퍼실리테이션 - 회의와 프로젝트에서 질문과 토론으로 리드하는 기술
회의를 주도하는 리더가 참가자들이 적극적으로 참여하여 의견이나 아이디어를 말하도록 만들고, 도출된 생각이나 아이디어들을 지렛대로 삼아 더욱 좋은 아이디어로 발전시키려면 회의를 촉진하는 퍼실리테이션 스킬을 효과적으로 사용해야 한다.
우선적으로 퍼실리테이터로서 바람직한 역할이 무엇인지 알아보고, 파 실리 테이터로서 해야 할 것과 하지 말 것을 살펴보자.
퍼실리테이터의 역할
∙ 프리미팅에서 스폰서의 역할에 대해 교육하거나 유의할 사항을 알려 준다.
∙ 스폰서가 주제를 정하고 팀원을 선발할 때, 추진 팀과 함께 조언해 주는 역할을 한다.
∙ 팀 리더로 선정된 사람들을 대상으로 타운미팅 진행 방법과 도구 사용법에 대한 특별 교육(스킬이나 팀 위주로)을 실시한다.
∙ 타운미팅 세션을 시작하면서 팀원 전체를 대상으로 타운미팅의 방법과 도구 사용법에 대한 교육을 진행한다.
∙ 팀 토론에서 자연스럽고 부드러운 분위기를 조성한다.
∙ 팀원들 간의 갈등이나 대립을 미연에 방지하고, 발생했을 때는 효과적으로 해결해 주어야 한다.
∙ 팀 리더를 도와주면서 긴밀하게 커뮤니케이션을 한다.
∙ 팀 리더나 팀원들의 행동이나 발언을 직접적으로 절대로 비판하거나 무시하면 안 된다.
∙ 아이디어가 고갈되거나 새로운 아이디어가 나오지 않는 상태에서 벗어나기 위해서는 적절한 질문을 하거나 잠시 휴식을 갖도록 조언한다.
∙ 문제 해결이나 의사 결정에 쓰이는 도구들의 사용법을 알려 준다.
∙ 주어진 시간 관리에 신경을 쓴다.
∙ 의사 결정을 할 때, 팀원들이 항상 주제를 염두에 두도록 상기시킨다.
∙ 최종적으로 프레젠테이션 자료를 만들고 나서 발표자를 선정하여 발표 연습을 할 때 개선점에 대해 피드백을 주고 지원한다.
∙ 스폰서를 대상으로 타운홀미팅을 진행하는 사회자의 역할을 맡는다.
회의를 리딩 하면서 필요한 스킬과 지양해야 할 스킬을 정리하면 다음과 같다.
회의에서 취해야 할 행동 (지향할 행동)
∙ 관심사와 문제점을 표면화시킨다.
∙ 모든 사람이 토의에 적극 참여하도록 돕는다.
∙ 적극적 자세로 경청하고 시선 처리를 효과적으로 한다.
∙ 적절한 보디랭귀지와 목소리의 높낮이, 속도, 완급을 조절한다.
∙ 쟁점이나 논점을 풀어 설명하고 요약해 준다.
∙ 핵심 사항에 대한 메모를 하고, 시기적절하게 설명하고 정리해 준다.
∙ 미팅 진행 속도와 시간 관리를 효과적으로 한다.
∙ 능숙하게 갈등을 조정, 관리한다.
∙ 문제 해결 프로세스에 초점을 맞춘다.
∙ 건방지거나 위협적이지 않으면서 권위를 유지하고 미팅을 관리한다.
∙ 말하는 내용뿐만 아니라 그 이면의 생각과 감정을 파악한다.
∙ 참가자들의 언어적, 비언어적 표현을 제대로 감지할 수 있다.
∙ 생각과 아이디어를 분명하고 간략하게 나타낼 수 있다.
회의에서 피해야 할 행동 (지양할 행동)
∙ 참가자의 관심사를 검토하지 않는다.
∙ 경청하지 않는다.
∙ 중요 사항에 대한 메모를 소홀히 한다.
∙ 갈등이 자주 표면화 되게 만들고, 이것을 효과적으로 관리하지 않는다.
∙ 리더 자신이 미팅의 중심인물이 되려 한다.
∙ 소극적이고 방어적이다.
∙ 개인적인 감정을 다루어 분위기를 망친다.
∙ 부정적이거나 소수 사람들이 미팅 진행을 장악하도록 허용한다.
∙ 논의가 핵심에서 벗어나도록 방관한다.
∙ 중단시켜야 할 시점을 알지 못한다.
지향해야 할 행동과 지양해야 할 행동을 정확히 구분하여 적절한 조치를 취하는 것은 말처럼 쉽지 않다. 회의를 주도하는 리더로서 이것을 제대로 하려면 수많은 연습과 실전 경험이 중요하다. 따라서 회의를 할 때마다 퍼실리테이션 스킬을 염두에 두고 항상 자신의 스킬이나 수준을 개발하고 연마하는 것을 우선과제로 삼아야 한다.