검토요청 받았을 때의 업무처리방법
변호사 마케팅 역량강화
모든 의뢰인은 급하다. 오늘 일을 맡기면서 당장 내일 오전까지 의견을 받았으면 한다고 한다. 어느 변호사라도 이런 경우라면 부담이 되고 짜증도 날 것이다.
하지만 입장을 바꿔 생각해보자.
차가 갑자기 고장이 났다. A 카센터에 갔더니 3일 뒤에 오라고 한다. 답답하고 짜증이 난다. 반면 B 카센터는 야간작업을 해서라도 내일 오전까지 차를 고쳐주겠다고 한다. 이런 B 카센터의 대응에 고객은 당연히 감동하지 않겠는가.
비즈니스에서는 완벽보다는 ‘제시간(on time)’이 중요할 때가 많다. 사실 타이밍 그 자체가 완벽의 중요한 구성요소이기도 하다. 시간을 맞추면 앉아서 가든 서서 가든 버스에 탈 수 있지만, 시간을 놓치면 걸어가야 하기 때문이다.
변호사가 의뢰인으로부터 검토 요청을 받을 때 어떻게 처리해야 퀄리티(Quality)와 스피드(Speed), 그리고 고객감동을 다 만족시킬 수 있을까? 다음 4가지를 활용해 보기를 권한다.
(1) 기일(Due Date) 명확하게 정하기
“언제까지 답변을 드려야 하나요? / 언제까지 보고를 하셔야 하나요?”
의뢰인이야 ‘ASAP(빠르면 빠를수록 좋아요)’라고 말하겠지만 그래도 명확한 날짜와 시간을 정해두는 것이 서로 예측가능성을 높인다는 점에서 바람직하다. 마감일이 막연히 ASAP로만 되어 있으면 오히려 일이 늘어진다.
(2) 지금까지의 결과 받기
“현재까지 회사 내부적으로 검토된 의견은 어떤가요? 아무래도 시간절약을 위해서는 기존 검토의견을 참고하는 것이 효율적일 것 같습니다.”
통상 의뢰인은 자기 수준에서 고민을 하다 하다 답을 찾지 못해 비용을 들이면서까지 외부 변호사에게 질문을 하게 된다. 따라서 의뢰인은 이미 기존에 검토한 내용을 갖고 있다. 이를 확보하도록 하라. 이는 리서치 과정에서의 불필요한 노력을 줄이기 위함임과 동시에, 나보다 훨씬 연구가 많이 된 의뢰인의 정보를 적절히 활용할 수 있는 좋은 접근이다.
(3) 원하는 검토의견서 형태를 물어 보기
“제대로 된 보고서를 원하십니까, 아니면 이메일로 간략한 의견을 보내드려도 될까요?”
리서치 못지않게 그 결과물을 작성하는 것도 ‘일’이다. 사전에 양해를 구한다면 간략한 결과만을 보고할 수 있다. 하지만 충분히 시간적인 여유가 있을 때는 권위의 법칙을 고려할 때 제대로 된 형태의 보고서(검토서)를 제시하는 것이 바람직하다.
(4) 다른 곳에 검토를 맡겼는지 파악하기
“다른 곳에도 복수로 의견을 물어 보고 계신가요?”
의뢰인이 다른 대안(代案)을 갖고 있는지 파악할 필요가 있다. 가능하면 그 대안이 무엇인지도 알아내면 좋다. 그 대안이 무엇인가에 따라 제안의 수준이 달라질 수 있기 때문이다.
