03. 첫인상을 좌우하는 소개 메일
<해외영업 11년차가 알려주는 영어 이메일 상황별 패턴100>
비즈니스를 하다 보면 끊임없이 새로운 사람들을 만나게 된다. 상대에게 나의 존재를 잘 알리는 것이 관계 맺음의 시작이고, 첫인상은 앞으로의 관계를 결정하는 데 중요한 영향을 미치므로 본인과 회사를 소개하는 일에 신경을 쓸 수밖에 없다.
물론 제대로 격식과 형식을 갖춘 소개는 프로필 또는 제안서, 오프라인 프레젠테이션을 통해 주로 이루어진다. 하지만 이메일을 주고받는 와중에도 짧게나마 자신과 회사를 소개하는 경우도 많으므로 업무에 도움이 되는 소개 방법 역시 알아둘 필요가 있다. 이성에게 자신의 매력을 어필하는 소개팅이 아니므로, 비즈니스에서는 ‘what’이 가장 중요하다는 사실을 기억하자.
자기소개하기
자기소개를 하라고 하면 열에 아홉은 ‘Let me introduce~’로 시작할 것이다. 하지만 비즈니스 메일에서 자기소개를 할 때는 입사 면접처럼 자신의 경력을 늘어놓을 필요가 없다. 업무적으로 처음 알게 되어 연락하는 경우이므로 자신이 어떤 일을 하고 있고, 왜 연락하게 되었는지를 간단히 알리면 충분하다.
* 직책이 아니라 직무를 소개하라.
자기소개를 할 때 우리나라 사람들은 거의 대부분 이름 뒤에 직급이나 직책을 붙이는데, 외국 기업과의 커뮤니케이션에서는 회사의 대표적인 위치에 있지 않다면 직무로 자신을 소개하기를 추천한다. 상대방은 당신의 직책을 불러주지 않는다.
I’m Minho Kim, Manager of HA Division, Sam Electronics. (×)
I’m Minho Kim, Overseas marketing at HA Division, Sam Electronics. (○)
소개하는 순서는 이름, 직무, 부서, 회사 순으로 우리말과 반대로 생각하면 쉽게 이해할 수 있다.
* 내가 하는 업무가 중요하다.
상대에게 중요한 관심사는 당신의 나이가 몇이고 어느 학교 출신인지가 아니다. 어떤 일을 하고 있기에 나한테 이런 메일을 쓰는지, 내가 과연 이 사람을 믿고 일해도 될지 등이 중요하다. 특히 처음 연락을 하는 사람에게는 나를 믿어도 된다는 신뢰를 심어줄 필요가 있다.
~를 담당합니다 be responsible for / in charge of
어떤 업무나 책임을 가지고 있는지를 설명하는 문장이다. ‘담당자’를 가리키기 위해 사용하는 대표적인 패턴인데, 처음 자기소개를 할 때뿐 아니라 회사 내의 구성원이나 조직의 역할을 설명할 때 사용하는 하는 패턴이다. 회사 생활할 때 한 번쯤은 사용하게 되는 문장이므로 꼭 익혀두자.
<패턴 연습>
I am responsible for new product marketing. (저는 신제품 마케팅을 담당합니다.)
I am responsible for business development in Eastern Europe. (저는 동유럽 사업 개발을 담당합니다.)
Jaehyun is in charge of customer claims. (재현 씨는 고객 클레임 담당입니다.)
★ TIP | 자신을 가장 간략히 소개하는 한 줄
자기소개는 이름과 역할 또는 수신인과의 관계에 대해 간단히 알려주는 정도면 충분하다.
I am Mihyun Choi, the supervisor of this project. (저는 이번 프로젝트의 관리자인 최미현입니다.)
회사 소개하기
업무를 하다 보면 정식 제안서를 통해 회사에 대해 상세하고 방대한 소개를 하는 것보다 메일상에서 간단하게 소개해야 하는 경우가 더 많다. 이때는 회사와 관련된 중요한 정보를 요약적으로 전달해야 한다.
* 무엇을 하는 회사인지 소개하는 것이 가장 중요하다.
우리 회사의 장점이 무엇이고 경험이 얼마나 많은지도 중요하지만, 상대의 관심을 끌려면 우리 회사의 정체가 무엇인지 명확히 밝혀야 한다. 다음과 같이 업종을 먼저 밝힌 다음 전문 분야로 좁혀서 차별화시킨다.
We are a furniture manufacturer. We specialize in the design of restaurant kitchen.
* 메일을 보내게 된 경로를 분명히 밝힌다.
낯선 메일 주소는 스팸으로 의심받을 가능성이 높다. 누군가의 소개로 알게 되었다면 소개해준 사람의 이름을 밝혀야 한다. 만일 인터넷에서 검색해 일면식 없이 연락해야 하는 상황이라면 솔직하게 인터넷에서 알게 되었다고 밝히는 것도 괜찮다. 이도저도 아니고 대뜸 ‘우리 회사를 소개하고 싶습니다.’라고 하면 어지간히 궁한 회사가 아니라면 그 메일은 휴지통으로 직행한다.
* 상대가 얻을 수 있는 이점을 제안한다.
회사를 소개하는 것은 비즈니스 기회를 얻고 싶다는 제안이다. 따라서 내가 무엇을 줄 수 있느냐보다 상대가 무엇을 얻을 수 있느냐가 더 중요하다. 상대의 관점에서 무엇을 알고 싶어 할지 생각해보라.
~를 전문으로 합니다 specialize in
전문성이 없어 차별화되지 않는 회사를 소개하는 일은 실패할 수밖에 없다. 만약 회사의 전문성이나 강점이 모호하다면 메일을 보내기에 앞서 이를 정의하는 작업부터 먼저 하기를 추천한다.
<패턴 연습>
We specialize in producing high-tech electronic devices.
(우리는 첨단 전자기기 생산을 전문으로 하고 있습니다.)
My company is specialize in online marketing from SNS to e-commerce.
(우리 회사는 SNS에서 이커머스에 이르는 온라인 마케팅에 특화되어 있습니다.)
<관련 표현>
Our focus is business development in the emerging market.
(우리의 중점 사업은 성장 시장에서 사업개발입니다.)
Our is specialty olar panel production.
(우리의 전문 분야는 태양광 패널 생산입니다.)
