에서 가장 중요한 부분은 결국 메시지이다. 내가 전할 말이 있어서 메일을 쓰는 것이니까.

메시지가 준비되었다면 간단하게 제목을 달아주기만 해도 그걸로 충분할 때도 있다. 바쁘게 돌아가는 비즈니스에서 시간 낭비 없이 신속하게 일하는 유용한 방법이다. 실제로 상당수의 메일이 메시지만 담아 교환되고 있다.

어차피 메일 수신처를 보면 수신자가 누구인지는 알 수 있고, 또 함께 일하는 팀원이라면 누구에게 보내는 메일인지 굳이 콕 집어 말해주지 않아도 ‘이건 나한테 하는 말이구나, 이건 내가 할 일이구나’ 하며 자연스레 알 수 있다.

<이메일의 구조-간략 양식: 격식이 불필요한 관계>