10. 영어 이메일 잘 쓰는 사람들의 6가지 스킬
<해외영업 11년차가 알려주는 영어 이메일 상황별 패턴100>
영어 이메일을 잘 쓰는 사람들은 작은 부분도 놓치지 않고 잘 활용해 큰 차이를 만들어낸다. 이들은 과연 어떤 스킬을 가지고 있는지 살펴보자. 의사소통을 더 정확히 하고, 외국어로서 구사하는 영어의 수준을 올려 비즈니스의 신뢰도를 높일 수 있을 것이다.
1. 용건만 간단히 눈에 들어오게 쓴다.
비즈니스 이메일은 실용성을 최우선으로 둔다. 우리가 흔히 정중하다고 생각하는 미사여구 가득한 표현들은 거의 쓰지 않는다. ‘연락을 드리게 되어 무한한 영광으로 생각합니다. 귀사의 번영을 기원합니다. 다음이 아니오라’와 같은 문장을 친절하게 쓰고 있을 시간도 없고, 메일 받는 사람도 이런 문장을 불편하게 여긴다. 다음 4가지 사항을 지켜 간단하고 짧게 쓰는 습관을 들이자.
① 목적부터 밝힌다.
쌓여 있는 메일을 처리하려고 마음먹고 하나씩 읽기 시작하는데, 어떤 메일은 한참을 읽어야 보낸 사람의 목적이 무엇인지 알 수 있다. 읽는 사람을 전혀 배려하지 않은 메일이다. 메일을 보내는 ‘목적’이 무엇인지, 즉 요청인지 질문인지 그냥 참고만 하라는 것인지부터 명확히 밝히자.
② 문장을 짧게 쓴다.
콤마를 쓰고 싶은 충동이 들 때마다 과감하게 마침표를 쓰고 엔터를 치자. 그러면 문장이 한결 짧아지고 군더더기 표현이 줄어들 것이다. 짧은 문장이 이해도가 높다.
③ 줄바꿈하는 습관을 들인다.
메일을 쓰기 시작해서 마지막 결구인 ‘Regards’가 나올 때까지 줄을 바꾸지 않고, 다시 말해 엔터키를 사용하지 않는 사람들이 있다. PC 모니터 왼쪽 끝에서 오른쪽 끝까지 눈이 따라가기도 쉽지 않지만, 스마트폰에서 메일을 확인하는 경우 손가락을 좌우로 바쁘게 움직여야 할 수도 있어 매우 불편하다.
④ 절(節)을 구(句) 형태로 대체할 수 있도록 노력한다.
주어와 서술어를 포함하는 절 형태의 긴 문장도 노력에 따라 심플하게 압축할 수 있다. 다음과 같이 구 형태로 표현하면 문장이 짧고 간결해진다.
I hope to receive a reply to my question. (제 질문에 답변해주시기 바랍니다.)
→ Please reply to my question.
2. 정중함을 잃지 않는다.
미사여구를 쓰지 않는다고 해서 정중함을 표현하지 못하는 것은 아니다. 그보다 어떤 단어를 선택하느냐가 정중함을 가르는 더 중요한 기준이 된다.
① 명령형은 절대 금물이다.
내가 상사라고 하더라도 부하 직원에게 명령형으로 ‘Finish this work by today’라고 쓰면 곤란하다. 외국인일수록 권위적인 지시에 더욱 거부감을 느끼기 마련이다. must, have to, should 등의 단어 역시 상대방에게 강압적인 느낌을 주므로 쓰지 않는 것이 좋다.
② Please를 아끼지 않는다.
Please는 자주 사용해도 괜찮다. 문장 앞이나 뒤 어디에나 위치할 수 있는데, 정중한 부탁과 요청의 뉘앙스를 가진다. 또한 문장을 짧게 만드는 장점을 가지고 있다. 단, 미국인 친구의 말에 따르면, 부정적인 메시지에서는 please가 압박 또는 조롱의 의미가 될 수도 있다고 하니 주의해서 사용하자.
3. 능동태가 효율적이다.
흔히 나(I)를 기준으로 문장을 서술하다가 수동태를 사용하는 경향이 있는데, 대부분의 경우 능동태를 사용하는 것이 문장을 더 정확하고 짧게 만든다. 단, 좋지 않은 내용을 말할 때 수동태를 쓰면 대상자(주어)를 감출 수 있어 커뮤니케이션이 부드러워진다.
* You made a mistake on the last article. (지난 논문에서 당신이 실수를 했습니다.)
→ A mistake was made on the last article. (지난 논문에서 실수가 있었습니다.)
4. 병렬형 구조에서 나열되는 단어의 품사나 구절의 형태를 맞춘다.
‘Fruits : Apple, Banana, Mango’와 같이 간단한 문장을 쓸 때는 문법적으로 거의 틀리지 않지만, 길고 복잡한 문장에서 여러 요소를 열거할 경우에는 간혹 품사를 틀리거나 성격이 다른 단어들을 이어놓는 경우가 있다.
1) Time : 2PM, October 10
2) Place : Ritz Carlton hotel
3) Who : VIP customers
* 이 경우 3)의 Who를 Time, Place와 같은 일반명사로 맞춘다. Who → Participant
5. 수신자의 이해도를 고려한다.
메일을 여러 사람이 수신하는 경우 최대한 많은 사람이 이해할 수 있도록 수신자들의 이해도를 고려할 필요가 있다. 오랫동안 함께 일해왔던 A와 드문드문 연락하는 사이인 B에게 같이 메일을 쓴다고 가정해보자. 짧고 간단하게 상황 설명 없이 메일을 쓰더라도 A는 금방 이해하겠지만, B는 이해하지 못할 확률이 높다. 이럴 때는 B의 수준에 맞추어 이메일을 쓰는 것이 맞다.
또 두 사람이 서로 친한 사이여서 캐주얼하게 메일을 주고받았더라도, 상황이 바뀌어 친하지 않은 사람을 포함한 여러 사람에게 메일을 써야 할 때는 예의를 갖출 필요가 있다.
이미 오랜 비즈니스 관계가 있어 친한 사이라 하더라도, 상사나 유관 부서의 다른 사람이 메일 수신처에 추가된다면 비즈니스 메일의 예의를 갖추어야 한다. 격의 없는 메일을 접하게 될 때, 아무리 내가 수신인이 아닌 참조인이라 할지라도 불쾌함을 느끼는 사람들이 상당히 많다.
6. 수신자가 추가되면 별도로 알려준다.
한 번 이상 메일을 회신 또는 재전송하는 일이 반복되는 과정에서 수신자가 추가되거나 생략되기도 하는데, 이처럼 변경이 있는 경우 메일 본문에 별도로 알려주어야 상대방이 실수하지 않는다.
C은행과 업무 메일을 주고받았을 때의 일이다. 은행의 담당자는 내부 직원과 클라이언트인 나를 참조로 지정하면서 메일 본문 최상단을 ‘Clients included’라고 시작했다. 외부인, 특히 클라이언트가 수신처에 있으니 답변할 때 주의해달라는 알림을 메일 수신자인 동료 직원들에게 알린 것이다.
메일의 끝도 아닌 처음에 별도 알림을 줄 만큼, 메일을 쓸 때 수신자를 지정하는 문제는 커뮤니케이션의 효과 차원에서는 물론, 보안 차원에서 특히 중요하다.
