회의 주제를 구체화하는 방법
퍼실리테이션 - 회의와 프로젝트에서 질문과 토론으로 리드하는 기술
회의 주제는 일반적으로 리더가 선정하여 진행한다. 그런데 리더가 정한 주제는 리더의 머리 속에서 꺼낸 것이라 리더 자신은 주제의 방향이나 범위, 그리고 기대하는 결과에 대해 어느 정도의 상세한 그림을 그릴 수 있지만, 리더가 선정한 똑같은 내용의 주제를 회의에 참여하는 참가자들에게 알려주어도 리더와는 다른 방향이나 목적으로 오해하기 쉽다. 이런 상태로 회의를 진행하면 리더가 생각하거나 기대하는 것과 전혀 다른 방향이나 내용의 토론만 오고 가는 경우가 비일비재하다. 그러다 보니 회의는 겉돌기 일쑤고, 좀처럼 엎으로 나아가지 못하고, 같은 자리를 맴도는 상황에 직면한다. 결국 시간을 지나고 회의를 마쳐야 할 시간이 되고, 결론을 내리지 못한 채 다음을 기약하고 회의를 마무리하는 경우가 대부분이다.
이런 상황을 방지하려면 리더가 선정한 회의 주제에 대해 참가자들이 충분히 공감하고 같은 생각으로 인지해야 한다.
이를 위해서는 회의를 시작하면서 주제를 보다 상세히 정의하고 모든 참여자들이 공감하는 과정을 반드시 거쳐야 하는데, 이것을 "주제 구체화"라 부른다.
주제 구체화의 목적은 회의 참가자들에게 주어진 주제에 대해 참가자 전원이 인식을 공유하지 않고 토의를 진행하게 되면, 자칫 참가자 간의 기존 사고방식이나 관점의 차이로 갈등이 야기되거나 엉뚱한 방향으로 토론이 진행될 수 있다. 그렇게 되면 시간과 노력이 낭비되므로 효율적인 진행이 되도록 사전에 방지하기 위한 것이다.
주제를 구체화하려면 적절하고도 효과적인 도구를 사용해야 하는데, 이것을 사용하면 모든 팀원이 주제에 대해 동일한 이해와 목표를 바탕으로 토론에 임할 수 있도록 주제를 구체화할 수 있을 뿐만 아니라 토론의 방향과 범위를 확인하고 공유할 수 있다.
실행 방법은 주제에 대한 팀원 각자의 정의나 의견을 모아 15개 단어의 문장으로 만든다.
주제 구체화에서는 두 가지 도구가 동시에 사용되는데, ‘15개 단어 스테이트먼트’와 ‘In the Frame / Out of the Frame’이다. 전자는 주어진 주제를 토론을 통해 15개의 단어로 구성되는 하나의 문장으로 만드는 것이고, 후자는 토론에서 도출된 아이디어의 중심 단어가 주제의 방향이나 범위 안에 포함되는지 아니면 벗어나는지를 구분하는 것이다.
구체적인 사용법은 다음과 같다.
1. 주제에 대해 개인별로 생각하고 있는 방향이나 범위를 하나의 문장으로 만들어 발표하도록 한다. 한 사람도 예외일 수 없으며, 팀원 수만큼의 문장이 모아져야 한다.
2. 각각의 문장에서 중요한 단어를 선택한 후 동그라미를 그려 구분한다. 1~2개 단어가 적당하다.
3. 선택된 단어 중에 방향이나 범위에 포함되는 것은 그대로 두고, 벗어나는 것은 제외시킨다.
4. 포함된 단어들을 모아서 전체를 포괄할 수 있는 새로운 문장으로 만든다. 15개 단어를 사용해서 주제를 구체적으로 표현한다.
위의 항목 중 1, 2, 4는 ‘15 단어 스테이트먼트’이고, 3은 ‘In the Frame / Out of the Frame’에 해당된다. 제출된 문장에서 중요 단어를 선택하다 보면, 다른 사람 것과 중복되는 것이 있는데, 이것은 그만큼 팀원들이 비슷한 의견을 가지고 있음을 확인하는 증거가 된다.
주제 구체화 작업을 하면서 팀원 모두가 항상 염두에 두어야 하는 것은 주제와의 정합성을 갖도록 하는 것이다. 이것을 통해 모든 팀원들이 스폰서(의사결정권자)가 기대하는 방향이나 내용을 상기하도록 하는 효과가 있다.
