회의와 토론에서 사용하는 문제 분석용 도구
퍼실리테이션 - 회의와 프로젝트에서 질문과 토론으로 리드하는 기술
문제가 정확히 무엇인지 정의하고 다양한 아이디어를 찾은 후에는 문제를 체계화하고 세부적으로 분석해야 한다. 만약 이러한 과정을 거치지 않으면, 문제 분석에 대한 깊이가 낮아서 문제의 핵심을 놓치기 쉽다. 또한 이후에 진행되는 해결 방안 도출 과정에서도 효과적인 해결책을 찾기 어렵다. 그렇게 되면, 결국 미팅은 아무런 소득 없이 끝나게 된다.
회의와 토론에서 자주 사용하는 문제 분석용 도구는 아이디어를 모은 후에 그룹으로 묶는 ‘카테고리 법’과 문제를 구체적이면서 현재의 상태와 바라는 상태로 표현하는 ‘문제 진술법’이 있다.
1) 카테고리법
카테고리법은 일정한 주제에 대해 모든 팀원들이 다양한 아이디어를 도출한 후, 관련성이 있는 아이디어끼리 한데 묶어서 분류 정리함으로써 문제 해결의 방안을 찾아내는 기법이다. 다만 이 기법은 너무 간단한 문제나 매우 빠른 시간 내에 솔루션이 필요한 경우에는 적합하지 않다. 사용 방법은 다음과 같은 4단계로 진행된다.
이것을 그림으로 나타내면 다음과 같다.
2) 문제 진술법
타운미팅의 문제에 대해 구체적이고 완벽한 문제 진술서를 만드는 데 사용하는 도구로서, 해결하려는 문제의 현재 상태와 바람직한 상태를 기술하는 방식이다. 가장 먼저 진술하게 될 현재 상태는 존재하고 있는 그대로의 모습을 기술하는 것이 중요하다. 또한 문제 진술의 조건은 구체적이지 않아야 하고 문제의 원인이나 해결책도 포함되어서는 안 된다. 사용 방법은 다음과 같은 3단계로 진행된다.
문제를 여하이 정의하느냐에 따라 문제를 해결하는 솔루션의 방향성도 영향을 받는다. 이 말은 문제를 정의하는 방향에 따라 솔루션도 그 방향에 알라인먼트 된다는 말이다.
예를 들어, 마트에서 계산을 기다리는 고객들이 서있는 줄이 너무 긴 것이 문제라고 정의하면, 솔루션은 줄을 짧게 만드는 방안으로 생각하게 된다. 그러면 계산하는 창구와 계산원의 숫자를 늘려야 하는데, 익서은 엄청난 비용과 자원이 투입되어 회사에도 큰 부담을 주게 되는 솔루션이다.
하지만 마트에서 계산을 기다리는 고객이 줄이 긴 것이 문제가 아니고, "기다리는 동안 지루함을 느끼는 게 문제다"로 정의하면, 고객들의 지루함을 없애줄 수 있는 이벤트나 볼거리를 제공하면 충분할 수 있다. 이것을 하는대는 그리 큰 비용 부담이 되지 않으므로 효과적인 문제 해결책이 될 수 있다.
이처럼 문제를 정의하는 것이 매우 중요하므로, 가능하면 문제를 다양한 방향으로 바라보고 정의해야 한다.
