이메일 잘 쓰는 방법
회사생활 지침서
[스마트폰으로 이메일 확인하는 것을 명심]
내가 처음 컴퓨터 다운 개인용 PC를 가졌던 것은 중학교 1학년이었던 1999년이다. 당시에는 지역마다 조금씩 이름은 달랐겠지만, 초고속 인터넷 광랜이라는 이름으로 두루넷, 보라홈넷 등 다양한 인터넷 서비스 사업자들이 등장했던 시기였다.
친구들 모두 Yahoo, Lycos, Empas, Freechal, Daum 같은 종합포털사이트에 회원가입 후 이메일 주소 하나씩은 가지고 있었다. 그때만 해도, 데스크톱 또는 노트북(Laptop)을 활용한 이메일 사용이 주를 이뤘다. 따라서 장문의 이메일 내용과 용량이 큰 첨부물이 자연스럽게 이메일과 함께 발송됐고, 받아보는 사람도 큰 거부감 없이 받아보곤 했다. 심한 경우, html 소스로 이메일을 써서, 연하장 카드나 형형색색 글씨체를 사용하기도 했다.
하지만 이제는 시대가 변해, 업무상 개인 PC를 사용하는 경우도 있지만, 시간과 장소에 구애받지 않는 업무를 하는 사람들이 많아지면서 스마트폰으로 간단하게 이메일을 확인하곤 한다. 나 역시도 이메일을 먼저 확인하는 방법은 실시간으로 알람이 울리는 스마트폰으로 확인한다. 이때 중요한 것은 약 6인치 밖에 되지 않는 작은 스마트폰 화면에 스크롤 없이 핵심만 간단히 담긴 이메일이냐는 것이다.
스크롤의 압박이 심하거나 열어봐야 할 첨부문서가 매우 많은 경우, 이메일을 넘기기 쉽고 더군다나 나처럼 cold call을 자주해야 하는 영업직의 경우 고객사에 보내는 메일은 특히 이 점을 주의해야 한다.
cold call
1. 명사 [두운: C-C] 콜드 콜 (미지의 가망고객에게 투자 혹은 상품 구입을 권유하기 위한 전화접촉 또는 방문; 영업사원의 사전접촉 없는 방문 혹은 연락 <네이버 사전>
[이메일을 통한 의사전달 VS 메신저를 통한 의사전달]
그렇다면 cold call이 아니라, 팀원들과 또는 거래처와 업무를 하는데 이메일과 메신저 중 어떤 것으로 업무를 해야 할까? 정답은 이메일로 업무적인 것들을 최대한 다루고, 메신저로는 개인적인 것을 다루는 것을 강조하고 싶다. 하루를 분단위로 나눠 쓸 만큼 바쁜 지인들을 만나면, 하나 같이 하는 말이 있다.
"업무용 핸드폰을 따로 하나 만들어야겠어!"
나 역시 바쁜 시기에는 스마트폰이 뜨거워질 정도로 전화가 끊이지 않는다. 일과 업무를 구분 짓지 않고 무분별하게 사용하다 보면, 카카오톡 읽지 않은 메시지는 300+를 찍는 경우가 생긴다. 읽다 보면 새로운 주제는 계속 쌓여가고, 답의 질(quality)이 낮아질 수 있다. 따라서 일과 업무를 구분 짓는 것이 필요한데, 특히나 업무는 이메일로 보내면 나의 이메일을 받아보는 사람을 위해 배려(?) 아닌 배려가 될 수 있다.
여기서 한 가지! 효율성을 다루고 싶다. 혹자는 빠른 의사결정과 빠른 업무 진행을 위해 메신저로 업무 하는 것이 더 좋다고 생각할 수 있다. 하지만 과연 빠른 것만이 효율적인 것인가는 생각해볼 필요가 있다. 정말 효율적인 것은 번복하지 않는 것이 효율적인 것이라고 생각한다. 빠른 의사결정만을 위해, 얕은 수준의 해결책을 찾다 보면, 일은 다시 원점으로 가야 하는 경우가 많기 때문이다. 되도록 중요한 의사결정과 중대한 내용일수록 이메일로 기록을 남기고, 이메일로 의견을 주고받는 것이 더 효율적이다.
[15줄 안에 핵심을 담아라]
우리가 아무 생각 없이 장문의 이메일을 작성하면 본인의 일을 많이 한 것으로 착각하고 과시(?)하는 마음으로 이메일을 발송하곤 하는데, 엄연히 상대방을 고려하지 않은 잘못된 관행이다. 그렇다면 스마트폰에 얼릴리는 이메일 작성방법은 어떤 것이 있을까?
이메일 확인을 위해 어려가지 플랫폼 또는 애플리케이션을 사용하겠지만, 크게 Naver나 Daum에서 제공하는 플랫폼 전용 애플리케이션과 스마트폰에 내장된 자체 애플리케이션으로 나눌 수 있을 것이다. 어떤 애플리케이션이든 상관없이 공통적으로 글자 크기를 조절할 수 있다. 이메일을 받아 드는 상대방이 어떤 설정을 해놓았건, 10~ 15줄 정도의 내용으로 이메일의 핵심을 담아야 한다.
[이메일 내용의 구성]
나는 이메일을 작성할 때,
(인사 및 환기) 2~3줄
(이메일 전체 요약) 3줄
(본론) 5줄
(첨부파일 요약) 3줄
정도로 구성한다. 물론, 바쁜 상황이나 단순히 파일만 주고받는 이메일의 경우에는 이런 내용을 일부러 늘려 쓸 필요는 없겠지만, 의견을 주고받아야 하는 업무상 이메일의 경우를 이야기하는 것이다.
그러면 긴 장문의 이메일이 필요한 경우 어떻게 해야 할까? 어찌 보면 업무적인 성격일 수 있겠지만, 긴 장문의 이메일이 필요한 순간이라면, 크게 두 가지 경우다. 첫째, 코로나19나 장거리의 문제로 대면이 불가해서 모든 내용을 이메일로 주고받아야 하는 경우, 대면이든 비대면이든 회의를 통한 의견 조율이 불명확한 경우. 일맥상통하는 이야기겠지만, 모두 서로 의사소통이 정확하지 않아서 비롯되는 경우에 이메일 내용은 길어진다. 따라서 나는 최대한 대면/비대면 회의를 충분히 거치고, 요약 내용을 이메일로 공유하거나 회의록을 별도의 파일로 작성해 공유하는 방식을 선호한다. Tool의 경우, Notion으로 작성해 URL을 공유하면 매우 편리하다.
to be continued...
