AI 사내 문서관리 시스템, 비용절감해 도입하세요.
안녕하세요.
기업의 지식과 문서를 통합해드리는 디피니트입니다.
오늘은 AI 기반 사내 문서관리 시스템,
비용을 절감해 구축하는 방법을
소개해볼게요~!
오늘의 목차입니다.
데이터바우처 지원사업의 장점을 말씀드리기 전 먼저 체크해 볼 사항이 있습니다.
지금부터 귀사의 문서 관리 및 활용 현황에 대한 간단하게 자가 진단을 해보려고 하는데요.
A. 문서관리의 중요성을 얼마나 중요하게 인식하고 있는지 알아보기 위한 체크리스트로서, 기업의 문서관리 현황을 진단하는 데 도움이 될 것입니다. ('예'가 3번 이상이면 문서관리가 안되는 업무환경입니다.)
B. 다음으로 사내 문서 통합 및 활용의 중요성에 대한 인식을 테스트하기 위한 체크리스트입니다. 기업의 문서를 제대로 활용할 수 있는 환경인지 진단하는 데 도움이 될 것입니다.
('예'가 3번 이상이면 문서통합 및 활용이 미흡한 업무환경입니다.)
사내 문서의 통합과 효과적인 활용은 현대 기업의 경쟁력 강화에 필수불가결한 요소입니다. 체계적인 문서 관리 시스템은 단순히 편의성을 넘어 기업의 핵심 경쟁력으로 작용합니다.
첫째, 신속한 정보 접근은 업무 효율성을 극대화합니다. 직원들이 필요한 문서를 즉시 찾을 수 있다면, 의사결정 속도가 빨라지고 고객 응대 시간이 단축됩니다. 이는 곧바로 기업의 생산성 향상으로 이어집니다.
둘째, 중복 작업 방지와 지식 공유를 통해 혁신을 촉진합니다. 과거 프로젝트의 교훈과 노하우가 체계적으로 정리되어 있다면, 이는 새로운 아이디어의 원천이 되어 기업의 혁신 역량을 높입니다.
그러나 안타깝게도 많은 기업들이 이러한 중요성을 간과하고 있습니다.
문서 관리를 단순히 개별 직원의 책임으로 미루거나, 불가피한 업무 과정의 하나로만 여기는 경우가 많습니다.
이로 인해 신입 직원의 적응 기간이 길어지고, 중요한 프로젝트 자료가 분실되며, 긴급한 고객 문의에 신속히 대응하지 못하는 상황이 발생합니다. 더욱이 각종 규정, 지출 증빙 자료 등 중요 문서들이 개별 직원의 컴퓨터에 산재해 있다는 것은 심각한 보안 위험을 초래합니다.
이는 단순한 비효율성을 넘어 기업의 핵심 정보 유출로 이어질 수 있는 치명적인 약점입니다.따라서 기업은 문서 관리를 전략적 과제로 인식하고, 통합된 문서 관리 시스템 구축에 투자해야 합니다. 이는 단기적인 비용이 아닌, 기업의 미래 경쟁력을 좌우할 핵심 투자입니다.
이제는 많은 글로벌 기업들이 AI 기반의 사내문서 통합 및 관리 시스템을 도입해 위와 같은 문제를 해결하고 직원들의 업무 효율성을 극대화시켜 경쟁력을 강화하고 있습니다.
01. 데이터바우처 지원사업의 장점
그럼 AI 사내 문서관리 시스템을 어떻게하면 경제적이고 부담없는 비용으로 도입할 수 있을까요?
그 정답은 바로 데이터바우처 지원사업의 서비스를 활용하는 방법입니다.
데이터바우처 지원사업을 AI 학습용 데이터셋 구축 등에 활용하면최대 4,500만 원까지 지원합니다.
이 지원금을 활용하면 AI 기반 문서관리 시스템 도입 비용 부담을 크게 줄일 수 있습니다.
출처 : 2025년 데이터바우처 지원사업 수요기업 모집 공고사내 문서를 찾아주는
AI 챗봇 기반의 문서관리 솔루션을 도입할때
아주 유용한 지원 서비스입니다.
구체적으로인 지원 내용은 2025년도 데이터바우처 지원 내용을 참고하시기 바랍니다.
02. 다비스(DAVIS) 챗봇으로 문서관리 문제 해결
그럼 어떤 솔루션을 도입하면 좋을까요. 바로 다비스 챗봇입니다.
먼저 다비스 챗봇이 어떻게 문서를 통합해 검색하는지 보여드릴게요.
아래 재생버튼을 클릭해 반드시 확인해주세요.
1) LLM + RAG 기반 문서 통합 관리 AI 챗봇
: 다비스 챗봇은 LLM과 RAG 기술을 기반으로 한 혁신적인 문서 통합 관리 AI 챗봇입니다. 문맥 기반 검색 및 요약, 비정형 데이터 처리 등 오랜 텍스트 관련 AI 기술력을 기반으로 실시간 문서 정보 및 답변을 제공합니다.
2) 사내문서, 지능형 학습으로 정확도 극대화
: AI는 문서의 내용뿐만 아니라 문맥을 이해하여 더 정확한 정보를 추출합니다. 이를 통해 단순한 키워드 매칭을 넘어 문서의 의미를 파악할 수 있습니다.
또 답변의 정확도 향상을 위해 산업별 전문 용어를 AI에게 학습시키는 미세조정 과정이 포함되어 답변 정확도를 극대화시켰습니다.
3) 문서 유형별 접근권한 설정
: 문서의 중요도 및 민감도에 따라 직급별로 접근권한을 설정해 문서 보안에 탁월한 업무환경을 구축할 수 있습니다.
마지막으로 다비스 챗봇을 어떻게 문서 데이터베이스와 통합하는지 설명드리고 마무리할게요.
다비스 챗봇을 문서가 저장된 데이터베이스와 통합하는 방법은 두가지입니다.
사내 사용중인 문서 관리 시스템이 존재하시다면 해당 시스템에 다비스 챗봇을 연동할 수 있으며, 만약 없으시다면 클라우드나 온프레미스 방식으로 지식관리 시스템을 먼저 구축하고 다비스 챗봇을 연동할 수 있습니다.
오늘은 AI 사내 문서관리 시스템, 4,500만원 받아 구축하는 방법을 소개해 드렸습니다.
귀사에서 만약 더욱 문서관리 및 활용에 신경을 쓰고 계시다면, 기존의 문서 관리 시스템과는 차원이 다른 AI 기반의 솔루션 다비스 챗봇을 도입해보세요.
디피니트만의 높은 기술력으로 귀사의 경쟁력을 강화시켜 드리겠습니다.
감사합니다.
디피니트의 문서 통합 관리 챗봇, 다비스 도입 사례 살펴보기
