AI 챗봇을 통한 사내 지식 관리와 활용
안녕하세요
기업의 데이터 활용을 도와드리는 디피니트입니다.
오늘은 AI 챗봇을 활용해 기업 내부에 쌓이고
있는 지식을 관리하는 방법에 대해 다뤄볼게요.
오늘의 목차입니다.
01. 기업내 지식 관리의 중요성
기업의 지식은 조직 내에서 생성되고 축적되는 정보와 경험의 총체로 그 예는 다음과 같습니다.
지식의 유형
1) 명시적 지식 : 문서화되어 있는 공식적인 지식.
예: 업무 매뉴얼, 보고서, 프로젝트 문서
2) 암묵적 지식 : 개인의 경험과 노하우로 문서화되지 않은 지식.
예: 베테랑 직원의 문제 해결 능력, 고객 응대 기술
3) 내재적 지식 : 조직 문화와 프로세스에 내재된 지식
예: 의사결정 패턴, 조직의 업무 방식
기업의 지식은 단순한 정보를 넘어 조직의 집단 지성을 대표하며, 효과적인 관리를 통해 조직의 성과와 혁신을 끌어올릴 수 있습니다. 그 이유는 중요한 의사결정에 결정적 근거가 되기도 하기 때문입니다.
하지만 문제는 다음과 같습니다.
기업이 보유한 지식들이 산재되어 공유되지 않는 경우, 특정 그룹에게만 독점적으로 점유되고 있는 경우, 문서화 되지 않은 지식들 등 입니다. 또 이 지식들을 찾는데 시각이 오래걸리거나 찾을 수 없다면 기업의 혁신을 가로막는 환경임을 자각해야 합니다.
02. AI 챗봇을 통한 지식 관리 방법
기업의 지식을 관리하는데 있어 챗봇 활용은 아주 유용한 관리 도구가 될 수 있습니다.
사내 지식을 효과적으로 관리하고 활용하기 위해선 데이터베이스 구축과 관리가 중요합니다.
1) 지식 베이스 구축
• 조직의 문서, 매뉴얼, FAQ 등 다양한 형태의 정보를 수집하고 정리합니다.
• 정형 및 비정형 데이터를 통합하여 중앙 집중식 정보 허브를 만듭니다.
이 과정에서 데이터베이스를 구축하거나 정리하게 됩니다.
2) 사내 시스템 데이터베이스 정리
• 사내에서 사용중인 다양한 시스템 속 데이터베이스를 정리합니다.
• 지식 뿐 아니라 ERP, MES, HR 관련 시스템 속 DB도 실시간으로 검색하기 위함입니다.
3) 지식베이스 & 사내 시스템 데이터베이스에 챗봇 연동
• 1번과 2번에서 구축한 데이터베이스에 챗봇을 연동합니다.
4) 직원별 데이터 접근권한 설정
• 직급, 업무, 부서별로 연동된 데이터에 접근할 수 있는 권한을 설정합니다.
• 사내 보안을 위한 과정입니다.
5) 직원들에게 챗봇 사용 독려
• 직원들이 지식베이스와 각 시스템 속 데이터베이스의 정보를 실시간으로 검색할 수 있게 사용을 독려합니다.
이렇게 챗봇을 활용해 사내 지식을 효율적으로 관리하고 검색 환경을 구축하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
A. 업무 효율성 향상
: 담당자를 찾거나 여러 시스템을 일일이 확인하는 번거로움 해소
: 수 초 내에 필요한 정보 획득 가능
: 직원의 정보 검색 시간 획기적 단축
B. 정보 접근성 개선
: 자연어로 질문하여 방대한 내부 데이터에서 즉시 정보 추출
: 다양한 형태의 데이터(문서, 보고서 등) 통합 검색
C. 의사결정 지원
: 정확하고 신속한 정보 제공으로 잘못된 의사결정 위험 감소
: 기업 내부 지식과 경험을 실시간으로 활용 가능
오늘은 AI 챗봇을 통한 사내 지식 관리 방법에 대해 알아보았는데요.
사실 많은 기업의 대표님들께서는 사내 지식을 활용하는데 관심이 없거나 필요성을 많이 못느끼시는 것 같습니다.
하지만 소중한 사내 지식을 잘 활용한다며 경쟁력을 강화하고 직원들의 성과를 올릴 수 있습니다.
또 직원들을 비효율적이고 시간 낭비적인 정보 찾기에서 해방시켜 더 중요한 일에 집중할 수 있는 환경을 구축해주셔야 합니다.
디피니트는 다비스라는 챗봇 솔루션을 통해 사내 지식을 효율적으로 관리하고 활용할 수 있게 도와드리고 있습니다.
다비스가 신속히 사내 지식을 찾는 과정을 영상으로 보여드릴게요. 재생버튼을 클릭해주세요.
다비스는 사내 시스템 속 복잡하고 무거운 데이터베이스에도 연동이 가능합니다.
다양한 협업툴도 연동이 가능하며 데이터, 지식, 문서 등을 신속히 조회할 수 있습니다.
기업 내부 지식을 관리하고 활용하고 싶으시다면, 저희 디피니트에게 컨설팅을 요청해주세요.
합리적인 금액과 높은 기술력으로 만족도 높은 사내 지식 검색 환경을 구축해 드리겠습니다.
감사합니다.
