비즈니스 노트 4. 해외 샘플 발송
샘플 배송 방법 - 절차 - 주의사항 - DHL 이용법
해외 샘플 발송 방법
인턴 IN 메타에서 따로 다룬 내용은 아니지만, 필요할 것 같아서 찾아보고 자료 정리를 해보았다. 해외 샘플 발송은 보통 배송사 선택, 인코텀즈 확인, 수취인 정보 확인, HS 코드 설정, 인보이스 작성, 배송사 인계 순으로 진행된다.
1. 배송사 선택
DHL, FedEx, UPS, EMS, TNT 등 신뢰할 수 있는 국제 특송 업체 이용. 바이어 요청 시 지정 업체 우선.
2. 인코텀즈 확인
바이어와 사전 협의한 운송 조건(EXW, DAP 등)에 따라 발송 주체 및 책임 범위가 달라짐.
*인코텀즈 (Incoterms: International Commercial Terms)란? : 국제 거래에서 물품을 어디까지 누가 책임지고 운송할 것인지를 정한 국제 통일 규칙으로 해외 바이어와 거래할 때, 물류비/통관비/책임 소재를 명확히 정하지 않으면 문제가 생길 수 있기 때문에, 미리 약속된 약어로 서로의 역할을 정하는 것이다.
EX) 바이어가 “DAP New York” 조건으로 요청했다면, 우리는 미국 뉴욕까지 배송하고, 통관은 바이어가 하는 조건이다.
대표적 인코텀즈
1) EXW (Ex Works) 의미: 공장 인도 - 수출자가 책임지는 범위는 공장 문 앞까지 (바이어가 전부 책임)
2) FOB (Free On Board) 의미: 본선 인도 - 수출자가 책임지는 범위: 선적항에서 선박에 싣기까지
3) CFR (Cost and Freight) 의미: 운임 포함 인도 - 수출자가 책임지는 범위: 목적지 항구까지의 운임 부담 (보험 제외)
4) CIF (Cost, Insurance and Freight) 의미: 운임 + 보험 포함 인도 - 수출자가 책임지는 범위: 목적지 항구까지 운임 + 보험 부담
5) DAP (Delivered at Place) 의미: 목적지 인도 - 수출자가 책임지는 범위: 바이어 국가의 도착지까지 운송
6) DDP (Delivered Duty Paid) 의미: 관세 포함 목적지 인도 - 수출자가 책임지는 범위: 운송 + 관세 포함 전부 부담 (바이어는 받기만 함)
2. 수취인 정보 확인
바이어의 영문 주소, 연락처, 우편번호, 담당자명, 수입자 통관번호(해당 국가 요구 시) 필수 확인.
3. HS 코드 설정
제품의 관세 부과 기준이 되는 HS 코드 확인 후 정확하게 기입. HS 코드는 모든 수출입 제품에 부여되는 국제 통일 상품 분류 번호로 제품의 관세율, 수입규제, 통관절차가 HS 코드 기준으로 결정되기 때문에 정확한 기입이 필수이다. *HS 코드는 6자리까지는 국제 공통, 이후는 각 나라가 세부 분류를 더 붙일 수 있다.
4. 인보이스 작성
제품명, 수량, 단가, 총액, HS코드, 결제조건 : Free Sample (No charge), 원산지 표기(South Korea), 무상 제공일 경우 ‘SAMPLE – NO COMMERCIAL VALUE’ 명시 (샘플일 경우) 하여 작성한다. 인보이스란 Commercial Invoice (상업송장)을 의미하며 세관(수출입국 모두)에 제출되는 공식 거래서류로 샘플이라도 반드시 금액을 기재해야 한다.
절차 (Step by Step)
샘플 준비
- 품목 확인 및 포장
- 브랜드/회사 로고 등 노출 여부 확인 (국가별 규제 확인)
운송장 및 상업송장(Commercial Invoice) 작성
- 배송 업체 시스템에 접속해 송장 입력
- 상업송장은 반드시 영어로 작성
수출 신고 여부 확인
무상 샘플일 경우 USD 2,000 이하는 수출신고 면제 (단, 규정은 변동 가능)
그 이상은 관세청 수출신고 필수
포장
- 파손 위험 고려하여 완충 포장
- 제품별 구분 포장 및 라벨링
택배 픽업 or 집하장 반입
- 빠른 발송을 위해 픽업 시간 확인
- Tracking Number 공유
바이어에게 운송장 번호 전달 (이메일 or 메신저)
- 통관 진행 모니터링
- 통관 지연 or 반송 가능성 있는 경우 신속히 바이어와 커뮤니케이션
주의사항
수취국 통관 규정 : 중국/브라질/러시아 샘플도 통관 어려움. 수입자 통관번호, 원산지 증명서 요청 가능.
중국 : 수입자 통관 고유번호 필수, 브랜드 제품은 정품 인증서 요청 가능. 화장품/식품류 사전 협의 필요.
미국 : 제품 라벨링(성분, 제조국) 정확히 표시. 식품, 건강보조식품은 FDA 사전 등록 여부 확인.
브라질 : 수입자 세금번호(CNPJ) 필요. 통관 절차 매우 까다로움. 발송 전 협의 필수.
러시아 : 통관 거절 사례 많음. 제품 구성과 송장 정보가 정확히 일치해야 함.
인도 : 샘플이어도 HS 코드와 금액 기입 필수. 특정 품목은 수입허가가 필요할 수 있음.
샘플이라도 금액 기재 필수 : 0달러 기재하면 통관 거부 가능성 있음. 보통 1~10달러 정도 표기.
제품 표시 기준 : 성분, 사용기한, 제조국 표기 필요. 특히 화장품, 식품류는 반드시 확인.
운임 청구 방식 : 선불/착불 여부 바이어와 사전 협의. 착불 발송 시 수령 거부 가능성 주의.
수령자 휴대폰 필수 : 통관 또는 배송 연락 시 필요하므로 꼭 기재.
DHL 온라인 발송 절차 간단 요약
DHL 계정 로그인 (또는 게스트 발송 가능) https://mydhl.express.dhl
‘Create Shipment’ 선택
송장 작성: 수출자/수입자 정보, 물품 설명, 수량, 무게 입력
인보이스 생성: 제품명 + “Sample – No Commercial Value” 문구 추가
HS 코드 자동 추천 or 수동 입력, 예: 3304.99 (화장품류)
픽업 요청 or 드롭오프 선택, 픽업 시간 설정 가능
PDF 라벨 및 인보이스 출력 후 박스 부착
발송 후 Tracking Number 이메일로 공유
