03. 중요한 것vs 급한 것, 우선순위를 정하는 원칙
<하버드 첫 강의 시간관리 수업>
성공한 관리자들은 시간관리를 효과적으로 하기 위해서 실제로 시간을 어디에 사용하고 있는지 확실히 파악해야 한다는 걸 안다.
-피터 드러커(Peter F．Drucker)
미국의 대형 철강기업 베들레헴은 회사 사정이 매우 좋지 않았던 적이 있었다. 그때 찰스 슈왑 회장은 전문가에게 자문을 구했다. 전문가는 회사의 실적을 50% 이상 높일 수 있는 방법이 있다고 말했다. 슈왑 회장은 “회사가 필요한 건 지식이 아니라 더 많은 실행력입니다. 어떠한 일을 해야 하는지는 우리 스스로도 잘 알고 있어요. 우리에게 더 나은 계획 실행 방법을 알려준다면 합리적인 범위 내에서 당신이 요구하는 금액으로 사례하겠습니다.”라고 말했다.
전문가는 회장에게 백지 한 장을 주며 말했다. “내일 당신이 해야 할 가장 중요한 일 6가지를 적어보세요.”
회장은 전문가가 말한 대로 했다. “당신과 회사에 중요한 순서대로 당신이 적은 일에 번호를 매긴 다음 종이를 주머니에 넣으세요. 내일 아침에 가장 먼저 해야 할 일은 종이를 꺼내 첫 번째 항목의 업무를 끝마치는 겁니다. 같은 방법으로 퇴근 전까지 두 번째 업무부터 마지막 업무까지 차례대로 진행하세요. 하루 종일 첫 번째 업무밖에 못 끝냈다고 걱정하지 마세요. 첫 번째 업무는 당신이 해야 할 가장 중요한 업무니까요.”
전문가의 말이 조금 석연치 않았지만 슈왑 회장은 일단 해보겠다는 의미로 고개를 끄덕였다. 전문가는 다시 한 번 말했다.
“매일 같은 방법으로 해야 합니다. 이 방법에 대해 확신이 생기면, 직원들에게도 똑같이 하도록 하세요. 이 실험은 당신이 하고 싶은 만큼 하면 됩니다. 당신이 가치가 있다고 생각되는 만큼 제게 수표를 보내주세요.”
한 달 뒤, 슈왑 회장은 전문가에게 2만 5천 달러의 수표와 한 통의 편지를 보냈다. 편지에는 “내 인생에서 가장 가치 있는 수업이었소.”라는 내용이 적혀 있었다. 5년 후, 아는 사람이 거의 없었던 작은 철강회사는 세계 최대 규모의 철강기업으로 성장했다. 여기에 전문가가 제안한 방법이 가장 큰 기여를 한 셈이다.
대부분의 사람은 중요한 순서가 아니라 하고 싶은 일이나 쉬운 일을 우선적으로 처리한다. 중요한 순서대로 일을 처리하면 시간효율을 더 높일 수 있다.
성과를 얻고 싶다면 현재 가장 중요하고 급한 일은 무엇인지, 또한 다음에 해도 되는 일은 무엇인지 스스로에게 물어라. 충분히 파악한 다음에 가장 중요한 일을 먼저 끝마친다. 업무의 중요도에 따라 일을 처리한다. 가장 중요한 일을 제일 먼저 끝마친다. 일의 중요도에 따라 우선순위를 파악하고, 다음 순서에 처리해야 하는 일은 급한 업무지만 중요성의 여부도 함께 고려해야 한다.
업무일정표를 가져와 “해당업무가 당신의 인생목표 혹은 단기 목표를 이루는 데 도움이 되는가?”라는 질문을 하면서 항목별로 점검한다. 그렇다고 생각하는 업무에 표시하고 우선순위에 따라 번호를 매긴다. 급한 정도와 시간효율도 함께 고려한다. 예를 들어 당신이 병에 걸렸다면 병원에 가는 것이 가장 중요하다. 이때 열심히 일을 한다면 얻는 것보다 잃는 것이 더 많아질 것이다. 또 다른 예로 지금 쇼핑을 가고 싶은데 상사가 시킨 업무가 있다. 그렇다면 고민할 것도 없이 업무를 끝마친 다음 쇼핑을 가야 한다. 업무는 중요하고 급하지만, 쇼핑은 급하지도 중요하지도 않은 일이기 때문이다.
시간효율은 일종의 평가 방법이다. 어떤 업무가 다른 업무보다 중요하지 않고 급하지도 않지만, 해당 업무를 제대로 수행하면 더 큰 이익을 얻게 되고 시간도 오래 걸리지 않는다면, 우선적으로 그 업무를 끝마치는 게 좋다. 예를 들어 오늘 가장 중요한 업무가 상사에게 제출할 보고서를 입안하는 것이다. 그런데 해당 업무를 끝마치려면 몇 시간이 소요된다. 당신이 해야 할 또 다른 업무 중에 다른 사람이 처리할 수 있는 게 있다면, 보고서를 작성하기 전에 몇 분을 투자해 그 업무들을 다른 사람에게 넘겨라. 그럼 더 많은 시간 동안 중요한 보고서를 작성하는 데 집중할 수 있다.
당신이 정한 우선순위 번호에 따라 항목들을 배열하고, 중요하지 않은 업무도 우선순위에 따라 배열해서 업무를 처리한다. 업무효율이 상당히 높아질 것이다.
하버드 시간관리 비법
우리가 매일 처리해야 하는 일들을 ‘중요하고 급하게 처리해야 하는 일, 중요하지만 급하지는 않은 일, 급하지만 중요하지 않은 일, 급하지도 중요하지도 않은 일’로 나눌 수 있다.
1. 중요하고 급하게 처리해야 하는 일
가장 중요하면서 우선적으로 처리해야 하는 일이다. 당신의 사업이나 목표를 성공으로 이끌 수 있는 업무이거나, 당신의 생활과 밀접하게 관련이 있어서 다른 업무보다 우선적으로 처리해야 하는 업무다. 해당업무들을 우선적으로 해결해야 다음 업무를 순조롭게 진행할 수 있다.
2. 중요하지만 급하지는 않은 일
우리가 적극적이고 자발적으로 처리해야 하는 일이다. 여기에 해당하는 업무처리를 잘하느냐의 여부로 그 사람의 사업 목표와 진행과정에서의 판단 능력을 확인할 수 있다.
3. 급하지만 중요하지 않은 일
일상생활에서 흔히 볼 수 있는 일이다. 자고 싶은데 친구가 술 마시러 가자고 전화를 걸어온 경우, 이를 거절할 만한 충분한 이유가 없다. 다음날 머리가 띵하고 하루 종일 정신이 없어서 도서관에 가서 책을 보려던 계획을 취소해야 한다. 다른 사람의 일에 이끌려 당신이 중요하다고 생각한 일을 수행하지 않았기 때문이다. 중요하지 않은 일에 제대로 대처하지 못하면 당신은 자율성을 잃게 될 것이다.
4. 급하지도 중요하지도 않은 일
이러한 일들이 일상생활에 자주 발생한다. 어느 정도 가치가 있다고 해도 통제하지 못하고 여기에 빠진다면 당신은 소중한 시간을 낭비한다.
실제 생활에서 이 네 가지 단계로 나누어 일을 처리한다면, 시간을 충분히 이용하고 업무효율도 높아질 것이다.
