보고서 때문에 힘드시다면? 보고서 제대로 쓰는 법
다른 사람에게 자신의 존재감을 드러내는 보고서 쓰는 법
회사에서 일하면서 많은 글을 씁니다. 메신저로 동료와 대화할 때, 공식적인 이메일을 보낼 때, 보고서를 작성할 때 등 글로 소통할 일이 많습니다.
특히 보고서는 회사에서 자신의 존재감을 드러내는 가장 중요한 글입니다. 열심히 일해도 보고서에 제대로 정리되어 있지 않으면 아무도 알아주지 않습니다. 존재감이 드러나지 않으니 승진도 어려워집니다.
<회사에서 글을 씁니다>(저자 정태일)를 통해 다른 사람들에게 자신의 존재감을 드러낼 수 있는 보고서 쓰는 법을 알아보겠습니다.
직장인은 보고서로 말한다
기본도 안 된 엉망인 보고서는 상사를 분노하게 한다. 출처 영화 <열정같은소리하고 있네> 스틸컷.
보고서는 '답정너'인 경우가 많습니다. 아래의 생각을 정리해 위로 올리는 획기적인 경우도 있지만 대부분 처음부터 답이 거의 정해진 상태로 작성됩니다.
철저한 '을'의 글쓰기인 만큼 보고서를 쓸 땐 의사결정권자 중심으로 써야 합니다. 결재권자의 생각을 반영해 글의 내용은 물론 톤앤매너(tone&manner)도 달리해야 합니다.
타깃을 제대로 설득하기 위해선 '형식'에 신경써야 합니다. '내용이 중요하지'라며 콘텐츠에만 집중하는 사람들도 있는데, 보고서는 형식이 곧 전략입니다.
때때로 형식이 내용보다 중요하게 작용하기도 합니다. 상황이나 목적별로 사실과 근거를 제시하는 구조와 순서로 패턴화되어 있어야 상사가 보고 이해하기 편합니다.
형식은 보고서의 종류에 따라 조금씩 달라지지만 12가지 요소는 반드시 들어가야 합니다. 제목, 개요, 추진배경, 실행목적, 현황, 문제점과 원인, 유사사례 분석, 해결방법, 진행계획, 기대효과, 협조사항, 최종결심사항 등입니다.
① What_할 말이 뭔데?
제목은 팩트 중심을 건조하게 쓰되, 대상과 목적을 강조해서 함께 적는 게 좋습니다. '소통활성화 전략' 보다는 '페이스북을 활용한 밀레니얼 세대 소통활성화 전략'이라고 씁니다.
② Why_왜 그래야 하는데?
추진 배경에는 보고서에서 주장하려는 트렌드 변화나 사회적 흐름을 정리합니다. 기업 유튜브 계정을 새로 열 생각이라면, 요즘의 소비문화를 이끄는 밀레니얼 세대가 유튜브에 얼마나 주목하고 있는지를 믿을 만한 통계, 기사, 예시, 도표, 그래프 등을 함께 제시합니다.
③ How_ 어떻게 할 건데?
해결방법 제시는 앞서 언급한 문제점을 풀어내기 위해 상사에게 건네는 제안입니다. 통상 글의 본문에 해당하는 부분으로, 이게 부실하면 보고서 전체에 힘이 빠집니다.
정의한 과제를 일목요연하게 정리하고 각각에 해당되는 대책을 정확히 제시해야 합니다. 세 가지 문제점을 언급하고 대책으로 두 개만 제시하는 식으로 어물쩍 넘어가선 안 됩니다.
이때 언제부터 시작하고 얼마의 예산이 필요하며, 누가 이 일을 할 것인지를 제시하는 것도 중요합니다.비슷한 다른 사례를 분석해 비교 자료로 내놓으면 설득력이 높아집니다.
④ So What_그래서 뭐?
보고서의 하이라이트는 바로 So What 부분입니다. 상사가 구체적인 행동에 나서도록 승부수를 두어야 합니다.
먼저 '기대효과'를 구체적으로 예측해 보여주면서 '이게 정말 좋은 선택일까?'라는 상사의 막연함과 불안감을 걷어내는 게 중요합니다. '정말 좋은 생각이다. 꼭 해야 한다'라고 최면을 걸어야 합니다. 유관부서와 기관에 요청할 협조사항도 정리해 든든한 지원군이 있음을 넌지시 알려주는 것도 필요합니다.
여기까지 차분차분 이야기를 끌고 왔는데도 최종결정권자가 무엇을 해야 할지 잘 모르겠다고 보고서를 반려한다면, 보고 받는 고객의 입장과 눈높이를 고려하지 못한 건 아닐까 다시 한번 생각해봐야 합니다.
몇 번을 따져 보아도 그게 아니라면 상사가 실무자를 교묘하게 싫어하고 있는 건 아닐까 진지하게 고민해볼 필요가 있습니다. 농담이 아니라, 상사와 친해져야 보고서가 빛을 발할 수 있습니다.
*이 글은 정태일 작가의 책 <회사에서 글을 씁니다>에서 발췌해 작성했습니다.
인터비즈 박은애 정리
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