회의와 토론에서 사용하는 아이디어 도출용 도구
퍼실리테이션 - 회의와 프로젝트에서 질문과 토론으로 리드하는 기술
회의나 토론에서 짧은 시간 동안 많은 아이디어를 효과적으로 도출하는 도구로는 브레인스토밍(Brain Storming)이 주로 사용되는데, 이것은 머릿속에 떠오르는 생각이나 아이디어들을 아무런 제약 없이 자유롭게 쏟아내는 방식이다. 이 방법은 1941년 미국의 광고업자 알렉스 오스본에 의해 창안된 회의 방식의 하나로서 몇 사람이 모여 어떤 주제나 문제에 대해 다양한 의견이나 아이디어를 내도록 하는 기법이다.
브레인스토밍의 효과를 극대화하려면 타운미팅에 참가하는 모든 구성원들이 네 가지 규칙을 지켜야 하는데, 이것을 ‘브레인스토밍의 4S 원칙’이라 부른다.
∙ Support - 상대방 의견에 대한 판단이나 비판을 유보하고 비방도 하지 않는다.
∙ Silly - 무모해 보이거나 황당해 보이는 아이디어라도 적극적으로 개진한다.
∙ Speed - 아이디어의 질보다는 양을 추구하고, 자유로운 분위기에서 창의성의 흐름을 허용한다.
∙ Synergy - 다른 사람의 의견이나 아이디어를 잘 듣고 그것을 지렛대로 삼아 더 나은 아이디어가 나오도록 결합하고 통합한다.
브레인스토밍의 효과를 적극적으로 활용하려면 다음과 같은 규칙이 필요하다.
∙ 구성원 모두가 주제를 명확하게 이해하고, 지켜야 할 규칙을 설정한다.
∙ 브레인스토밍을 시작하기 전에 팀 리더는 팀원들이 주제와 문제 등을 이해하고 공감하도록 다시 한 번 정의하고 상기시킨다.
∙ 팀 리더는 팀원들이 좋은 아이디어를 생각해 내도록 도움이 되는 질문을 던진다.
∙ 팀 리더의 질문을 고려하여 팀원들은 창의적이고 기발한 아이디어를 제안하도록 노력한다.
∙ 서기는 아이디어가 나오는 즉시 플립 차트에 기록한다.
∙ 아이디어가 충분히 나와서 더 이상의 것을 찾기 어려운 상황이라도, 잠시 휴식한 후 다시 아이디어를 찾거나 브레인라이팅을 통해 팀원 각자가 아이디어 속으로 깊이 들어가도록 유도한다.
이때 팀원들은 자신의 생각이나 의견을 너무 장황하게 설명하지 말고, 간결하게 핵심 위주로 말해야 한다. 그렇지 않으면 두 가지 문제가 발생할 수 있다. 하나는 장황한 설명으로 인해 서기가 발표 내용을 플립 차트에 기록하기가 어렵다는 점, 다른 하나는 한 사람이 너무 많은 시간을 사용함으로써 다른 사람의 발표 기회를 뺏거나 지루하게 만들 수 있다는 점이다.
연구 조사에 의하면 도출된 아이디어의 숫자가 적은 경우에는 획기적이거나 혁신적인 아이디어에 접근하지 못하지만, 300개 이상의 아이디어가 나오면 이때부터는 창의적인 아이디어가 도출될 가능성이 높아진다고 한다. 그래서 이것을 ‘300대 1의 법칙’이라 부른다. 따라서 가능하면 많은 수의 아이디어를 찾는 것이 중요하다.
팀원들이 의견을 발표하는 방법은 브레인스토밍과 브레인라이팅으로 구분되는데
브레인스토밍에는 두 가지 방식이 있다
하나는 앉아 있는 순서대로 한 사람씩 돌아가면서 발표하는 라운드 로빈(Round-Robin) 방식과 순서와 관계없이 생각나는 대로 아무나 발표하는 프리휠링(Free-wheeling) 방식이 있다
브레인 라이팅은 슬립 메소드(Slip Method)라고도 한다
브레인라이팅을 할 때 유의할 점은 포스트잇 한 장에 아이디어를 하나만 쓰는 것인데, 그래야만 포스트잇에 기록된 아이디어를 필요에 따라 카테고리에 따라 분류하기 쉽다
기록할 때도 장황하고 긴 문장보다는 간결하면서도 표현하고자 하는 핵심이 구체적이고 명확하게 드러나도록 기록해야 한다
미팅은 주제에 대해 문제점과 원인을 분석하고 창의적인 해결 방안을 찾는 것으로, 결국 문제 해결을 위한 것이다. 따라서 문제 해결을 효과적이고 효율적으로 하려면 한 사람이 보는 관점이나 분석보다는 여러 사람이 다양한 관점으로 보고 함께 분석하는 것이 좋다.
그리고 나와 다른 생각이나 아이디어를 가진 사람들의 의견을 듣고, 그것을 활용하려면 상대방의 말에 귀를 기울여야 한다.
문제에 대한 주체나 발생 원인을 제대로 파악하는 것도 필요하고, 특히 문제나 원인을 깊이 있게 파악해야 좋은 해결책을 찾기도 쉽다.
문제나 원인을 그 자체로만 보지 말고, 다른 문제나 원인들과 연계하거나 확대시켜 보는 시각이 절대적으로 필요하다.
브레인스토밍에서 좋은 아이디어를 찾기 위해서는 선입견과 고정관념, 폐쇄성, 그리고 불가능하다는 생각은 버려야 할 것들이다.
반면에 팀원들이 적극적으로 받아들여야 하는 태도로는 다른 사람의 아이디어에 편승하기, 핵심 사항이나 결론부터 말하기, 상대방의 말에 경청하기, 유연하고 열린 마음을 갖는 것 등이다.
브레인스토밍은 아래에서 보는 것과 같은 단계로 진행한다.
리더는 다루고자 하는 주제를 팀원들이 명확하게 이해하도록 설명하고,
리더를 포함한 팀원 모두는 문제나 주제에 대한 자신의 의견이나 아이디어를 종이에 최대한 많이 메모하도록 한다.
이어서 의견이나 아이디어를 발표할 때는 차례대로 돌아가면서 발표하도록 하고,
더 이상의 아이디어가 나오지 않을 때는 토론을 통해서 수정 및 보완하도록 한다.
한편 브레인스토밍과 달리 브레인라이팅은 짧은 시간 동안 많은 아이디어를 창출하기 위해 사용되는 팀 접근법이다
이 기법은 브레인스토밍의 여러 특징들을 결합한 것으로, 브레인스토밍에 비해서 아이디어의 수는 상대적으로 적지만 충분히 성숙된 아이디어가 많이 나온다
이 기법은 다른 사람 앞에서 말하기를 꺼려하거나 두려움을 갖는 사람들에게 효과적이다.
간혹 브레인스토밍에 의해 팀의 토론 분위기가 너무 고조되거나 산만해지고, 도출되는 아이디어의 질이 떨어지는 경우에는 팀 리더가 의도적으로 브레인라이팅을 활용하면 좋다.
브레인라이팅은 다음과 같이 5단계로 진행한다.
1) 주제를 명기하기
2) 각자 아이디어를 쓰고 둘러보기
3) 다른 사람들의 아이디어를 검토하기
4) 작성된 시트를 취합하기
5) 아이디어를 평가하고 선정하기
이 외에도 아이디어를 도출하는 기법으로 SCAMPER, 만다라트 등이 있는데, 모두가 아이디어를 효과적으로 생각해 내고 도출하는데 도움을 주는 유용한 도구들이다.
도구를 잘 활용하는 것도 좋은 아이디어를 개발하는 기술이므로, 도구 활용법을 제대로 익혀서 아이디어가 필요한 회의나 토론에 적용해 보자.
