일 못하는 팀원?... 문제는 '팀장'에게 있을지도
맡긴 일 제대로 못하는 팀원을 탓하기 전 자신을 돌아보자
“팀장님 말씀하신 거 여기 있습니다.”
팀원이 가져온 보고서에 아찔해진다. 다음날 보고해야 하는데 어디부터 다시 해오라고 지시를 해야 할지 막막하다.
일단 수고했다 말하고 돌려보낸 뒤 잠시 고민에 빠진다. 그리고 혼자 남아 야근하며 보고서를 마무리한다.
혹시 이런 일이 반복된다면 팀원을 탓하기 전 자신을 돌아봐야 한다. 일 못하는 팀원 때문이 아니라 일을 잘 못 맡기는 자신 때문에 오늘도 6시 넘어 책상에 앉아 있는 걸지도 모른다.
<일을 잘 맡긴다는 것>(저자 아사노 스스무)에 보면 팀장이 일을 잘 맡기기 위해 단계별로 지켜야 할 것들이 정리되어 있다.
먼저 어떤 업무를 맡겨야 하는지, 어떤 팀원에게 맡기는 게 좋은지를 파악해야 한다. 일을 지시하고 보고를 받을 때도 노하우가 필요하다. 일을 시키는 범주엔 업무 종료 후 제대로 피드백을 주는 것까지 포함된다.
1. 어떤 업무를 맡겨야 할까
리더 중엔 부하 직원에게 맡길 업무를 선별하느라 시간과 에너지를 쏟느니 ‘내가 하고 말지’라고 생각하는 이들이 있다. 그래서는 영원히 타인에게 일을 맡기지 못한다.
반대로 깊이 고민하지 않고 팀원에게 일을 주는 것 역시 문제다. 원하는 결과를 얻기 위해선 팀원에게 맡길 만한 일인지 4가지 기준으로 살펴보아야 한다.
1) 목표나 성과의 완성 상태가 분명한가
저연차 팀원일수록 리더가 목표에 대한 분명한 이미지를 갖고 있는 업무를 맡겨야 한다. 부하 직원이 업무의 의미를 제대로 이해하지 못하면 결과물이 부족할 수밖에 없다.
업무 지시를 할 때는 팀장이 업무의 목적과 목표, 전체적인 이미지 등을 이해시켜 책임감을 갖도록 해야 한다.
2) 업무의 양을 가늠할 수 있는가
리더가 업무량을 알고 있으면 설령 팀원이 중간에 포기하더라도 쉽게 대처할 수 있다. 팀원이 해당 업무를 처리할 시간이 있는지도 고려해야 한다.
3) 불안의 원인을 파악되었는가
리더들은 왜 부하 직원에게 일을 시킬 때 불안할까. 팀원의 역량, 경험 등이 일을 처리하기에 부족한 게 아닌지 판단이 안 서기 때문이다. 팀장은 스스로 불안 요소를 잠재울 수 있도록 3가지를 먼저 짚고 넘어가야 한다.
▲팀원이 업무를 수행할 역량을 갖추고 있는가 ▲팀원에게 업무를 수행할 만한 시간이 있는가 ▲지나치게 많은 일을 맡기면 팀원이 망가질 위험이 있음을 인식하는가
4) 업무 지원 시스템이 갖춰져 있나
팀원이 일하다 어려움에 봉착했을 때 주위에 도움을 줄 사람들(지원 체제)이 있다면 일을 맡기는 데 주저하지 않아도 된다.
일을 맡긴 팀장 외에 같은 팀 선배, 아이디어 뱅크가 되어줄 다른 부문의 사원, 나아가 업무를 안심하고 맡길 수 있는 협력사 직원 등이 지원 시스템에 속한다.
2. 어떤 직원에게 맡겨야 할까
일을 맡길 땐 ‘능력 및 경험’과‘의욕’을 분리해 생각해야 한다. 대원칙은 그 업무가 요구하는 능력과 경험에 부합하는 부하 직원에게 일을 맡기는 것이다.
리더에게 부하직원의 업무를 보조해 줄 시간적 여유가 없을 때일수록 기본 원칙을 잊어선 안 된다. 일을 맡길 땐 부하 직원의 상황과 역량을 고려해 맡기는 방식을 달리해야 한다.
업무 성숙도에 따라 리더의 개입 정도를 달리하는 게 좋다. 마지막으로 면담 등을 통해 커리어 비전을 확인하고 관련 업무를 배당하면 팀원이 더욱 의욕을 가지고 일하게 된다.
3. 기대와 사실을 구분해 업무 정보를 명확히 제공한다
효과적으로 일을 맡기려면 이미 알고 있는 ‘사실 또는 객관적인 정보’와 아직 알지 못하거나 모호한 정보를 함께 전달한 다음, 부하직원이 얼마나 이해했는지 확인해야 한다. 서로 인식을 충분히 일치시킨 다음 기대의 말을 건네야 한다.
처음부터 “자네라면 할 수 있어”라고 기대를 앞세우다 보면 정작 업무와 관련된 핵심적인 정보 전달에 소홀해지기 쉽다. 정보를 전달할 때는 아래 사항에 유의해야 한다.
1) 담당자로 선택한 이유와 업무 배경을 설명한다
업무 배경과 그 업무를 맡기는 이유와 목적을 명확히 설명하지 않으며 팀원은 상사가 쓸데없는 일을 떠맡겼다는 생각을 가지고 그 업무에 임하게 된다.
“승진했으니 한 단계 높은 수준의 업무에 도전해보는 게 어때?”와 같은 식으로 설명할 수 있다.
2) 업무 개요를 분명히 이야기한다.
구두로 지시할 경우 무엇을 해야 하는지 제대로 전달되지 않는 경우가 있다.‘의뢰서 겸 인수서’ 서식을 만들어 커뮤니케이션 도구로 삼으면 지시가 좀 더 명확해진다. 업무 내용, 목적, 성과를 적고 이를 위해 해야 할 일을 정리한다.
목록을 작성할 때 ▲누구에게 물어보는 게 좋은가 ▲조사할 것은 없는가 ▲검토할 것은 없는가 ▲교섭할 상대는 없는가 등을 고려해 정하면 된다.
3) 재량으로 진행해도 되는 범위를 명확히 알려준다.
재량 범위를 결정해주지 않으면 일을 맡는 쪽은 고생을 하게 된다. 업무를 할 때마다 바로 진행해도 되는지 팀장의 확인이 필요한지 늘 고민할 수밖에 없다. 이에 따라 업무 과잉이나 부족이 발생하기도 한다.
부하직원이 있거나 외부 업체와 함께 일하는 경우에는 일일이 지시를 받는 모습에 무능력자 취급을 받을 수도 있다.
일을 맡겼을 땐, 자신의 의견과 다소 다른 견해를 제시하더라도 쉽게 그 의견을 무시해선 안 된다.
혹 일을 맡긴 직원의 부하 직원이 팀장을 찾아와 다른 의견을 제시하거나 불만을 표하면 “제가 책임자이지만 일을 진행하는 것은 그 사람이니 무슨 일이 있으면 그에게 이야기하십시오”라고 커뮤니케이션하는 게 좋다. 여기에 개입하게 되면 이후 일을 맡긴 팀원이 일을 진행할 때 무시당할 수 있다.
4. 보고받을 땐 객관적 상황과 개인의 노력을 구분한다
팀원이 매일 야근하며 프로젝트 준비를 한 건 알지만 가져온 결과물이 맘에 들지 않는다. 보고하는 팀원이 자신이 얼마나 열심히 노력했는지 강조한다면 마음이 흔들릴 수 있다. 하지만 리더는 객관적인 상황만 판단해야 한다.
업무 상황을 확인할 땐 ▲계획대로 순조롭게 진행되고 있는가 ▲순조롭지 못한 원인은 무엇인가 ▲원활한 진행을 위해 필요한 지원은 무엇인가 ▲문제 해결 후 계획은 어떻게 수정되는가 등 4가지를 고려해야 한다.
보고받을 땐 보고 일정을 미리 정해두는 게 좋다. 즉흥적 보고는 예정대로 업무를 진행하고 있는 부하 직원의 작업량을 불필요하게 늘릴 뿐 아니라 리더의 신뢰에 의심을 품게 한다. 특별한 이유가 없는 이상 즉흥적으로 보고를 요구하는 것은 삼가야 한다.
평소에 팀원의 업무 진척 상황을 한눈에 확인할 수 있도록 잘 정리해 두어 적절한 시기에 보고, 연락, 상담이 이루어지도록 해야 한다.
5. 업무 마무리를 알리며 피드백을 한다
맡긴 업무 수행이 완료된 후 이것으로 업무가 종료되었음을 알리지 않는 리더가 많다. “수고했다” 인사만 건넬 뿐 업무 내용이나 만듦새에 대한 피드백을 하지 않는 경우도 많다.
인사평가 기간에 몰아서 평가하는 것으론 부족하다. 향후 더 나은 업무 수행을 위해 적정한 피드백을 해야 한다.
피드백을 할 땐 일을 맡긴 상대의 행동만을 평가 대상으로 삼는다. 감정은 배제하고 부하의 성장이나 향후 커리어에 도움이 될 리더의 의견을 제공해야 한다.
올바른 피드백을 주기 위해선 평소부터 부하 직원에게 관심을 갖고 강점과 약점 등을 파악해두는 게 좋다.
긍정적 피드백을 전할 땐 바람직하다고 생각한 부하 직원의 행동이 무엇인지 구체적으로 전하고, 앞으로 어떤 행동을 기대하는지 알려준다. 때로 부정적인 피드백을 해야 할 때도 있다. 이 경우 조금 더 신경을 써야 한다.
평소 팀원의 성향이나 성격을 파악해 톤이나 단어 선택 등에 좀 더 주의를 기울어야 한다. 또 구체적인 행동에 대해서만 지적해야 하며, 문제 상황이 발생했을 때 빠르게 전하는 것이 더 효과적이다.
자존심을 지켜주기 위해 다른 사람들 앞에서 부정적 의견을 전하는 건 삼간다. 문제나 과제를 지적하는 상황에서도 늘 존중하는 마음을 가지고 정중하게 전달할 필요가 있다. 이러한 배려가 없으면 상사 갑질로 받아들여질 수 있다.
* 이 글은 <일을 잘 맡긴다는 것>(아사노 스스무 저)에서 발췌하였습니다.
인터비즈 박은애
inter-biz@naver.com
*미표기 이미지 출처 : 게티이미지뱅크
매주 한 건씩 수요일 오전에 발송하는 인터비즈 뉴스레터는 그주의 핵심 트렌드 키워드와 테마를 가지고 험난한 비즈니스 세계를 분석합니다. 매주 인터비즈의 뉴스레터를 받아보고 싶다면 아래의 링크를 클릭해주세요!
