생산성 향상을 위한 유용한 도구, 아이젠하워 매트릭스
* 이 글은 생산성 향상에 가장 도움이 되는 도구 중 하나인 아이젠하워 매트릭스를 소개하는 칼럼입니다. 이 글을 통해 이 툴을 활용해서 어떻게 더 나은 커리어를 쌓아나갈 것인지를 고민해보시기 바랍니다.
직장인이라면 필연적으로 하게 되는 고민이 있습니다.
어떻게 생산성을 높일 수 있을까?
어떻게 더 빠르고 쉽게 업무처리를 할 수 있을까?
어떻게 저 녀석보다 더 일을 잘할 수 있을까?
직장인뿐만 아니라 학생들까지, 현대 사회를 살아가는 사람들이라면 생산성에 대한 고민을 한 번쯤 해보셨을 겁니다.
그렇다면 어떻게 생산성을 올려야 할까요?
그래서 저는 이번 칼럼에서 생산성을 올리는 데 있어서 가장 클래식하면서도, 가장 유용한 툴 중 하나롤 소개해드릴까 합니다.
이름은 아이젠하워 매트릭스 툴입니다.
1. 아이젠하워 매트릭스란 무엇인가?
이젠하워 매트릭스에서 말하는 아이젠하워는 여러분들도 한번 쯤 들어보셨을 겁니다.
여기서 말하는 아이젠하워는 미국의 34대 대통령이었던 드와이트 아이젠하워(Dweight Eisenhower)를 말하는 것으로, 이분의 이름이 붙은 이유는 아래와 같은 명언 때문입니다.
중요한 일은 급한 경우가 드물고
급한 일은 중요한 경우가 드물다.
― 드와이트 아이젠하워(Dwight Eisenhower)
아이젠하워는 대통령 생활을 하면서 수십 년 동안 매우 생산적인 인물이라고 평가를 받아왔습니다. 일을 얼마나 잘했던지, 군인 시절 자신의 상관이었던, 미국 역사상 가장 유명한 장군 중 하나인 더글라스 맥아더(Douglas MacArthur)는 아이젠하워를 "내가 지금까지 만나본 사람 중 최고의 사무직 직원(clerk)"이라고 표현하였습니다.
이런 배경때문인지 미국의 작가이자 경영 컨설턴트였던 스티븐 코비(Stephen Covey)는, 아이젠하워에게 영감을 받아서 《성공하는 사람들의 7가지 습관》이라는 책에서 아이젠하워 결정 매트릭스(Eisenhower Decision Matrix) 것을 만들어서 발표합니다.
아이젠하워 결정 매트릭스의 모습은 아래와 같습니다.
아이젠하워 매트릭스는 보시는 것처럼, 긴급성(urgency)과 중요성(importance)에 따라 분류한 2x2 매트릭스입니다.
2. 아이젠하워 매트릭스, 설명좀 해주세요!
그림만 보시면 도대체 이걸 어떻게 써먹어야 할지 감이 안잡히실 것입니다.
위의 그림을 조금 보기 편하게 테이블로 정리하면 아래와 같습니다.
Q1: 1사분면은 4가지 영역 중에 가장 중요한 영역으로 긴급하지 않으면서 중요한 일에 대한 영역입니다. 아이젠하워의 명언처럼, 보통 생산성을 극대화시켜주는 업무들은 긴급하지 않은 경우가 많습니다. 예를 들어, 인간관계를 구축하는 일이라거나, 운동을 하는 일이라거나, 새로운 기회를 발굴하는 일이라거나, 중장기 계획에 대한 전략을 구상하는 일들이 그것이죠. 이런 업무들은 계획(plan)을 통해서 점진적으로 실행해나가야 합니다.
Q2: 2사분면은 긴급하면서 중요한 일에 대한 영역입니다. 고객의 전화를 받는 일이라거나, 마감이 1주일 밖에 남지 않은 업무를 끝낸다거나, 내일까지 제출해야 할 자기소개서를 작성하는 일과 같은 일들입니다. 이런 일들은 즉각적으로 진행(do) 함으로써 끝내야 합니다.
Q3: 3사분면은 긴급하지만 중요하지 않은 일들을 말합니다. 예를 들어, 1시간 뒤에 있을 회의에 참여하는 일이라든가, 상사에게 제출해야 할 주간 보고서를 작성해야 한다거나, 업무 중 갑자기 협조 요청을 해온 다른 팀 직원의 부탁과 같은 것들입니다. 이런 업무들은 가능하다면 위임(delegate)을 통해서 하는 것이 좋습니다.
Q4: 4사분면은 긴급하지도 않고 중요하지도 않은 일들입니다. 시간 때우기 용으로 유튜뷰를 본다거나, 웹툰을 본다거나, 온라인 커뮤니티에서 시간을 보내거나, 새로운 옷을 고른다거나, 이메일과 메시지에 답변을 하는 일들과 같은 일들을 말합니다. 이런 업무들은 가능한한 제거(delete)하는 것이 좋습니다.
3. 그런데, 이거 어떻게 써먹어야 하나요?
여기까지 읽으셨다면, 사실 아이젠하워 매트릭스의 유용성을 눈치채지 못하셨을 가능성이 높습니다.
그리고, 여러분이 설사 아이젠하워 매트릭스를 이전에 본 적이 있다고 하더라도, 그리고 인터넷에서 '아이젠하워 매트릭스' 라는 키워드를 넣고 검색을 하더라도, 이 정도 수준까지만 설명하는 콘텐츠만 보셨을 겁니다.
하지만 아이젠하워 매트릭스의 유용성은 이 정도에서 끝나면 안됩니다. 여기까지만 설명한 것은 단순히 도구에 대한 내용을 설명한 것일뿐, 이걸 어떻게 활용해야지 생산성이 비약적으로 높아질 수 있는지에 대한 인사이트를 아직 나오지 않았습니다.
1. 우리는 Q1보다 Q2의 업무를 중시할 가능성이 높다
여기서 첫번째로 가져가야 할 인사이트는, 우리들은 대부분 긴급한 업무를 중요한 업무로 착각한다는 경향이 있다는 것입니다. 그래서 긴급하지 않으면서 중요한 업무인 Q1보다 긴급하면서 중요한 업무인 Q2에 해당하는 일들을 더 중요하게 여길 수 있다는 것이죠.
예를 들어볼까요?
어떤 프로젝트를 성공적으로 해내기 위해서 다음 주 까지 제출해야 할 제안서가 있다고 쳐봅시다. 이것은 분명히 Q2에 해당하는 업무입니다. 그런데 만약 당신이 Q1에 해당하는 일인 프로젝트 발주사의 핵심 인물들과의 네트워크를 그동안 공고하게 구축해왔다면, 제안서를 조금 미숙하게 쓰더라도 프로젝트를 수주하는 데 있어서 제안서가 결정짓인 역할은 하지 못할 것입니다.
이 예시가 불편하다면, 개인적인 영역으로 예시를 설명드려보겠습니다. 내일은 당신과 당신의 연인이 만난지 1주년이 되는 날입니다. 이를 위해서 내일 당신은 애인과 멋진 레스토랑에서 와인을 즐기기로 했습니다. 내일 있을 기념이레 참석하는 것은 Q2에 해당하는 긴급하면서 중요한 일입니다. 하지만 당신이 내일 기념일에 참석하지 못하는 불상사가 일어나더라도, Q1에 해당하는 평소 애인과 많은 대화를 통해 정서적인 교감을 나누면서 신뢰할만한 관계를 구축해왔다면 내일 기념일에 참석하지 못한다고 말할 경우에 애인은 당신을 용서해줄 것입니다. (음... 1주년은... 사실 애매하네요...���)
어쨌든, 그러므로 여기서 가져가야 할 첫 번째 인사이트는 우리의 인생과 커리어에 있어서 진짜 진짜 진짜 중요한 일들은 Q2가 아니라 Q1에 있을 가능성이 높다는 것입니다. 그러므로 장기적인 관점에서 여러분의 생산성을 향상시키기 위해서는 Q2에 해당하는 일의 비중을 줄이고, Q1에 해당하는 일들의 비중을 늘려야 합니다.
2. Q2는 그렇다 치더라도 Q3가 우리의 생산성을 다운시킨다
사실 더 큰 인사이트는 두 번째 내용입니다.
Q2는 중요하기 때문에 당장 처리하는 것이 맞지만, Q3는 중요하지 않은데도 긴급하기 때문에, 우리의 뇌는 그 일이 '긴급하다는 이유' 로 그 일을 중요하다고 착각할 수 있습니다. 왜냐하면 긴급한 일들을 보통 우리의 눈앞에 바로 펼쳐지는 일들이며, 이것을 안한다면 큰일 날 것이라는 시그널을 보내기 때문입니다.
예를 들어볼까요?
당신의 해야 할 업무가 위와 같다고 가정해봅시다.
당신은 현재 내일 모레까지 보고서를 작성해야 하는 상황이라고 가정해봅시다.
그런데 갑자기 과장님이 오후에 있을 회의에 참석하라고 이야기를 합니다. 그리고 어떤 회의냐고 물어보니 팀 내부 회의라고 합니다.
당신이 어떤 회사를 다니고 있는지 모르겠지만, 제가 신입 시절에 다니던 회사는 사전에 스케쥴링 되어 있지 않은 팀 내부 회의는 거의 노가리만 까다가 나오는 경우가 많았습니다. 팀원들끼리 간략하게 업무에 대한 내용을 공유하고 팀워크를 구축(?)한다는 이상한 명목이었죠.
제가 얼을 타던 시절에는 반드시 참석해야 하는 줄 알고 시간을 낭비했지만, 제가 어느 정도 짬밥이 생긴 뒤로는 이런 회의를 하자는 요청이 들어오면, 해야 할 업무가 있다고 말하고 참석하지 않았습니다. 왜냐하면 회의에 참석하는 것이 (과장님이 요청하셨기 때문에) 긴급하긴 하지만 중요하지 않은 업무였거든요.
결론적으로, 저는 회의에 참석하는 Q3의 업무가 Q2의 업무를 방해할 것을 알았기 때문에, 팀원들에게 정중하게 양해를 구하고 Q2에 몰입할 수 있었습니다.
이렇게 생각하는 것이 생산성을 올릴 수 있는 이유는, 이렇게 업무에 대한 중요도에 따른 우선순위를 표로 만들어서 분류시켜놓으면은, 업무의 중요도와 우선순위를 고려하지 않고 마구잡이로 일을 뿌리는 거지같은 상사들에게 합리적인 핑계를 댈 수 있다는 것입니다.
과장님. 아시겠지만, 제가 맡은 모레까지 해야 할 보고서 작성 업무는 긴급하면서 매우 중요한 업무에요. 하지만 과장님께서 지금 요청하신 팀 내부회의는 긴급하지만 중요하지만, 보고서를 작성하는 업무보다 중요도가 떨어지는 것이 사실이에요. 그래서 이번에는 제가 불참하고 보고서에 집중해도 될까요?
3. Q4는 즉각적인 보상을 주기 때문에 위험하다
세 번째 인사이트는 Q4의 위험성에 대한 내용입니다.
앞에서 저는 Q4에 해당하는 일들을 유튜브를 보거나, 새로운 옷을 구매하기 위해 온라인 쇼핑을 하는 행위 등이라고 표현했습니다.
이런 이들이 위험한 이유는 Q1, Q2, Q3에 비해서 하기도 쉽고, 스트레스도 안받고, 즉각적인 보상을 바로 주기 때문입니다.
그래서 만약 어떤 일에 대한 명확한 객관적인 우선순위가 없다면, 우리의 뇌는 즉각적인 보상만을 쫓아서 Q4에 해당하는 일들을 수행하며 시간을 낭비할 것입니다. 이게 쌓이면 업무에 대한 생산성 전체는 저하될 것이고, 결국 커리어는 완전히 나락으로 떨어져버리겠죠.
특히 Q4는 긴급하지 않으면서 가장 중요한 업무인 Q2에 부정적인 영향을 끼침으로서 아주 많은 경우에 커리어뿐만 아니라 인생까지 나락으로 빠뜨릴 수 있습니다.
4. 결론
지금까지 아이젠하워 매트릭스를 통해서 생산성을 향상시키는 방법에 대해서 알아보았습니다.
아이젠하워 매트릭스가 필요한 이유는 우리는 너무나 자주, 급한 일에 즉각적으로 '반응' 하는 뇌를 가지고 있기 때문입니다.
우리의 미션과 비전, 그리고 가치관과 우선순위에 의해서 업무의 중요도를 판단하는 것이 아니라, 긴급한 일이면 일단 해치우고 보자는 심리로 '긴급함' 이라는 잣대로 업무의 중요도를 판단하는 실수를 저지릅니다. 그래서 삶과 커리어의 대부분을 Q2와 Q3를 하면서 보냅니다.
어쩌면 우리의 생산성이 이토록 낮은 이유도, 우리가 성공을 하지 못하는 이유도 여기에 있는지도 모릅니다. Q1을 하지 못하기 때문이죠. 성공하는 사람들은 대부분 Q1을 지속적으로 해온 사람들입니다. 그리고 성공한 사람들은 Q1을 추구하면 자연스럽게 Q2가 해결된다는 것을 알고 있습니다. (마치, 정기적으로 우리가 운동을 하면 혈관이 막혀서 심장수술을 받지 않아도 되는 것처럼 말이죠.)
그러므로 이번 기회에 당신도 아이젠하워 매트릭스를 통해 생산성을 향상시켜보시기 바랍니다.
More resources:
