회의와 토론에서 활용하는 의사결정용 도구들
퍼실리테이션 - 회의와 프로젝트에서 질문과 토론으로 리드하는 기술
미팅을 진행하면서 팀원들 간의 의사결정이 필요한 시점은 핵심 문제 선정, 핵심 원인 선정, 그리고 해결 방안 선정 등 세 가지다. 팀원들이 분석한 많은 의견이나 아이디어 중에서 가장 중요하거나 핵심적인 몇 개를 선정하는 것이 의사 결정이다.
미팅의 의사 결정에 사용되는 도구는 핵심 문제와 핵심 원인을 선정할 때 사용하는 ‘도트 보팅(Dot Voting : DV)’과 ‘피스트 투 파이브(Fist to Five : FTF)를 사용하고, 효과적인 해결 방안을 찾는 데는 ‘페이오프 매트릭스(Pay-off Matrix : POM)’와 ‘의사 결정 매트릭스(Decision Making Matrix : DMM)’의 두 가지 기법을 사용한다.
도트 보팅(DV)
가장 쉬우면서도 시각적으로 효과가 있는 우선순위 결정 도구이다. 주제와 관련된 다양한 문제점들을 브레인스토밍과 브레인라이팅 방식으로 찾은 다음, 그것을 필요에 따라 카테고리 법으로 분류하여 나열하는 데, 도출된 모든 문제점들에 대한 원인을 분석하는 것은 쉽지도 않고 시간 낭비의 원인이 될 수 있다. 따라서 몇 가지 중요한 문제들을 선별해야 하는데, 이것을 ‘핵심 문제’라고 한다. 보통은 2~3개의 핵심 문제점을 선정한 후 다음 단계에서 원인 분석을 진행하고, 이어서 핵심 원인을 선정한다. 이때 사용하는 것이 기법이 바로 ‘도트 보팅’이다.
도트 보팅은 여러 개의 아이디어 중에서 자신이 가장 중요하다고 생각되는 것에 작은 원형 스티커를 붙여 투표하는 것으로, 가장 많은 표를 얻은 순서대로 세 개를 고르면 된다. 개인별로 투표하는 스티커의 개수는 전체 투표 대상 아이디어의 총 개수를 3으로 나눈 개수만큼 스티커를 붙이면 된다. 이런 공식으로 아이디어를 선정해야 변별력을 가질 수 있다.
예를 들어, 문제점을 분석한 결과 모두 15개의 아이디어가 도출되었다면, 팀원들의 숫자에 관계없이 한 사람당 5표의 투표권을 갖게 된다. 스티커를 붙일 때 자신이 좋아하는 아이디어에 몇 개씩 동시에 붙이면 안 되고, 서로 다른 아이디어를 선택해야 한다.
도트 보팅을 실시하는 순서는 다음과 같다.
1. 플립 차트에 선택한 제안들의 리스트를 적는다.
2. 모든 팀원들에게 정해진 개수의 스티커를 나누어 준다.
3. 각자 자신이 원하는 제안에 스티커를 붙인다. 단, 중복 선택은 허용되지 않는다.
4. 가장 많은 수의 스티커를 얻은 제안을 최종 선택한다.
피스트 투 파이브(FTF)
투표 방식의 또 다른 기법인 피스트 투 파이브(FTF로 부른다)는 팀원들이 제안된 아이디어에 대해 자신의 의견을 손가락으로 표시하는 기법이다. 여러 개의 안건이나 쟁점의 우선순위를 결정할 때, 그 지지(동의) 정도를 손가락으로 나타내어 판단하는 방법이다. 이 기법의 장점은 팀원 모두가 동시에 손을 들어 다른 팀원의 영향을 받지 않는 상태에서 실시 절차가 간편하여 손쉽게 활용할 수 있으며, 신속하게 의사 결정을 할 수 있다.
다음 그림에서 보는 것처럼 주먹을 쥐면 ‘0’이라는 뜻의 강한 반대를 의미한다. 주먹을 쥔 상태에서 손가락을 하나에서 다섯 개까지 펴는 숫자를 통해 자신이 의견을 표시한다. 전체 팀원들의 손가락 숫자를 모두 더하여 각 아이디어의 순위를 결정하게 된다.
진행 순서는 다음과 같다.
1. 팀 리더는 우선순위를 결정해야 할 안건이나 아이디어를 정하여 팀원들에게 제시한다.
2. 팀 리더는 안건이나 쟁점에 대한 지지(동의) 정도를 손을 들어 손가락으로 표시하도록 요청한다.
3. 팀 리더는 안건이나 쟁점 하나하나에 대해 팀원들이 표시한 손가락의 개수를 집계하여 그 안건이나 아이디어 옆에 기록한다.
4. 점수가 높은 것부터 차례로 순위를 매기고 원하는 순위까지(보통 1위∼3위) 선정한다. 동점으로 인해 원하는 순위 결정이 안 되는 경우에는 최종 순위만을 대상으로 다시 선정한다.
도트 보팅과 FTF의 차이점을 들자면, 전자는 팀원들이 아이디어가 기록된 플립 차트 앞으로 가서 직접 스티커를 붙이는 행동임에 반해서 후자는 앉은자리에서 손가락으로 의사 표시를 한다. 따라서 전자는 움직임이 많은 동적인 참여로 인해 팀원들이 적극성을 가질 수 있고, 움직임이 많아 지루함이나 소극적 참여를 방지하는 효과가 있다. 타운미팅에서 자주 사용되는 기법이다.
FTF 기법은 여러 차례의 타운미팅을 통해서 익숙한 단계에 와 있는 팀원들 위주로 사용된다.
페이오프 매트릭스(POM)
페이오프 매트릭스(POM이라 부른다) 기법은 해결 방안 각각에 대해 그것을 실행하는 데 따른 필요한 시간이나 노력 등 투자 대비 효과를 평가하는 기법으로, 일관성이 있으며 객관적인 결정을 내릴 수 있는 장점이 있다. 앞에서 설명한 도트 보팅이나 FTF는 상대 평가 방식인데 비해, POM 기법은 절대 평가 방식이다. 상대 평가는 전체 중에서 가장 순위가 높은 3개를 선정할 때 사용되지만, 절대 평가는 선정하는 개수를 미리 정하지 않고 일정 조건만 만족되면 개수에 관계없이 모두 선정하는 것이 차이점이다.
예를 들어, 하나의 아이디어를 대상으로 본 평가를 하는 경우, 그것을 실행하는 데 투입되는 노력이나 비용을 10점 만점으로 몇 점 정도가 될 것인지 결정하면 X축의 좌표가 결정된다. 이어서 실행한 결과 얻을 수 있는 효과나 성과는 몇 점 정도가 될 것인지를 결정하면 Y축 좌표가 된다. 그리고 해당 좌표의 위치에 스티커를 붙이면 된다.
POM 구성표의 각 면이 의미하는 것은 아래 표와 같다.
Tried and True
적은 노력, 큰 성과
가장 좋은 아이디어이며, 이런 아이디어를 많이 찾는 것이 타운미팅의 목표이기도 하다. 타운미팅을 도입하는 초기에 이런 아이디어를 만들고, 3개월 이내에 실행하여 성과를 만드는 것이 중요하다.
Wild and Crazy
많은 노력, 큰 성과
성과가 높은 데 비해 많은 시간과 노력이 필요한 것으로, 장기적이고 전략적인 실행 방안이다. 이런 아이디어도 많이 찾아야 하지만, 스폰서의 전폭적인 지원이 필요한 아이디어다.
Quick Win
적은 노력, 적은 성과
스폰서의 지원 없이도 팀원들 스스로 즉시 실천하여 효과를 얻을 수 있는 것으로, Quick Win 또는 Quick Fix라 부른다.
Hail Mary pass
많은 노력, 적은 성과
투자 대비 성과가 적은 것으로 효과가 없으므로 버린다.
POM 기법의 진행 순서는 다음과 같다.
1. 각각의 실행 방안에 대해 POM으로 평가한다.
2. 팀원들 모두가 개인적으로 판단하여 X와 Y 좌표를 정한다. 그것을 포스트잇에 기록해 둔다.
3. 모든 아이디어에 대해 두 번을 반복한다(아이디어 개수만큼).
4. 각자 좌표에 해당되는 위치에 스티커를 붙인다. 평가되는 아이디어 하나당 한 장의 POM을 사용한다.
5. 팀원들이 붙인 좌표의 평균을 계산하여 평균값에 해당되는 좌표를 표시한다.
6. 네 개의 각 면에 대해 위에서 설명한 기준으로 판단한다.
이때 유의할 사항이 있는데, 만약 평가할 대상이 10개라면, 모든 팀원이 10개에 대해 평가를 마친 후에 스티커를 붙여야 한다. 그래야만 다른 사람이 투표한 결과에 영향을 받지 않는 공정한 투표가 된다.
의사 결정 매트릭스(DMM)
페이오프 매트릭스는 판단하는 사람의 주관적 기준에 큰 영향을 받기 때문에 사람마다 마음속에서 생각하는 기준이 다르면 평가 결과도 달라진다. 그래서 공통된 기준에 대한 평가가 어려워지는 문제가 생긴다. 이것을 보완하는 방법으로 사용되는 것이 의사 결정 매트릭스(DOM이라 부른다) 기법이다.
해결 방안 각각에 대해 중요도, 긴급성, 효과성, 비용 등 네 가지 항목으로 평가한 후 합계를 산출하여 순위를 결정한다. 각 항목은 중요도에 따라 적절한 가중치를 줄 수 있다.
진행 방법은 다음과 같다.
1. 브레인스토밍을 통해 다양한 해결 방안을 찾아 기록한다.
2. 각각의 해결 방안에 대해 DMM 양식에 팀원들의 이름을 적어 넣는다.
3. 각자 아이디어를 평가하여(각 선택 안에 1점에서 5점까지 부여) 해당 칸에 숫자를 기록한다.
4. 평가 요소들에 부여된 가중치와 점수를 곱하여 각 칸에 기입한 후 총점을 계산한다.
5. 기준으로 정한 점수를 초과하는 항목을 최종 선정한다.
POM 기법은 평가가 까다롭거나 복잡하지 않은 주제를 선정할 때 사용되고, DMM 기법은 상세한 분석이나 판단 기준이 필요한 주제를 선정할 때 사용된다.
회의의 주제나 목적이 불합리하거나 불필요한 것들로 정하고 해결하는 경우라면 POM 기법을 많이 사용하고, 보다 전략적이고 분석적인 것을 요구하는 주제를 다룰 경우에는 DMM 기법을 사용한다.
POM 기법은 팀원 간에 많은 토론이나 대화를 필요로 하고, DMM 기법은 명확한 판단 기준이 있으므로 대화나 토론이 많이 요구되지 않는다. 그러나 주제나 상황에 따라 유연하게 판단하여 도구를 사용하면 된다.
