회의 주제를 효과적으로 선정하는 방법
퍼실리테이션 - 회의와 프로젝트에서 질문과 토론으로 리드하는 기술
회의를 진행하려면 스폰서(회의 결과에 대해 의사결정을 하는 상사)가 적절한 주제를 선정해야 하고, 주제 선정의 방향과 범위는 스폰서의 의지와 목적에 따라 다르다.
미팅 방법이나 퍼실리테이션에 대한 교육이나 컨설팅을 진행할 때, 고객으로부터 회의의 주제는 어떤 방법으로 선정하는 게 가장 좋은지에 대해 질문을 받는다. 특히 단발성 회의가 아니고 회사와 조직을 변화시키고 혁신하기 위한 방안으로 전사적 차원에서 일정 기간 동안 지속적으로 다양한 회의를 추진하기 위한 경우, 회의 주제가 고갈되어 회의에서 다룰만한 사안이나 적절한 이슈를 찾기 어렵다고 하는데 이때 효과적으로 활용할 수 있는 두 가지 방법을 소개한다.
주제를 선정하는 방법에는 크게 두 가지가 있다.
첫째, 스폰서가 직접 정하는 경우, 둘째, 사내에서 미리 수집한 주제풀에서 적절한 주제를 선택하는 경우다.
스폰서가 직접 선정하는 경우
스폰서가 조직을 운영하는 데 있어서 시급히 해결할 사항이 있다면, 그와 관련된 주제를 우선적으로 정하면 된다. 또한 스폰서를 위해 일하는 사람들로부터 제안을 받아 선정해도 좋다. 주제를 선정할 때는 ‘SMARTA’라는 기준을 따르면 된다.
SMARTA
• Specific(구체적인): 주제는 구체적이고 명확해야 한다.
• Measurable(측정 가능한): 성과 측정이 가능해야 한다.
• Attainable(달성 가능한): 목표 달성이 가능해야 한다.
• Result-Oriented(결과 지향) :결과나 성과 도출이 가능해야 한다.
• Time-bounded(시간 제한성): 일정 기간 내에 실천 가능한 것이어야 한다(초기 3개월 이내).
• Authority(스폰서 권한 내) :스폰서의 의사 결정 권한 내에 있는 것이어야 한다.
주제 풀(POOL)을 활용하는 경우
스폰서가 주제를 선정하기 어려울 때는 추진 팀에서 미리 구축한 주제 풀을 활용해도 좋다. 일반적으로 주제 풀은 다양한 분야에서 미팅의 주제로 사용할 수 있는 것들을 취합한 것으로 구축하면 되는데, 전사적으로 주제풀 구축을 위해 직원들보로부터어이디어를 모으는 경우 카테고리나 가이드를 제시하는 방법으로 BSC(Balanced Score Card, 균형성과지표)를 활용하면 좋다.
다음에 BSC에 의한 방법으로 주제풀을 구축한 사례를 참고하면 된다.
고객 관점
∙ 협력업체 전략 개발
- 가맹점(대리점) 활성화를 위한 운영 체계 개선 방안
- 가맹점 관리 계약 효율화
- OEM 품질 관리 체계 수립
∙ 조직원 관리 전략 개발
- 노사가 일을 통해 협력할 수 있는 방안 수립
- 수평적 커뮤니케이션의 활성화
- 팀 워크 구축, 정보 공유 등
∙ VOC(고객의 소리) 효율적 관리 방안
재무 관점
∙ 자금 관리 체계화
- 주문, 수금 프로세스 단축 방안
- OEM 및 구매 프로세스 단축 방안
- 재고 감축, 원가 절감 시스템 구축
∙ 성과급, 보상 관리 체계 구축
- 수당 및 보상 관리 체계 관리(영업) 방안
- 단위 생산성 향상 프로세스 개발
프로세스 관점
∙ 업무 의사 결정 프로세스 확립
- 업무 위임 전결 체계의 명료화
- 불필요한 회의, 보고 절차 제거안
∙ 사업 계획 프로세스 구축안
- 중장기 및 연간 사업 계획 수립 절차 개발
- 예산 편성 및 운영 프로세스 수립
∙ 마케팅 프로세스 체계화 방안
- 고객 커뮤니케이션 방안
- 사업부 관리 방안
학습과 성장 관점
∙ 조직 비전 및 가치 공유 방안
- 회사의 신비전, 미션 설정
- 조직원 가치 공유 방안
∙ 조직원 역량 육성 계획안
- 학습 조직 문화 구축 방안
- 핵심 역량 개발 시스템 구축
∙ 리더급의 리더십 역량 육성 방안
- 성과 및 조직 관리 역량 향상 방안
- 조직 내의 커뮤니케이션 활성화 계획
미팅의 주제를 선정할 때 유의할 점은 다음과 같다.
∙ 스폰서와 참가자 모두의 관심 영역
∙ 비전이나 경영 방침 연계성
∙ 명확하고 구체적인 이슈(명확한 목표)
∙ 가시적 성과 가능성
∙ 신속한 해결 가능성(3개월 이내)
∙ 참가자의 전문성 고려
∙ 너무 광범위하거나 좁지 않은 것
∙ 비교적 구체적인 것
회의 주제를 선정할 때에는 스폰서가 일방적으로 하기보다는 회의에 참가하는 사람들의 의견을 사전에 듣고
반영하는 것도 필요하다. 그랴야 참가자들이 오너십과 자발성을 갖고 회의에서 토론과 아이디어 도출에 적극적으로 참여하게 된다.
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