AI 문서 관리 솔루션으로 업무 효율성 향상 사례

by 김도환

Feb 12. 2025

안녕하세요.

기업의 사내지식 활용 능력을 키워드리는 디피니트입니다.

오늘은 AI 문서 관리 솔루션으로
업무 효율성을 향상시킨 사례를 살펴볼게요!

오늘의 목차입니다.

먼저 AI 문서 관리 솔루션으로 업무 효율성을 향상시킨 국내외 사례를 살펴보기 전,

사내에서 문서 관리 및 활용에 실패한 예시들을 보여드릴게요.

01. 문서 관리 및 활용 실패 예시

사내 문서 관리 및 활용을 하지 않아 가장 문제가 되는 상황은 다음의 상황들입니다.

1) 비효율적인 문서 검색 시간 증가 예시

A. 상황

: 한 마케팅 팀의 A 대리는 과거 캠페인 자료를 참고하려고 했으나, 문서가 여러 서버와 개인 PC에 분산, 저장되어 있어 검색하는 데 몇 시간이 소요되었습니다.

vecteezy_business-team-collaboration-discussing-working-analyzing_37806496.jpg

• 결과

: 직원은 중요한 업무에 필요한 자료를 제때 확보하지 못하고 중복된 문서가 많아 최신 버전을 찾는 데 혼란이 발생했습니다. 또 여러 직원들에게 물어봐야하는 수고로움을 감수해야 했죠. 이는 팀 전체의 작업 지연으로 이어지게 되었습니다.

B. 상황

: 김과장은 A사 회계팀의 중견 관리자로, 연례 외부 감사를 2주 앞두고 있습니다. 그는 지난 3년간의 재무 기록, 거래 내역, 세금 납부 증빙, 그리고 주요 계약서들을 준비해야 합니다.

vecteezy_document-paper-of-business-report-paper-file-on-the-table_13115896.jpg

문제

분산된 저장 위치: 필요한 문서들이 여러 부서의 서버, 개인 PC, 그리고 일부는 종이 문서로 보관되어 있습니다.

비일관적인 파일명: 직원들마다 다른 방식으로 파일명을 지어 검색이 어렵습니다.

버전 관리 부재: 여러 버전의 문서가 존재하여 최신 버전을 찾는 데 시간이 소요됩니다.

검색 기능 부재: 중앙화된 문서 관리 시스템이 없어 효율적인 검색이 불가능합니다.

결과:

김과장은 필요한 문서를 찾는 데만 3일을 소비했습니다.

일부 중요 문서를 찾지 못해 다른 부서에 재요청해야 했고, 이로 인해 준비 일정이 지연되었습니다.

스트레스로 인한 업무 집중도 저하로 다른 중요한 업무들도 밀리기 시작했습니다.

결국 감사 준비가 제대로 되지 않아, 외부 감사관들의 추가 질의응답에 많은 시간을 할애해야 했고, 이는 회사의 신뢰도에 부정적인 영향을 미쳤습니다.

3) 퇴사 직원의 중요 문서를 찾지 못해 인수인계 차질

상황

: A사의 마케팅팀에서 5년간 근무한 김부장이 갑작스럽게 퇴사했습니다. 김부장은 주요 고객사 관리와 신규 프로젝트 기획을 담당했으나, 퇴사 전 충분한 인수인계를 하지 않았습니다.

vecteezy_female-company-employee-packing-office-supplies-and-personal_49872747.jpg

퇴사 2주 후, A사의 주요 고객사인 B기업에서 긴급하게 새로운 마케팅 캠페인 제안을 요청했습니다.

그러나 김부장이 관리하던 B기업의 과거 캠페인 자료와 고객 요구사항 문서를 찾을 수 없었습니다.

새로 채용된 이대리는 B기업의 특성과 선호도를 파악하지 못한 채 제안서 작성에 착수해야 했습니다. 결과적으로 B기업의 요구사항과 맞지 않는 제안서가 제출되어 고객 불만이 발생했고, 캠페인 계약 체결에 실패했습니다.

이로 인해 이대리의 업무 적응 기간이 예상보다 3개월 이상 길어졌고, A사의 마케팅 성과가 6개월 동안 20% 하락하는 등 업무 연속성에 심각한 차질이 빚어졌습니다.

02. AI 문서 관리 솔루션 도입 사례

위와 같은 문제들을 해결하기 위해 AI 기반의 문서 관리 솔루션을 도입한 사례들을 사려볼게요.

여기서 중요한 것은 사내 문서를 AI에 학습시켜 직원들의 업무 생산성을 높이는 환경을 구축했다는 것입니다.

1) 한국서부발전, AI 챗봇 WP-GPT 도입

출처 : 한국서부발전

: 한국서부발전이 전력 그룹사 최초로 자체 개발한 AI 챗봇 'WP-GPT'를 2025년 1월 20일에 공식 도입했습니다.

이 서비스는 7개월간의 개발 기간을 거쳐 완성되었으며, 1,432건의 내부 문서와 3만 5천 건의 질의응답 데이터를 학습했습니다.

발전소 설비 담당자가 업무에 관해 궁금한 내용을 입력하면 절차서·지침서 등을 검색해 빠르고 정확하게 답변하여 업무 생산성을 높여주는 챗봇입니다.

구체적인 기능

발전설비 관련 질문에 대한 즉각적인 답변 제공

외국어 자료 검색 및 번역 지원

보고서 작성 시간 단축 및 업무 효율성 향상

설비 고장 시 신속한 대응 및 예방 정비 지원

이 시스템의 도입으로 발전소 직원들은 단순 반복 업무에서 벗어나 고부가가치 업무에 집중할 수 있게 되며, 특히 신입사원의 빠른 업무 적응과 전문성 향상에 도움이 될 것으로 기대됩니다.

2) 삼일회계법인의 맞춤형 가상 비서 ChatPwC

출처 : pwc

: 삼일회계법인의 맞춤형 가상 비서 ChatPwC는 사내 문서를 학습하여 직원들의 업무 효율성을 크게 향상시키는 도구로 설계되었습니다. ChatPwC는 다음과 같은 사내 문서들을 학습하여 활용됩니다.

학습된 사내 문서

회계 및 세무 관련 지침서: 회계 기준, 세무 규정, 내부 통제 매뉴얼 등.

법률 및 규제 자료: 법적 준수 사항, 감사 기준, 규제 변화에 대한 문서.

ESG(환경·사회·지배구조) 보고서: 지속 가능성 관련 데이터와 정책 문서.

프로젝트 및 클라이언트 데이터: 고객사별 주요 업무 기록 및 프로젝트 이력.

HR 및 내부 프로세스 문서: 인사 관리, 교육 자료, 내부 절차와 정책 등

기능

: 데이터 서식 지정, 코드 작성, 회의 및 문서 요약, 이메일 작성 등의 기능을 제공합니다. 이 도구는 6개월간의 시범 운영을 통해 1,000명 이상의 직원이 참여하며 검증되었고, 현재 8,400명의 모든 직원에게 제공되고 있습니다. ChatPwC는 ChatGPT를 포함한 다양한 AI 모델로 구동되며, 특정 작업 수행을 위해 특별히 훈련되었습니다.